Proyecto Espresso
La automatización de los ‘virtual coffees’ en Secuoyas
Como seres sociales que somos necesitamos establecer vínculos con las personas y con los círculos sociales de los que formamos parte. Es un acto que va intrínseco en nuestra naturaleza y nos ayuda a dar forma y sentido a todo lo que hacemos. De esta acción nacen emociones tan importantes como la confianza, el compromiso o el sentimiento de pertenencia. Tres emociones que están muy presentes en la cultura de empresa de Secuoyas y que continuamente buscamos la manera de reforzarlas y mantenerlas en el centro de la rueda.
Así fue cómo, cinco meses atrás, nacieron los ‘virtual coffees’ en Secuoyas, una iniciativa promovida por el Grupo de Trabajo de Cultura cuya finalidad no era otra que la de generar esas conversaciones de pasillo que surgían de manera espontánea en la oficina y que nos ayudaban a estrechar relaciones con nuestros compañeros más allá del ámbito laboral.
¿Cómo? A través de unos cafés virtuales entre 3 personas del equipo random. Se te asigna una sala y unos compañeros aleatorios con los que compartir un ratito del viernes. La idea es que cada semana hables con compañeros con los que no sueles coincidir.
Antes de
Como todo comienzo, hasta que las cosas cogen su ritmo y vas afinado el tiro, primero tienes que pasar por un período de prueba y error. En nuestro caso, el proceso empezó siendo un trabajo muy manual. Para generar los grupos de cada viernes teníamos que ‘pasar lista’ el día anterior y comprobar qué miembros del equipo estaban disponibles esa semana y cuáles se encontraban ‘fuera de la oficina’.
Una vez teníamos el listado filtrado, a través de una de esas apps que generan grupos de manera aleatoria, hacíamos el sorteo de los virtual coffees. Hecho esto, solo nos quedaba un paso más: programar un correo desde nuestra herramienta de emailing para que llegara a primera hora del viernes con las distintas salas e integrantes de cada grupo.
Semana a semana no parecía que fuese una tarea demasiado tediosa, pero si hacíamos la cuenta anual, el tiempo invertido era el suficiente como para plantearnos la automatización de este proceso. Así pues, teniendo en el equipo a un buen número de expertos en tecnología y desarrollo, nos pusimos manos a la obra.
Álvaro Sánchez, Diego M. Béjar y Natán Castro fueron los encargados de hacernos la vida más fácil y desarrollar un proceso que superó con creeces nuestras expectativas.
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El reto: automatizar el envío de emails
A simple vista parecía una tarea fácil. Que a todos nos llegase a nuestra bandeja de entrada un email con la sala y el nombre de las (dos) personas con las que íbamos a tomar café ese viernes. Listo.
¿Pero qué pasaba si alguna de esas personas estaba de vacaciones justo esa semana? ¿O de baja? ¿O era externa a Secuoyas? Eso sin contar que en el equipo tenemos a varias Anas, Claras o Gonzalos, entre otros. Así que aquí vino la primera casuística: necesitábamos que el listado de personas se actualizara semana a semana, teniendo en cuenta el nombre, disponibilidad y departamento de cada miembro del equipo.
¿Solución? Hacer uso de Hubplanner y el calendario de Google.
Hubplanner
Gracias a Hubplanner, nuestra herramienta para gestionar proyectos y personas, conseguimos la información de las personas del equipo que necesitábamos. Aprovechamos la ocasión para hacer limpieza en la herramienta e implementar algunas funcionalidades que, de cara al futuro, nos permitiesen seguir mejorando nuestra aplicación de manera rápida y sencilla, como la posibilidad de tener invitados externos en los cafés sin tener que hacer cambios en Hubplanner.
La API pública de Hubplanner también nos permitió implementar otra funcionalidad que llevábamos tiempo queriendo hacer y nos facilitaba la tarea que teníamos entre manos: actualizar nuestro calendario de Google con las vacaciones del equipo a través de la API de Calendar.
Los nombres también fueron un reto
Como ya os hemos adelantado, tenemos varios compañeros con el mismo nombre de pila: Anas, Claras, Gonzalos, Txemas… Por lo que a la hora de manipular los datos, creamos un algoritmo que nos permitiese:
- Devolver el nombre si no hay más compañeros que se llamen igual.
- En caso de que hubiera nombres repetidos, que devolviera el nombre y la inicial de su primer apellido.
- En caso de que tanto el nombre como la inicial del primer apellido coincidan, el algoritmo devolverá el nombre y apellido de esa persona.
- Haciendo este proyecto nos enteramos del nombre real de algunos compañeros a los que siempre llamamos por su mote. Para mantener su secreto, el algoritmo devuelve el mote en lugar del nombre real.
Google Calendar
Cómo hemos comentado más arriba, a través de Hubplanner teníamos acceso a la información de las vacaciones de cada persona del equipo. Entonces, ¿por qué no actualizarlas automáticamente en nuestro calendario de Secuoyas? Hasta ahora, siempre que un compañero se pedía vacaciones, debía ir al Google Calendar y apuntarlas manualmente para que el resto del equipo supiera que esos días no iba a estar. Eso implicaba tener que hacerlo dos veces: primero solicitándolas en Hubplanner y luego rellenándolas en Calendar.
Así que nos hicimos también con las credenciales de la API de Google Calendar y comenzamos con la implementación. Entre los retos que nos encontramos por el camino, cabe señalar:
- La API de Google es muy concreta a la hora de ver cómo necesita recibir los datos en orden para que todo se ejecute correctamente. Lamentablemente, no era el mismo formato en el cual nos llegaban los datos desde Hubplanner, así que, tuvimos que hacer un trabajo intenso de adaptación. Concretamente, en las fechas y su relación con el standard ISO 8601.
- Cuando estábamos trabajando, nos dimos cuenta de que todos los datos llegaban y se pasaban correctamente, pero aún así, a la hora de imprimirlo en el calendario, no lo hacía como queríamos y esperábamos. Fue entonces cuando descubrimos que Google añadía un día de más a las vacaciones cuando son de día completo, de tal manera que siempre teníamos que restar un día a las fechas que nos llegaban de Hubplanner.
- El último punto fue adaptar todo el código de una manera que permitiera en el futuro añadir funcionalidades nuevas y eventos de cualquier tipo.
Entre línea y línea de código, también hubo espacio para la creatividad. Le dimos un toque divertido a los eventos de Google Calendar incorporando distintos emojis que cambiaban dependiendo de la época del año en la que nos encontráramos: un árbol para Navidad, una sombrilla para el verano o un muñeco de nieve para el invierno, entre otros.
El resultado
Una vez todo terminado, llegó el día de la gran inauguración y, desde entonces, cada viernes a las ocho de la mañana a cada uno de nosotros nos llega un correo automático con las personas con las que tomaremos café ese viernes y un link a la sala de Google Meet.
Además, desde Remote, nuestro escritorio de trabajo remoto, también tenemos acceso directo a los virtual coffees. ¡Qué lujazo! Para esto contamos con la ayuda de Gonzalo Hernández, que fue la persona que dio vida a esta maravilla de herramienta.
Conclusión
Sabemos que las cosas cambian y evolucionan muy rápido (2020 nos lo ha dejado claro) y que, procesos o metodologías que durante un tiempo funcionaron bien, por diferentes motivos, pueden dejar de hacerlo y quedar obsoletos. En este sentido, desde que somos full remote, hemos tenido que revisar algunos de los puntos de nuestra filosofía de trabajo que se habían visto alterados por el cambio.
Pero también sabemos que “nos encanta experimentar y no nos cansamos de aprender”, como bien decía nuestra compañera Laura Morales en uno de sus artículos sobre los grupos de trabajo. Y durante este tiempo, si algo hemos hecho, ha sido aprender, innovar y adaptarnos a nuevos escenarios con el fin de seguir haciendo nuestro trabajo como hasta ahora, pero sin olvidarnos del lado humano.
Los ‘virtual coffees’ nos han dado ese espacio que necesitábamos para socializar. Para mantener el contacto social con el equipo. Ahora, cada viernes empezamos el día con la ilusión de saber con quién tendremos el placer de tomar un cálido café esa mañana.
