【專案管理術】結合Evernote與SCRUM敏捷開發的「專案架構法」！
善用Evernote工具，掌握SCRUM管理精神，打造有目標、可掌控、馬上行動的專案管理術。
為什麼要寫這篇文章？在Evernote中，我自己覺得最難、也最需要的就是建立專案，因為幾乎所有的Word、簡報、Google雲端，都被我放在Evernote了。所以，這次要和大家分享的是，我如何利用Evernote執行一個月的專案，並隨著每日待辦清單的完成，漸漸地踏實完成目標。讀完這篇文章，會知道什麼？1.專案應該該包含的要素。
2.使用Evernote建立專案階層。
3.正確地建立每日待辦清單。
了解專案管理的三元素
「專案」其實就是一系列的代辦事項，透過完成這份代辦清單，我們就可以達到某個目標。
如果把專案比喻為一趟旅程，它就會有起點、終點與過程。
- 起點｜是一個願景，它能幫助我們明白任務的初衷。
- 終點｜是一個指標，幫助我們確認已經抵達目的地。
- 過程｜則是行動與時間的安排，為了確保我們最終能達到願景。
有這樣的感覺之後，就可以很直接的聯想到專案管理中最重要的三元素：
- 對於願景的渴望，會讓事情產生「優先順序」
- 為了達到指標，會有必需完成的「待辦清單」
- 為了順利執行，必須進行細部的「時間安排」
了解三元素之後，就來介紹我是如何把敏捷開發方法「Scrum」的管理概念，融入Evernote之中，進行完整的專案管理吧！
※延伸閱讀：．《什麼是Scrum？不是工程師也能懂的Scrum入門介紹！》
用Evernote建立專案的4個流程
1.設定專案願景、長期願景
通常在專案的一開始，我會設定專案的願景，我把這個它稱之「專案願景 Project Vision」或是「計畫願景 Program Vision」。
Project的長度，通常會在1-3個月左右；Program則不會特別設期限，但大約抓在3-6個月。
願景，通常都會用一個非常口語的描述。例如：
Project Vision:1.成為專業的敏捷工作者
2.利用Evernote管理每日待辦事項
有人可能會問，為什麼是要設定「願景(Vision)」而非「目標(Goal)」？
我自己認為，願景描述的是一個情境、狀況、氣氛、質感，它要有故事性、要能觸動人心，並且比目標更為生動。
而且，人是很容易受情感驅動的，潛意識、感覺往往是我們做事的動力，所以我才認為，如果是為了完成某些事情，「願景」才是每個專案一開始要設定的東西。
2.設定指標
但如果只是用一個感覺來描述，實在很難確定一些事情，因為大家的感覺都不一樣，甚至一個人今天和明天的感覺也可能不同，所以，專案管理最好還是把感覺數字化，而我把數字化的過程稱為「指標化」。
「目標」這個詞，我一直認為不是很好（也可能是我還沒徹底了解它），因為我們設定目標通常不是描述感覺，就是說明數字。
既然已經用願景來描述感覺了，說明數字也該有自己的詞彙，所以我不用使用目標，而是用「指標(Indicator)」來確定專案的發展走向。
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所以在新專案的開頭，我會創造一個包含願景、指標的Evernote記事：
前面有提到，專案要有始有終，開始的原因是願景，但什麼時候才算到終點，則是要依靠「指標」來判斷。
那我要怎麼確定我達到願景，確定「已經」成為工作方法的推廣者呢？
靠的就是檢測指標是否達成，根據上面所列的項目，只能完成創建專欄、撰寫20篇文章，我就可以認為自己是個推廣者了。
也就是說，指標達到的時候，我的專案就完成了。
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建立Evernote專案記事、記事本、標籤
設定好願景和指標之後，就可以建立比較完整的記事、記事本、標籤了。
在記事本方面，為了凸顯任務的大小，我會進行Project、Story等分類。這樣在確認大方向時就能更快速。
此外，因為時常同時進行4~5個專案，所以每一則Project記事，除了會有專屬自己的標籤來辨認專案外，我還會另外開一個，以「一個月為單位」的專案記事(例如:4月任務)，將各專案當月要做的事情，全部都放進去，讓之後的整理更方便。
3.建立任務清單
設定好專案Project的方向之後，就是要設定具體要執行的任務清單了，依據SCRUM的概念，我把任務切分成兩種，分別是較大的Story，與其底下的Task。
建立Story等級的任務，產生一個個的小願景
所謂Story，你可以把它看作一個3-5天就內就會完成的事情，通常它需要花點時間，但不至於不知道怎麼開始。
例如，我的Story大小，大概都是撰寫1–3篇文章。在一開始設定時，我就會先把標題列出來，而不是只說我要寫3篇文章，這樣之後才知道要寫什麼。
為了達到前面的Project願景，要做許多事情，而這些事情就是一個個Story，所以，一個月內我通常會寫5個左右的Story(文章)，來讓我距離原本設定的20篇文章更接近。
Story以願景來比喻，其實就是超短期願景的意思，它當然也有會指標，但在執行階段，我覺得用指標來評估不太適合，更好的是「條件、標準(Criteria)」 來檢測Story是否有完成。
以做事情的角度來看，條件(Criteria)可以被翻譯成：
「我要怎麼做、做哪些事情，這個小願景才能達成」
為什麼這邊用條件而不用指標，主要是因為指標要求的是量化，但實際行動時，我們其實很難量化很多事情。
例如：「我要寫10篇文章」是可以偵測的指標。但「依據過去的成效，來撰寫新文章」，就難以用指標描述。所以才把新文章的撰寫方法，看成一個個的「條件(Criteria)」。
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建立Task等級的任務，明定做事方法
在Evernote上，不只想做到專案管理，還要做到可以確實執行，最重要的就是要建立一個「細緻到每一天都可以看到進度的待辦清單」，而我把這個任務的大小稱作Task。
Task的原則是，它可以在3小時內完成，絕對不能超過一天。這樣才能在排每日待辦任務時，更彈性、簡單地調整，並清楚看到自己的進度。
最重要的事情是，每次規劃Task的時候，要確認好與Story標準之間的邏輯，要確定「當我把Task全部做完之後，要能達到設定的標準」，不然撰寫這些Task就沒什麼意義了。
4.安排每日任務清單
前面提到，對於願景的渴望，可以決定事情的「優先順序」，所以當我們定了3–5個願景後，一定要問一個問題：
假設現在只能做一件事，最想要做哪一件？
每個人判斷優先順序的標準不一樣，但為了在事情衝突時，能有最快的反應，建議在我們頭腦清楚時（進行整體規劃時），就決定好哪個專案會最先被放棄、哪個一定要優先做。
先有了對願景的優先順序，每日任務清單優先順序才有意義。
所以我每天開始做正事以前，還是會打開我的Project，確認願景、執行狀況，才會決定要執行哪一個Story，Story確定之後，再把Task列到每天的待辦清單之中。
列好每日的待辦事項之後，下一步就是腳踏實地、心無旁鶩地進行任務了。
透過這樣一層層的完整邏輯，我就可以每天都很有把握地說，今天所做的事情，一定可以幫我達到理想的願景。
另一方面，也就是因為有了願景、指標、條件的設定，我每天都能掌握最重要的事情，有突發狀況發生時，也知道該捨棄什麼，不至於每天都在煩惱究竟應該做哪些事。
專案管理的難題
在專案執行過程中，我認為最難的問題就是掌控時間：
「怎麼知道現在的進度是OK的？」
「怎麼知道能不能按照時完成任務？」
對於這些問題，我自己有些想法，但還無法在這篇文章中一起說明。但以專案管理來看，其實就是在管
- 可以掌控的部分，應該如何最佳化。
- 不可掌控的部分，要如何依據現況調整。
那麼怎樣才能成為好的專案管理人？
我認為，是要先有掌控才有最佳化的可能、先有彈性的原則才有可能調整。
這兩部分都還蠻難的，到現在都沒辦法很好地掌握，所以這次就先介紹到這裡。下一次再來和大家聊聊，我如何運用SCRUM的精神，進行彈性、可掌控的專案管理。
重點回顧：這次，我們運用SCRUM的精神，在Evernote上建立了一個專案管理的系統，其中包含了一些重要概念。1.專案三元素:
．對於願景的渴望，會讓事情產生「優先順序」
．為了達到指標，會有必需完成的「待辦清單」
．為了順利執行，必須進行細部的「時間安排」2.任務的階層
．計畫Program｜約3-6個月的大方向
．專案Project｜約1-3個月左右的大事
．故事Story｜約3天可完成的事
．待辦事項Task｜在5小時、1天內可以完成的事3.專案的細節設定:
．願景Vision｜是一個情境、狀況、氣氛、質感，它要有故事性、要是觸動人心的。
．指標Indicator｜能夠檢測是否達到願景的數字指標。
．條件Criteria｜Story的做事方法、原則、確認是否完成的條件。※延伸閱讀：
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