Como fazemos a comunicação com nosso time, que trabalha remotamente de qualquer lugar
Um artigo sobre um dos rituais de comunicação interna do Asaas
Desde que atuo com comunicação na área de pessoas (cerca de 6 anos), a comunicação entre a empresa e colaboradores é desafiadora.
Não pela comunicação em si, mas pelo objetivo de atingir todos (ou quase todos) os públicos, garantir engajamento em ações que são promovidas para bem-estar, integração e estratégias da empresa. Além disso, há o desafio de desenvolver comunicações adequadas ao tom de voz da empresa, transmitindo a cultura e mantendo todos por dentro do que está rolando de mais importante.
E isso abrange as ações, como mencionadas anteriormente, objetivos estratégicos, o contato com os principais líderes da organização e até com outras pessoas da empresa, já que desde a pandemia, muitos escritórios foram substituídos por quartos, salas… os offices nas homes.
Na minha primeira semana no Asaas, tive contato com uma reunião chamada “Alinhamento semanal — All Hands”. Tratava-se de uma reunião no Zoom em que os hosts eram os fundadores da empresa e todos os colaboradores eram convidados.
O objetivo era que, em 30 minutos, todos fossem atualizados sobre assuntos importantes da empresa, e ainda rolavam comemorações de alguns ritos de passagem, como aniversários pessoais e de empresa, boas-vindas para novos contratados, e um quadro muito interessante chamado “pergunte ao CEO”.
Neste, os colaboradores enviam perguntas sobre a empresa e os mais diversos temas, e os fundadores as respondiam e faziam as orientações necessárias. Aquilo me chamou muita atenção: fiquei encantada com o potencial que aquele ritual tinha para a comunicação interna, e não demorou muito para que eu tivesse a oportunidade de participar dos bastidores dele, que atualmente é um dos mais importantes para a nossa cultura e comunicação interna.
Como funciona o All Hands?
O All Hands ocorre todas às segundas-feiras. O nome tem origem na expressão “All hands on deck”, ou “todas as ‘mãos’ ao convés”, que era utilizada por capitães de navios quando queriam convocar toda a tripulação para uma reunião (que é basicamente o que fazemos), com o objetivo de comunicar e manter todos por dentro do que ocorre de mais relevante no Asaas.
Com transparência, que é um dos nossos valores, alinhamos qual é o momento da companhia e quais são nossos posicionamentos, desafios e objetivos acerca de diferentes pautas.
Indiretamente, esse ritual reforça a cultura, nosso jeito de ser, boas práticas e código de conduta e ética e promove uma integração virtual entre os participantes.
Ao longo do tempo, realizamos atualizações e reformulamos o All Hands para torná-lo ainda mais estratégico e assertivo. Nosso desafio foi, a partir da definição dos objetivos do ritual, entender quais informações faziam sentido serem tratadas durante o encontro e quais não faziam mais sentido, e criar processos junto à outras áreas para que pudéssemos receber as informações que devem ser comunicadas para as pessoas e obter o resultado esperado: um time alinhado e por dentro do que acontece na empresa.
Após pesquisas com a diretoria e levantamento de dados e métricas consideradas importantes para o All Hands, a proposta do time de People Experience foi desenvolver 4 modelos de apresentação com informações diferentes a serem apresentadas a cada semana do mês. Assim, os conteúdos foram distribuídos em temas, usando nossos valores como guia, e desdobrados em conteúdos recorrentes, aqueles que considerávamos importantes para o engajamento do time, e conteúdos direcionados por tema.
Assim, a cada semana, são apresentados aos colaboradores:
- novidades da empresa e produtos;
- dados e métricas relacionadas ao crescimento da companhia e satisfação dos nossos clientes;
- Cases com aprendizados importantes para o nosso dia a dia;
- depoimentos de colaboradores;
- agenda de eventos mensal e semanal;
- novos projetos;
- quadro pergunte aos fundadores, um canal aberto e anônimo no qual nosso time tem a liberdade de fazer questionamentos sobre a empresa, produtos, objetivos e perspectivas para o futuro. Os fundadores se comprometem e levam à risca a transparência em todas as respostas levadas no ritual, mesmo quando não há uma resposta concreta ainda ou é necessário um tempo para levantamento de informações ou conclusão de projetos e planejamentos.
Atualmente, temos uma média de participação de 250 pessoas ao vivo no zoom, mas todos os encontros são gravados e disponibilizados em nossa plataforma de documentação para que as pessoas possam ter acesso às informações, independente do horário em que estiverem trabalhando.
Antes do ritual acontecer, realizamos um alinhamento dos conteúdos com os hosts, e o motivo de estar escrevendo sobre o All Hands aqui também vem do fato de que, além de ter a percepção clara do quanto ele é valioso para a cultura e comunicação interna do Asaas,
sou testemunha do comprometimento dos principais líderes da empresa com uma comunicação transparente e com interesse genuíno pelas pessoas.
Acredito que essa é uma chave poderosa, que nem todas as empresas têm, mas minha experiência com esse case é também para inspirar outros profissionais e companhias para adotarem meios de comunicação com os colaboradores que façam sentido com a cultura e modelo de trabalho da sua empresa e transmitam às pessoas colaboradoras a segurança de que estão em um local em que se dá a devida importância ao alinhamento e as expectativas.
Caso queira saber mais sobre a nossa comunicação e ações de experiência do colaborador, há outros artigos aqui no blog na seção Nossa Cultura!
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