[Mail Merge] วิธีการส่ง New Email Office 365 ให้กับผู้ใช้ใหม่
สวัสดีครับ วันนี้ผมขอแนะนำ Work flow การส่งรหัสผ่านให้ผู้ใช้ใหม่ในองค์กร ตั้งแต่ 0 จนถึงเข้าร่วมทีม ได้เลยครับ
Software requirement
- Word 2010 ขึ้นไป
- Excel
- Outlook
- สิทธิ Admin ในการสร้างอีเมลให้กับผู้ใช้
วิธีการขึ้นระบบ Office 365 (Education is now free)
Concept
องค์กรกำลังเริ่มใช้ Office 365 เป็นครั้งแรก และต้องการสร้างกลุ่มเพื่อคุยงานกันภายในองค์กรผ่าน Microsoft Teams และอาจจะมีเอกสารทั้งหมดเตรียมพร้อมไว้ใน Teams แล้ว
สรุปขั้นตอน
- สอบถามชื่อและอีเมล ที่ต้องการสร้างด้วย Microsoft Forms ( Optional หากมีข้อมูลอยู่แล้ว)
- สร้าง Account Office 365 ด้ววยสิทธิ Admin
- เพิ่ม Column เมลส่วนตัว เพื่อรอรับรหัสผ่าน
- สร้าง ทีมใน Microsoft Teams เพื่อให้ทุกคนเข้าร่วม ( Optional )
- เขียน Template ใน Word และเชื่อมเข้ากับข้อมูลใน Excel
ขั้นตอนที่ 1 รวมข้อมูล
ข้อมูลที่เราจำเป็นต้องใช้ในการสร้าง Email จะประกอบไปด้วย
- “username” เช่น “noppadol@awesome.ac.th” ซึ่งเป็นชื่ออีเมลที่เรากำลังจะสร้างให้เขา
- “Display name” เช่น “ Noppadol Ra” จะเป็นชื่อที่แสดงในระบบ ใช้ได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
โดยข้อมูลอีกอย่างหนึ่งที่จำเป็นคือ อีเมลที่จะให้ส่งข้อมูลกลับไปให้
- เมลที่ใช้รับข้อมูล จะส่งไปที่เมลส่วนตัว หรือ เมลใดๆก็ได้
รูปด้านบน จะเป็นข้อมูลตัวอย่าง ที่เราจะใช้สร้าง Email ให้กับผู้ใช้รายใหม่ โดยช่องที่ บังคับใส่ จะมีแค่ Username กับ Display name ช่องอื่นๆจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้
Note: หัว Column จะสามารถ Download ได้ในหน้า Admin
หากต้องการ ตั้งชื่อผู้ใช้ ให้กับนักเรียน หรือ พนักงานเอง อาจะเลือกถามเพียงแค่ ชื่อภาษาอังกฤษ หรือ รหัสนักเรียนแทน แล้วใช้ฟังก์ชัน &“@awesome.ac.th” แทน
เมื่อมีคนกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว ให้เรากดที่ Responses เพื่อ Download excel ออกมา
ขั้นตอนที่ 2 สร้าง Email Office 365
โดยเราจะเริ่มต้นการสร้างอีเมล โดยไปที่ Admin center ในหน้า Active user และเลือก Add multiple user หรือ คลิกที่นี่
จากนั้น Download Template ไฟล์ สำหรับใส่ข้อมูลผู้ใช้ออกมา โดยเราจะใส่ได้สูงสุด 249 ผู้ใช้ ต่อ 1 ไฟล์
ก็จะได้ไฟล์หน้าตาประมาณรูปด้านล่าง โดยมีหัวคอลัม ที่ห้ามแก้ไขชื่อ และลำดับ
และมีตัวอย่างข้อมูลในบรรทัดที่สอง ที่ต้องลบทิ้งเมื่อใช้เสร็จเรียบร้อย
ตัวอย่าง ข้อมูลที่ Copy จาก Forms มาใส่เรียบร้อย
ข้อสำคัญคือในช่อง Username ต้องเป็น @ชื่อองค์กรเรา ที่เราผูกชื่อเอาไว้
จากนั้นกด Browse เลือกไฟล์ที่เราใส่ข้อมูลแล้ว และเลือกประเภท License ให้คนทั้งหมดใน List ( แปลว่า ครู กับ นักเรียน ควรแยกทำคนละไฟล์)
และที่สำคัญมากที่สุดเลยคือ อย่าลืม Download excel ที่มีรหัสผ่านชั่วคราว ( เมื่อ Login ครั้งแรก จะบังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่าน)
โดยเราจะได้ Email password ออกมา
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มคอลัมเมล ที่จะรับข้อมูล
ให้เราทำการ Copy Email ที่จะส่งข้อมูลกลับ มาใส่เพิ่มเป็นอีก Column นึง ดังภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 4 สร้าง Teams ( Optional )
ในขั้นตอนนี้ สิ่งที่เราต้องการคือ Link สำหรับเข้าร่วมทีม เพื่อแนบไปกับอีเมล ให้ผู้เข้าร่วมกดเข้าร่วมได้เลยหลังจาก เปลี่ยนรหัสผ่านเรียบร้อย
นอกจากวิธีส่ง Link แล้ว ยังมีวิธีส่งโค้ด อีกด้วย ดูได้ที่นี่
ขั้นตอนที่ 5 ส่งข้อมูลทุกอย่าง ด้วย Mail Merge บน Word
โดยในขั้นตอนแรกหลังจากเปิด Word”ขึ้นมา ให้เราทำการ เชื่อมเข้ากับข้อมูล บน Excel
โดยไปที่ Mailings > Select Recipants > Use an Existing list ก็ให้เลือกExcel ของเรา
จากนั้นให้ร่าง Template ข้อความขึ้นมา และเว้นที่เอาไว้สำหรับใส่ข้อมูล จาก Excel
เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว จะขึ้นเป็นดังรูปด้านล่าง ให้ลองกด Preview เพื่อดูตัวอย่างข้อความ
เมื่อพร้อมส่งแล้ว ให้กด Finish& Merge และ Send email messages ได้เลย
ระบบจะถามว่า ให้ส่งถึงใคร ในช่อง To ก็ให้เลือก คอลัมmี่เราสร้างเพิ่มใน ขั้นที่ 3 มาได้เลย ในที่นี้ผมตั้งชื่อ column ว่า Email to sent
ตั้งชื่อหัวเมลในช่อง Subject line:
เมื่อกดส่งแล้ว เราก็จะรอให้ระบบทำงาน
เราก็จะได้เป็น email ที่ส่งออกจากโปรแกรม Outlook ที่ติดตั้งบนเครื่องของเรา เป็นที่เรียบร้อย
ข้อจำกัด : ส่งได้ไม่เกินวันละ 5,000 คน
