Знакомьтесь, Семён: чат-бот и хранитель корпоративных знаний в одном лице
C-bot.HR — единое решение для автоматизации HR задач
Как бы мы ни прокачивали внутренние процессы, сотрудники всё равно спрашивают друг у друга, как открыть офис или оформить отпуск. Решением стал Семён — чат-бот для сотрудников в Slack.
Он отвечает на любые вопросы, автоматизирует процессы и поддерживает наших ребят во время горящих дедлайнов.
Как мы придумали Семёна
Мы всегда внимательно относились к адаптации новичков и следили за тем, чтобы вся необходимая информация была у них в свободном доступе — в нашей корпоративной библиотеке. Но ребятам всегда было проще задать вопрос соседу по рабочему месту.
Многие старшие сотрудники были вынуждены отвлекаться, чтобы ответить на поток естественных для новичка вопросов. На это уходило действительно много рабочего времени.
Пришло решение — чат-бот, который сможет выполнять функцию FAQ-менеджера в агентстве. Мы разрабатываем C-bot для клиентов, так почему бы не внедрить это решение и у себя?
C-bot как канал коммуникации идеален: это не объёмная библиотека и не корпоративная рассылка, а имя в списке контактов в Slack, с которым всегда можно развернуть диалог и получить нужные ответы иногда даже быстрее, чем от ментора или соседа по рабочему месту.
Имя в списке контактов в Slack должно быть персонализировано: в подобном формате «Чат-бот Convergent» или «C-bot» существовать не могут. Нам нужно было дать имя будущему сотруднику, и такое, чтобы оно легко запоминалось и не было слишком популярным в коллективе.
Так на свет появился Семён.
Как сотрудники приняли Семёна
Когда Семён был готов к появлению в коллективе, мы представили его по процессу: сделали корпоративную рассылку на российский офис, как для любого нового сотрудника. Кстати, многие действительно тогда решили, что у нас в команде появился FAQ-менеджер.
Коллектив прошёл все возможные стадии принятия Семёна: от «Да на что способен этот ваш Семён?» и до «Спроси у Семёна».
Как развивался функционал Семёна
Стартовали с FAQ
Как и клиентского чат-бота, Семёна мы внедряли по agile, поэтому начали с самой необходимой информации — с FAQ и небольшого количества фанового контента.
Форма обратной связи
Следующей карьерной ступенью Семёна стало умение принимать свободные ответы от коллег. Для начала мы просто открыли форму обратной связи, как ящик Пандоры — на Сёму сразу посыпались открытые вопросы и предложения по совершенствованию. Ко многим сообщениям от ребят Семён оказался не готов, и так мы быстро докрутили недостающие ветки с популярными ответами.
Как только Семён анонсировал возможность обратной связи, он получил 16 идей для нового контента, 2 признания в любви и 9 искромётных шуток в первый же день. А наш сисадмин даже прислал готовый контент:
Семён-психолог
Мы добавили фановый контент не забавы ради, а чтобы легко вовлечь коллектив в контент Семёна. Так появилась ветка «Разгрузись», где ребята могли получить от Сёмы спонтанный мем или жизнеутверждающий совет.
Ветка быстро стала самой популярной среди всех корпоративных вопросов на злобу дня: выяснилось, что коллектив нуждается в эмоциональной поддержке куда больше, чем в лайфхаках по офисному быту.
Автоматизация процессов
Семён рос, креп, набирал популярность и карабкался по карьерной лестнице всё выше и выше. Не так давно мы подключили возможность сообщать об отсутствии в офисе через Семёна. Мы продвигаем C-bot как продукт для автоматизации процессов, поэтому нашего домашнего чат-бота мы тоже решили подключить к программе учёта времени.
До запуска этого процесса дело обстояло вот как: сотрудники могли взять отгул или больничный в любой день по своему усмотрению, по личным причинам или по состоянию здоровья. При этом в системе учёта рабочего времени многие просто забывали отмечать отгул или больничный — а это затрудняло процесс подсчёта расходов агентства операционным отделом.
Ходить и вручную проверять отметки в программе учёта рабочего времени у каждого, кто отписался в чате об отгуле или больничном — некомфортная ситуация. Раньше этим занимался HR и тратил на это по часу времени ежедневно. А ещё раньше сообщать об изменениях в графике приходилось через общую рассылку на почте…
Когда мы запустили оповещения об отсутствиях через Семёна, всё стало гораздо проще. Каждый сотрудник Convergent теперь может не прийти в офис по личным причинам или состоянию здоровья, но ему даже думать об отметках в системе учёта времени не нужно: ему достаточно нажать 3 кнопки в диалоге с Семёном, чтобы чат-бот сам проставил ему нужные настройки в программе.
В итоге — счастливы сотрудники, счастлива бухгалтерия!
Кстати, мы тестировали формат сообщений об изменении рабочих часов через Семёна: но коллективу внедрение не зашло. Отписаться в чате в свободной форме оказалось проще и быстрее. Что ж, протестировали функцию и отказались от неё, прислушавшись к мнению сотрудников.
Вывод
Диджитализация внутренней инфраструктуры компании продолжает быть главным трендом развития бизнеса в 2020 году. Цифровые инструменты помогают налаживать отношения внутри компании и существенно экономят время всех сотрудников.
Да, мы потратили время на сбор информации, поиск больных мест и разработку диалоговых веток с релевантным контентом. Но в итоге в нашем коллективе появился Семён — полноценный сотрудник в доступе 24/7, готовый помочь по первому зову.
