前言
在上一篇《剛看過就忘記了？讓Evernote成為你的第二大腦》中，我介紹了「為什麼要使用數位筆記工具」 以及 「使用數位筆記工具的觀念」，以Evernote當作示範的工具來分享應該如何做數位筆記。
這一篇文章我想要分享第二個重要的數位筆記工具觀念 — 標籤，它除了可以幫助我們快速找到想尋找的筆記之外，更重要的是可以建立一整套「任務情境」提示的系統(下方會有說明)。
由於這個主題有點大，我會拆成上、下兩篇文章來分享。看完這篇文章，你可以了解：
- 為什麼要使用標籤
- 改造「資料夾跟標籤」
- 讓標籤變得更聰明
以下的內容都將以Evernote作示範。
一、為什麼我需要用標籤？
讓我們先想想對「標籤」的印象：
你正在寫一份筆記(文件)，這則筆記同時可以屬於A專案、但跟B專案好像也有關係，甚至連C專案都有點牽扯，既然無法分類到一個固定的資料夾中，那我就用標籤標註這則筆記。
這樣的使用確實是「標籤」這個功能最直觀的用法，但是「標籤」只能拿來做搜尋用嗎，會不會有其他的使用法，可以讓「標籤」發揮更大的效益呢？
例如讓標籤也成為提醒我們做事的一環，也就是「任務情境」提示的系統。
我們一天的生活當中有許多的任務情境，例如早上起床的晨間時間、辦公室的工作時間、下班後在車上的通勤時間…等，想想看這些時間我們都在做些甚麼呢？
如果我們可以利用「標籤」來「半自動化」我們的筆記，讓筆記可以在正確的時間點跑到我們眼前，我們就可以在對的時間，推進重要的任務進度。
這就是標籤系統想要達成的目標。
二、改造我們的「資料夾跟標籤」
讓我們從最基礎的改造開始做起，先來區分「資料夾與標籤」的使用時機。
我們有個習慣，都喜歡將一則筆記歸類到某個資料夾內，當筆記數量少時是個不錯的整理方式，但隨著筆記的數量加大，就會發生一則筆記同時可歸類到不同資料夾中，此時我們應該如何分類？
標籤的存在就是為了要解決資料夾「分類」的問題。
一則筆記若同時跟多項事件相關，我們只要在筆記中標註不同面向的標籤就好。我們省去了筆記應該「固定」放在哪裡的麻煩，專注在這則筆記在哪些層面上可以創造價值。
參考Esor的Evernote設計，我目前只留下規劃未來、紀錄現在、封存過去三個資料夾，其餘的分類全部都用標籤來標註筆記。為了要改變成這樣的架構，我將原分類的資料夾全部清除，將資料依據未來、現在、過去來分類，讓分類輕鬆許多。
三、讓標籤變得更聰明
你有類似以下的經驗嗎？
自己在建立標籤時，往往會想到甚麼就加甚麼，例如一份關於Excel的教學文章，第一次我會給予"Excel"標籤、第二次我反而給"資料處理"的標籤，第三次可能又會給予其他名稱的標籤…
我們似乎都不經意的在增加新標籤。
直到後來在電腦玩物站長-Esor的「Evernote 子彈筆記術」分享課程中，我學習到可以做兩件事情讓標籤變的更聰明、更系統化：
- 標籤必須分階層
- 標籤的前面可以加上特殊符號，例如@ # $ % …
標籤必須要分階層的目的在於管理，我們可以透過母階層的標籤回想旗下可能有哪些標籤分類，例如「生活」的標籤下可能有：
- 食記
- 小說
- 日記
- 展覽
- …
標籤的前面加上特殊符號，就可以Evernote的"自動聯想詞彙"的功能(更聰明)，例如我在「生活」的標籤等加上@，因此這一類的標籤看起來會像是：
@ 生活
@食記
@小說
@日記
@展覽當在Evernote的記事中要增加生活類的標籤時，只要打上@，Evernote就會自動將@相關的標籤全部列出，我們只要選擇就好。以我自己的Evernote標籤系統為例：
整個@的標籤系統如下圖：
小結
你現在已經了解該如何建立一套比較有架構的標籤系統，但可能會好奇說：除了@生活，我還需要建立甚麼種類的標籤呢？這些標籤，又如何達成文章開頭說的-「任務情境」提示的系統？
關於這些問題，我們下一篇《如何建立有效的Evernote標籤系統(下)》再說。
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