Como começamos a fazer o UX ToolKit da Contabilizei

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contabilizei-design

5 min readJul 20, 2020

Neste artigo vou falar sobre o UX Toolkit e contar como está sendo a experiência de criar um com o time de UX Design da Contabilizei

A importância de ter uma caixa de ferramentas de UX foi um dos tópicos que abordei em outro artigo, clique aqui para conferir.

O que é um UX ToolKit?

Como o nome sugere, é uma Caixa de Ferramentas onde o designer tem a sua disposição um leque de métodos e ferramentas de UX Design.

É interessante que nele contenha informações sobre o método, a qual parte do processo ele pertence ou é mais aconselhado usar, quais são os materiais necessários e explicações de como realizá-lo.

Illustration by Natasha Remarchuk from Icons8

Como surgiu a iniciativa:

Ela foi uma das várias ideias que se originaram durante a Dinâmica de Criação dos OKRs de Design da CTBZ, ao lado de outras iniciativas como o Design System, Shapping Design Team, Ficha base para Entrevistas de Candidatos e até mesmo o próprio Medium de Design.

Estávamos em um período em que o time de design estava passando por mudanças. Nossos membros mais antigos e experientes acabaram se despedindo de nós em busca de novos desafios e a equipe dava as boas vindas a novos designers frequentemente.

Por isso, identificamos uma necessidade de documentar os métodos e as ferramentas de UX Design utilizados na Contabilizei. Queríamos criar “padrões” para certas entregas, não com a intenção de limitar a criatividade ou a ferramenta, mas sim para dar exemplos do que era esperado ou o básico proposto para as entregas de Design na Contabilizei.

Assim designers novos não se sentiriam tão deslocados ou com dúvidas de como começar e o que entregar em seus Discoverys.

Para isso, entendemos que o nosso Toolkit precisaria contemplar 3 pontos principais:

Instruções de como usar ferramentas
Dicas baseadas no que já vivenciamos aplicando tais ferramentas
Exemplos de materiais de Pesquisa já feitas

Então, assim surgiu a Iniciativa de criar o UX Toolkit Time de Design.

Por onde Começamos:

Definição de onde documentar -

A primeira coisa a fazer foi definir onde documentar o UX Toolkit. Em nossa primeira conversa foi proposto usar o Notion como possível local onde poderíamos organizar e guardar nosso Toolkit.

A Escolha da ferramenta a ser desenvolvida -

Para dar o passo inicial na criação de nossa Caixa de Ferramentas acabamos escolhendo um método que, naquele momento, se encontrava mais carente de um padrão: Personas.

O próximo passo foi agendar uma reunião de 1 hora com os interessados para conversarmos sobre persona. E para essa reunião todos deveriam levar:

Experiências até o momento com a ferramenta
(dentro da Contabilizei ou em outra empresa)

Como tem realizado?
Quais são as etapas?
Quais as dificuldades?

Pesquisas sobre como a ferramenta é aplicada em outros lugares
(aqui podendo ser vídeos, artigos ou livros de referência)

A Reunião -

Nessa reunião, cada participante apresenta/apresentou o que trouxe de maneira bem informal, mostrando páginas de documentos, planilhas ou exemplos visuais da sua pesquisa.

Em seguida, compartilhamos os materiais referente a como outras empresas aplicam a técnica para mostrar outros pontos de vistas.

Depois disso, conversamos para definir os padrões e etapas do uso do método, olhando as diferentes técnicas de uso, escolhendo a melhor entre elas e adaptando. Coisas em comum podemos manter, coisas diferentes podemos escolher a melhor entre elas e/ou misturar-las. Aproveitamos também para anotar dicas com base nas lições aprendidas e evitar dificuldades desnecessárias.

Por fim, como acabei adotando a iniciativa, me comprometi a fazer as anotações desses pontos principais e decisões tomadas para passar a limpo a ferramenta. Quando o esqueleto na proposta está pronto eu compartilho com a equipe para que possam adicionar mais detalhes ou sugerir ajustes.

Uma vez o texto do Item finalizado e aprovado por todos nós documentamos no Notion e começamos a testar ele no nosso dia a dia.

A ideia do Toolkit é que ele seja uma coisa viva e possa ser atualizado sempre que alguém encontrar maneiras mais fáceis ou adequadas de usar algum método ou ferramenta.

Como estamos fazendo agora:

Depois desse nosso primeiro exercício de criação com a persona, fizemos uma lista de métodos que continha os mais usados, até o momento, pelos designer da Contabilizei. Isso na época deu mais de 20 métodos e atualmente continua crescendo.

Ordenamos a lista dos mais usados para os menos e adicionamos um passo a mais em prol da participação, onde a equipe deverá votar nos top 5 para que o mais votado seja o Item trabalhado naquela semana.

Sim, eu disse semana, a ideia era que em cada novo chapter de Design pudéssemos apresentar um novo item finalizado, mas alguns tópicos podem levar até 2 semanas para serem finalizados. Mas ao meu ver o mais importante é não deixar a iniciativa ficar parada, então mesmo que devagar e sempre, teremos nosso UX ToolKit.

Em relação a onde estamos documentando, acabamos passando do Notion para o Confluence, já que era uma ferramenta já utilizada pelas equipes de produto da Contabilizei e já possuíamos um espaço la para a equipe de Design usar. O objetivo era facilitar o acesso, evitando de esconder em outra ferramenta, e incentivar o uso do Confluente para essas e outras iniciativas.

Dicas:

Se você, caro leitor, acredita que essa é uma iniciativa interessante e gostaria de ter um UX toolkit para você ou para sua empresa, meu maior conselho é:
Faça a proposta! Sugira essa iniciativa e se for preciso, adote ela.

Próxima coisa muito importante é: não deixe que ela morra ou seja esquecida. Já vi isso acontecer com alguma iniciativas boas. Todos ficam animados no começo, o ânimo vai passando, ninguém mais tem tempo para focar nela e todo ganho que ela poderia ter gerado para a equipe acaba morrendo junto. Pois uma vez esquecida e com pessoas novas chegando, provavelmente ela morrerá quando a última pessoa que presenciou ela sair.

Então envolva seus colegas designers e cobre a participação deles se for preciso. Por exemplo, o “escriba” das atividades, ao invés de ser sempre a mesma pessoa, pode ser sorteado ou eleito um por ferramenta. Independente disso alguém terá que ficar responsável por documentar o método de uso da ferramenta.