初創團隊 2022 年非知不可的 10 個數位辦公生產力工具｜高效工作者必看

導入善用辦公生產力，讓團隊可以節省預算、輕鬆管理好時間、提升工作效率

隨著疫情陸續趨緩 2022 年開始，我們生活逐漸「重拾正軌」，對於過去這兩年所發生的改變，我們或許可以想想這兩年我們究竟經歷什麼？
這兩年許多科技大廠、新創事業讓員工「遠距工作（Remote Work）又或是在家辦公（Work from home）」，儼然這兩個關鍵詞成為熱搜關鍵字。
在這準後疫情的時代下，目前雇主及員工也發現這樣的工作形式或許來得更有效率能製造雙贏，從而衍生另一種既可讓員工遠距辦公（彈性地點）又可回到辦公室上班的靈活機制，也就是混合式辦公（Hybrid Work Model）。

每個產業、每個國家都會實施遠距、混合工作，會有領先公司採用以吸引人才，不適應的企業將失去人才 — 哈佛商學院教授 Prithwiraj Choudhury

這混合式辦公的崛起，對於人人都僅有 24 小時的情形，有效管理時間、提高辦公生產力可說是每個團隊都會想知道的關鍵解答。因此除了改變心流或許使用一些外部的數位生產力工具，能減輕我們的負擔。

此篇工具指引

▍企業內部協作、通訊：Google Workspace、JANDI、Swingvy、Nextrek
▍簽署、通話，創造對外的移動辦公室：Evox、DottedSign
▍團隊專案資料庫，不擔心金魚腦：Airtable、Zapier、Notion、Trello

這篇文章會介紹三類生產力工具（對內討論、對外辦公室、資訊管理等），希望透過這些工具可以幫助團隊更有條理地專注於目前任務。因此我們整理了以下 10 個工具來跟你一起優化工作流程，讓你在辦公更能保持高效率！

企業內部協作、通訊

1. Google Workspace：電腦、手機中必有的應用工具

在這雲端工具盛行時代中，應該人人都聽過：Google。他可說是家喻戶曉的平台，Android 系統也是歸於 Google 之下，而其所開發出的軟體也幾乎是工作者必備、最普遍。我會很推薦使用 Google 文件（他也有試算表、簡報、表單…等一應俱全）輔以 Google Drive 做串接檔案管理，讓你可以跨裝置，最後再透過 Google Meet 、Gmail 跨團隊的多人共同協作。

雖然其整體功能性還不及 office 中的 Word、Excel、Power point 強大，但以「共同協作」目的且免費而言，Google 文件可說是再適合不過的選擇了。另外，你可能沒發現 Google 檔案的功能如下：

1. 已支援熟悉的 Office 格式：現今已不需轉換格式或安裝外掛程式，即可直接線上編輯。
2. 多人即時協同編輯：如標題可以多人直接非匿名的狀況協作，加速在異地辦公的團隊效率。
3. 註解（指派）功能：在註解輸入欄中，輸入其電子郵件，或是名稱（對方在你通訊錄內），這時介面會浮現其名片卡，選擇即可。
4. 建議操作介面：在大多時我們都是在「編輯模式」，您可以將其改為「建議操作｣，其介面就像是 Word 我們常使用的「追蹤修訂」。

2. JANDI ：專為亞洲人所設計的內部溝通與協作軟體

市面上越來越多集通訊、檔案管理於一身的團隊協作平台，像是 JANDI、Slack、Teams 等。而我們要推薦的是專為亞洲人所打造的 JANDI，與眾不同的是，他擁有在地化團隊並提供 1:1 的線上客服務，讓新手操作不再擔心。

在 JANDI 世界，每個團隊都能開設專屬空間，只要受邀請就能馬上進入囉。
綜合 JANDI ，我們分享我認為最吸引的 3 個特色如下：

1. 訊息分流：能在專屬團隊空間內建立多個議題，可以是針對不同專案、不同部門而設立，也可以是針對特定目標而設立，將訊息分流（方便後續追蹤）亦不怕被同事訂飲料、甜點閒聊等打擾。
2. 搜索功能：透過搜尋功能，可以找到所有在 JANDI 上的對話訊息、上傳分享的檔案資料甚至是投票的內容。而在 JANDI 中有五個維度（名稱、副檔名、上傳時間等）進行智慧篩選，讓你找檔案、訊息更方便。
3. 訊息儲存：免費版 JANDI可保留頻道中最近一年的則訊息，就算是中途加入議題的成員（又或是換新手機）也能翻閱歷史訊息，迅速進入狀況。

企業通訊軟體暨私人通訊軟體比較圖（圖 / Cogood Space ）

JANDI 期待工作者都可「輕鬆合作、快樂工作」

3. Swingvy：最懂人資、財務的人資管理系統

薪資計算、出缺勤紀錄看似平凡的項目，但他同時也是公司後勤營運端不可或缺的任務。而市面上人資系統比比皆是：可能包含打卡、薪資、福委制度等集結於一個平台。我們這次想推薦的是 Swingvy，他也是擁有在地化服務團隊，並且有經營人資專欄文章，讓菜鳥人資也不用擔心誤觸勞基法地雷以及可以用最快的方式了解在徵才、選才、敘薪等的流程規則。

人資系統比較一覽表（圖/ Cogood Space）

可以從上表得知，在 Swingvy 的宇宙中你將擁有一個專屬的 App，而他的計費相較彈性，除了可以月付外，他更是以「使用者人數」作為計算，對於初創團隊、公司非常實用！我們簡單整理了 3 個最方便的特色：

1. 彈性多工的薪資功能：在建立完員工資料後，計算完出缺勤（請假、加班）時，減項的勞保、勞退、健保都會自動被帶入，不怕漏算或誤植。
2. 請款簽核系統整合：不需要註冊額外平台，就可以有效的設定簽核順序、設定輸入項目等，可以選擇匯入薪資單中亦可另外拉出來核銷代墊款。
3. 有溫度的客服體驗：他們擁有很棒體驗的即時文字及電話客服，讓你遇到不論是系統、法規上的問題再也不用怕沒有 IT 、資深人資人員。

成功的企業把人才放在首位。專注於選才、育才、留才的企業才會卓越

4. NexTrek：簡單易懂的雲端記帳與金流管理工具

除了內部通訊、人事管理外，金流紀錄也是企業核心的，畢竟沒有錢萬萬不能，有了資金就會必須知道怎麼運用來讓公司財務健康。但如果你也一樣是新創或是對一般的中小企業，要直接聘僱一位專職「財會人員」真的會花費不少成本，如何找到解方呢？

內帳？外帳？申報表？其實他是很不一樣的，但你會需要瞭解你最真實的金流狀況、財務結構，對於管理者而言才能知道在下一步，我們應該如何「更有效的」去花費，畢竟財報就像是公司的健康儀表板，必須定期、不定期的去檢查、掌握狀況。

1. 不限裝置，僅需瀏覽器：同時支援電腦、手機、平板等不同裝置，只要有網路、瀏覽器，使用者就能不受限時間和地點，即時更新財務數據。
2. 只要填表單就能記帳：不用專業會計背景的同仁都能輕易上手，大幅降低記帳的門檻。而不只記帳，你更可以從他的儀表板中一鍵叫出會計三大表、經營分析，不用再跟複雜的 Excel 結伴，讓金流整理不再是件難事。
3. 有溫度的線上客服團隊：如果你有任何操作「NexTrek」介面問題，或是簡單的會計問題都可以直接透過客服解決，當然他們也有錄製初學者的教學影片，讓磨合期間可以降到最低。

記帳、分析、管理一次解決，公司的財務好幫手

簽署、通話，創造對外的移動辦公室

5. EVOX 易喂：打造完整的雲端總機和行動分機系統

EVOX 易喂是一個提供「專注於雲端商務通話的」解決方案。他的服務包括了雲端總機、分機服務、雲端客服中心等。目前提供跨裝置、跨平台的下載及使用，不只 iOS 、Android 的行動裝置可以使用；微軟、Apple 等電腦作業系統也都有下載安裝檔。讓不論你在哪裡，只要有網路、安裝好的軟體、對的帳號密碼就可以遠端辦公，讓企業總機不漏接任何商務機會。

EVOX 目前是與臺灣三雄電信中的遠傳合作，因此企業端將會使用遠傳的雲端虛擬平台進行串接，也就是可以使用遠傳所提供的節費市話作為公司代表號，並同時建立、提升公司專業形象。我們也提供 3 個很棒的使用心得：

1. 減少成本、體驗跨裝置：可以減少大量的話機採購成本或是公務手機的電話費用，現在只需要有網路即可以隨時享有節費通話。以目前來說，EVOX 的分機數量是無設限，因此可以依照規模成長，滾動調整方案。
2. 多元的雲端總機：擁有常見的代接、轉接、保留、問候語外，更擁有行動分機、數位傳真、客服整合系統等，讓你的雲端商務後勤系統更完整。
3. 後臺管理介面齊全、方便管理：不再是複雜艱深的使用操作手冊，而是非 IT 背景專業的夥伴都能親手上手，包括設定自動總機、員工分機號、問候語設定（含文字轉語音）、通話記錄查閱、外撥權限、群組響鈴等。

雲端總機和行動分機的完美結合，讓企業員工享受行動商務的方便與彈性

6. 點點簽 DottedSign：最快速、安全、效率的電子簽名服務

點點簽 DottedSign 是一個全能型、跨裝置的電子簽名服務，目前他已接受所有平台（iOS、Androd 、電腦網頁版等），所以不怕出門在外跑業務見客戶忘記帶紙本合約或淋濕遺失，只要有隨行裝置就能搞定。最值得一提的是，點點簽是由「臺南在地」的國際知名新創凱鈿行動科技所設計開發！

圖：電子簽署與紙本簽署效率比較表（ 圖/ DottedSign）

可以從上表得知過往的使用習慣紙本簽署可能耗時、耗力又有資料遺失風險，或許你可以嘗試看看新的選擇。我們相信電子簽名的時代總有一天會普及，我們非常期待看到那一天，因此也想分享在使用上他的三大優點：

1. 跨平台、跨裝置：讓即便不在辦公室的你，只需要打開筆電、平板、手機（兩大系統皆可適用）收取邀請簽署信或打開軟體介面，就能立即進行線上簽署，享受無邊界的行動辦公室。
2. 介面直覺易操作：在建立簽署文件時，可以很直接以拖曳的方式將簽署欄位快速移到合約上對應位置，例如簽名欄、文字項（名字、地址）、日期等應填寫空格處，設定後一鍵送出。對簽署者來說，更是只需打開簽署文件在指定的點簽名以及在指定處填寫完資料，就可以完成寄回。
3. 掌握進度、完整軌跡：管理者可以直接點開 DottedSign 的 Dashboard 一覽每份合約簽署的進度，而在簽完時也會收到完整的文件以及稽核軌跡。

簽約，不該被時間制約。怎麼簽、點點簽！

團隊專案資料庫管理，不擔心金魚腦

7. Airtable：最視覺化、雙向的雲端資料庫工具

Airtable 於 2012 年舊金山成立。本身而言是一個表格、視覺化的數據編輯工具。因此你可以知道它在每一個單元格中，不會只是純文字，而是擁有像是「複選框」、「電話」等類型，甚至可應用圖像之類的附件檔案，如果你不是在大量使用公式、樞紐或是巨集等專業功能的使用者，都推薦你嘗試。

Airtable 的世界中，他跟過去我們所習慣的 Excel 可能不一樣，我們過往需要「建立許多不同的試算表格」才能出現不同的檢視方式或甚至透過「外框加粗」的方式來作為群組的檢視。但在 Airtable 都可以在一個資料庫中透過他的篩選、群組或不同的 7 種檢視方式（表格、問卷、日曆、畫廊、看板、時間軸、甘特圖等）來直接解決，我們簡單整理了 3 個最常見的視角：

1. 表格視角（Grid）：表格視角是一個讓習慣使用 Excel、試算表的讀者，馬上能上手，因為它呈現的最初樣自就是直行橫列的表格，透過表格的方式讓你能夠一眼就看出所有已設定的任務，但 Airtable 更有篩選、分群功能來管理任務，這將有機會讓你重新對於資料庫有不一樣的認知。
2. 表單視角（Form）：想到問卷表單，我們大多第一個直覺是 Google 表單、SurveyCake、Typeform 等等，但這些問卷表單的使用邏輯大多都是由表單導入資料庫（這是單向傳遞非雙向）。因此當表單設計錯或要調整，常常會窒礙難行。而 Airtable 表單視角中算是一種資料檢視的方式，因此可以針對你所想要調查的欄位轉換成表單連結，進行問卷調查。
3. 日曆視角（Calender）：想到日曆，我們大多第一個直覺應該也是 Google 日曆、Apple 內建行事曆等等，但這些日曆工具，大多是專屬於一個功能也就是記事。但在 Airtable中，他整合你的資料庫檔案，讓你可以「一站式」的完成所有事情。

Airtable 中文介紹 & 教學（上）｜從與 Excel 比較談起

8. Zapier：最簡單、直覺、多元的自動化串接工具

Zapier 是一個網頁版的服務，主要將自動化工作流程更自動化。它專注於串接應用程序，並可以輕鬆地建立不同應用平台（甚至跨公司）串聯，希望使用者可以更專注在最重要的任務並提高工作生產力及整個團隊的工作流程 。

以我們團隊目前的經驗，我們在每次收到官網的表單回覆時，他會自動發信到 Gmail 信件，因為在 Zapier 有設定特定的主旨關鍵字，應用程序（API）將會自動的於 JADNI 中發送有關訊息提醒。而其中有 3 個特色特別推薦：

1. 使用介面友善：聽到 API 或自動化，大多人會以為可能要寫 Code 或是需要大量的程式背景；但 Zapier 正好相反，其設計理念就是流程，只要在設定時，由上往下依序設定就可以完成出你獨一無二的自動化幫手。
2. 串連整合多元：目前至今已有與 5200 多個應用程式整合。包含 上述所提及的 Gmail、JANDI ，他也和常見的應用程式有搭配，包括 Google Sheets、Slack、Trello、Airtable 等。
3. 擁有多項模組：在 Zapier 官網中，你可以看到許多模組（Template）。在還不知道如何操作時，不妨可以去嘗試看看並優化成自己的工作流。

9. Notion：一站式、多功能、對內對外的數位資訊總站

Notion 是一個功能強大並且可以靈活運用的筆記軟體、資訊總站。同一個資料內容可以透過不同的檢視方式（表格、日曆、看板、畫廊等）並搭配文字紀錄，讓資料可以更完整更視覺化，不但是你想紀錄的事情、專案的管理或是當成自己的智囊庫都再適合不過，截至 2021/10全球已經擁有超過 2000 萬使用者。因此不論是想要提升工作生產力抑或想整合生活上的大小事都很推薦使用。我們從眾多優點中，挑出其中 3 個特色特別推薦：

1. 跨裝置、免下載、免費使用：可以無痛的在 Windows、Mac、IOS、Anrdoid 等不同的裝置中接續，透過瀏覽器即可使用。
2. 介面乾淨、功能多元、操作靈活：除了圖加文外，使用者還可以透過甘特圖、日曆等方式來整合檢視不同類型的資料庫表單，讓複雜的資料更視覺化的檢視，而其實他是以 Markdown 語法為基礎，並搭配 Block 區塊為單位，讓使用者更靈活的調整他的筆記資料。
3. 直接輸出分享頁面：在 Notion 中，任一頁面使用者都可以直接分享給全球夥伴（甚至還可以透過自然搜尋到該網頁），你可以將它作為公司徵才整合頁面、公司單一入口網或甚至是簡易型的產品 Sales-Kit。

Notion 不同檢視方式的示意圖（圖 / Notion ）

10. Trello：視覺化、建立標準化流程的專案管理工具

Trello 是一個「專案管理」的生產力工具，它提供了一種簡單且非常直觀的方式瀏覽整個專案進度。可以用於管理個人或團隊的專案任務，達到任務分配、追蹤、協作的效能，並以俗稱的看板（Kanban）方式呈現。

而大多團隊都是採用由左至右「流程別」的方式來做「進度」的掌握，你可使用列表、板和卡片等不同方式組織你的專案，而甚至在每一個卡片中你還能加入附件、評論、DDL（截止時間）等來讓團隊更聚焦、掌握專案進度，因此深受許多公司企業的喜愛（ex. VISA、Zoom 等）。

而在眾多的專案管理工具（Trello、Asana、JIRA 等）中，為什麼會特別推薦 Trello 呢？ Trello 的 3 個特色：

1. 提供中文版本：不只可以更容易的上手外，其實 Trello 大部分功能都是能以免費版就能使用的。
2. 操作直覺簡單：提供不同類別的模板，只要複製即可開始工作，而且猶如便利貼牆面的直觀界面更可以客製化或自定義工作流程。
3. 適合敏捷式開發：你可將大專案的任務化成小任務，並在卡片上指定給負責 PM，定期進行任務更新，並且同時跨裝置的支援不怕出門遠距辦公。

Trello 使用介面（ 圖 / Trello ）

你有發現嗎？上述這些軟體、平台都是訂閱制（SaaS），代表著你不用買斷、你可以隨時更新最新的法規時事甚至是也有專業的客戶團隊。
而對於 24 小時當 48 小時的創業者來說，時間及預算都是最寶貴的。如何在有限的資源達到最大的資源，這應該是每個團隊都想要得到的。讓我們透過這些應用程式，輕鬆地掌握、有效地完成工作上的 To do list 吧！

最後也想呼應，雖然已到 2022 年末，但其實仍算不上真正的後疫情時代，原因可想而知是病毒未來數年內可能繼續在全球散播、變異，所以也希望看完文章此刻的你，我們都能多留意健康，天佑每個人。

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許嘉文，不只書本上的知識，更喜歡嘗試不同可能；時時刻刻想著要如何 Cogood 、創造共好。