Métricas de Fluxos — Primeiros Passos
Para consolidar a construção descrita em Pizza Kanban | Facilitação Remota e WIP Game — Limitando o Trabalho em Progresso darei continuidade descrevendo a seguir a estratégia escolhida para iniciar a abordagem de metrificação.
Como mencionado nas publicações anteriores, venho conduzindo junto aos times que acompanho, atuação com o intuito de transmitir aos mesmos não apenas os conceitos relacionados à aplicabilidade do Método Kanban, mas também apropriar os mesmos quanto ao emprego deste.
A seguir além recapitular a jornada inicial, também detalharei a abordagem utilizada, da estratégia e as práticas para levar aos envolvidos a correta compreensão quanto o uso de métricas de fluxo em um primeiro contato.
Vamos lá…
Relembrando (os cenários e as publicações)
Pizza Kanban:
Na publicação que transcreve o início dessa jornada, em Pizza Kanban | Facilitação Remota, discorro sobre uma facilitação focada em conceituar o trabalho orgânico já feito com base no Método Kanban. Cujo cenário os times já haviam mapeado fluxo de trabalho, definido políticas explícitas e as classes de serviços, todavia, apesar dessa construção inicial os times ainda expressavam dúvidas sobre conceitos básicos.
A proposta se baseia no atendimento de uma pizzaria e como melhorar a produtividade desta. Assim inicialmente sem organização prévia produzir o maior número de pizzas que fosse possível, seguido pela reflexão de como melhorar essa produção. No momento seguinte com base no fluxo identificado e organizado entre os participantes, uma nova tentativa de produzir pizzas dessa vez evitando o desperdício, seguido novamente pela reflexão de como melhorar o fluxo de atendimento.
Visto que com a execução desta prática os times consolidaram não apenas as respostas para as dúvidas, como também evidenciava seus anseios pelos próximos passos nessa jornada evolucionária.
De modo que se tornou evidente a necessidade da limitação do trabalho em progresso, embora fosse essencial esclarecer e demonstrar os ganhos associados. Uma vez que a principal questão levantada pelos times acerca deste era “Como podemos entregar mais limitando nosso trabalho?”.
WIP Game:
Então na publicação WIP Game — Limitando o Trabalho em Progresso, narro a gameficação aplicada, onde a proposta seria por meio de um simulador de gerenciador de tarefas ágil concluir o maior número de itens.
Porém, antes de iniciar a apresentação do WIP Games propriamente dita, trouxe aos times de forma ilustrativa uma amostra do CFD - Cumulative Flow Diagram e do Aging WIP, com o intuito de identificarmos que em nossos dias já podíamos perceber gargalos nas etapas de desenvolvimento.
Assim os times foram apresentados aos conceitos e regras do WIP Game, que seria executado em duas fases e dividido os presentes em duplas. Inicialmente deveriam apenas focar em atender e finalizar as tarefas, ao final seria contabilizado a pontuação e identificando as melhorias na execução serem aplicadas e então realizaríamos a segunda fase. Onde nesta foi percebido pelas próprias duplas não apenas aumento no atendimento das tarefas ao aplicarem efetivamente o controle sobre as atividades em progresso, como também, ao evitarem sobrecarga entre as etapas.
Consequentemente ao conciliar às duas práticas descritas e evidenciando a imprescindibilidade de identificar, tratar, manter e garantir a conformidade quanto ao fluxo de trabalho, as métricas de fluxo acabaram por assumir um papel fundamental e aliado ao time.
Mas qual seria a forma correta de iniciar?
Vamos Medir (!)(?)
Por onde começar?
Resgatando a célebre frase “comece com o que se tem”, princípio básico do Kanban, iniciei pelo simples, assim passei a contabilizar a quantidade de coisas que eram entregues mês à mês, sempre evocando algumas recomendações importantes outrora ouvidas do Rodrigo Almeida:
“ Não gerenciar o lead time, gerenciar as filas! “
“ Identificar os gargalos e trabalhar neles! “
Portanto, fiz uso da sempre disponível planilha do Excel, onde nesta listava os itens que eram finalizados, classificando (quando necessário) por tipo, acompanhando a data de início e fim de cada, identificando o esforço (em dias) e aferindo todos ao final. Exemplos a seguir:
Dessa maneira pude iniciar o entendimento quanto a qualidade do fluxo de trabalho dos times e também, passei a levar tais dados nas cadências de feedback para encorajar a análise e compreensão dos mesmos. E distinguir as oportunidades de melhorias em nosso dia-a-dia.
Ainda tem tempo, estimulou o anseio por visualizações e informações complementares e que ajudassem além de tudo, a alcançarmos a tão almejada previsibilidade.
Estabilidade Mínima
Não obstante, o anseio por conseguir alcançar o patamar de maturidade que qualifique o trabalho baseado na transparência organizacional e também a previsibilidade do atendimento das entregas, precisamos lembrar que para tal é necessário ascender a estabilidade mínima do sistema.
E com essa premissa, passamos a incluir nos ciclos de feedback o acompanhamento dos gráficos de CFD e Aging WIP visando ter esses como apoio na compreensão dos gargalos e também nas tomadas de decisão dos respectivos tratamentos.
Sendo assim, iniciamos com a seguinte visão:
- Cumulative Flow Diagram e Aging Work in Progress cuja visualização evidenciava o período antecedente de trinta dias;
- Enfoque na etapa de delivery do fluxo de desenvolvimento;
E percebemos que:
- O Backlog de desenvolvimento estava insuficiente para uma equipe de 10 profissionais;
- A quantidade de itens nas etapas de codificação e teste eram maiores que o número de profissionais dedicados as essas etapas;
- Algumas atividades estavam com idade de execução maior que cem dias;
- E em um mês finalizamos apenas um item e ainda assim o mesmo nem sequer havia sido entregue em ambiente de produção.
Concluindo, o fluxo de trabalho não era saudável tampouco estável por muitas razões diferentes e precisávamos tomar ações para tratar cada uma delas.
Mas o importante é que, foi possível evidenciar tais pontos aos envolvidos e interessados com dados e fatos e os mesmos foram motivadores vitais para as principais mudanças que transcorreram nos meses seguintes.
Trabalho contínuo
É importante ressaltar que o descrito acima é uma prática que tem revisitado quinzenalmente ambos os gráficos com o propósito não apenas de identificar o que pode ser aperfeiçoado, mas também, dando visibilidade da evolução e restabelecimento do fluxo de trabalho.
Independentemente das melhorias já percebidas e dos valores entregues, sempre se fará necessário esse cuidado com o fluxo, pois, será a saúde dele que dará visibilidade de eventos e potenciais problemas, além de ser o meio de identificar um ritmo de desenvolvimento sustentável.
O que temos atualmente:
Em comparação ao primeiro CFD apresentado percebemos que as entregas em produção passaram a ser recorrente, as etapas de codificação e teste tem mantido um ritmo relativamente sustentável e o backlog passou a imprimir visibilidade de sustentação e/ou evolução.
Obviamente, o sistema ainda não alcançou sua estabilidade sendo passível de novas ações com esse fim, porém, temos um aliado nessa jornada.
Os times assim estão apropriados dos principais dados relevantes que dispomos hoje sobre o fluxo de trabalho que estão inseridos e conscientes de como podem identificar com esses o meio para amadurecerem.
Considerações Finais
Se faz vital esclarecer que ao iniciar a jornada de metrificação em times de desenvolvimento não tive (e insisto, não deve ter) como finalidade medir a produtividade ou performance individual, ou mesmo da equipe.
E por que razão reitero esse ponto?
Precisamos entender que a garantia do sucesso na execução e entrega de qualquer projeto ou produto está diretamente ligado ao fluxo de trabalho que será executado, suas dependências e seus entraves e como tal, devemos tratar esses pontos.
No episódio 41 — Primeiros passo com Kanban e Fluxo do podcast Love the Problem, o Tiago N.P Silva fala o seguinte:
“Gerencie o trabalho e confie no trabalhador.”
E numa aplicação sem filtros ao que abordei até aqui, quando gerenciamos o fluxo de trabalho o time de desenvolvimento tende à se auto organizar em torno dele e os problemas emergem naturalmente, cabendo a nós a gestão e resolução destes.
Os próximos passos ainda seguem com foco em estabilizar o fluxo de desenvolvimento, todavia, a jornada com esse fim é compartilhada por todos os envolvidos e a melhoria contínua em nossa rotina resgatou um time historicamente sem organização e sem entregas.
Links Uteis:
Pizza Kanban | Fcilitação Remota: https://medium.com/guma-rs/pizza-kanban-facilitacao-remota-7fd527d26627
WIP Games — Limitando o Trabalho em Progresso: https://medium.com/guma-rs/wip-game-limitando-o-trabalho-em-progresso-89cc95b62421
Podcast Love The Problem: https://open.spotify.com/show/06fPDUqQapNcfIE01IQHhE?si=QxGEinh0TNWFts6lx_NR3w
