Secuoyas Remote: un escritorio de trabajo a medida

Por Luisa Rodríguez Caballero — Content Strategist en Secuoyas

En marzo de 2020 pasamos a ser un equipo 100% remoto. Ya antes de que COVID-19 se declarara pandemia mundial, Secuoyas había tomado la decisión de seguir trabajando codo con codo desde casa todos los días de la semana.

A pesar de ser una organización que ya había instaurado el teletrabajo desde hacía más de una década, pasar a full remote cambió bastante las cosas, entre ellas, la manera de organizarnos a través de la pantalla. Ahora, la mayoría de nuestras herramientas de trabajo estaban en la nube y nuestra comunicación se producía exclusivamente a través de canales digitales.

De modo, que era necesario revisar nuestro entorno de trabajo y mejorar las partes en las que la no presencialidad hacía mella. Clara Iglesias y Gonzalo Hernández, Product Designer y Design Technologist en Secuoyas, fueron las personas encargadas de llevar a cabo esta tarea, pues quiénes mejor que ellos, conocedores en primera persona de las necesidades del equipo y cultura de empresa, para detectar posibles problemas y mejorar nuestra calidad de trabajo.

Juntos abordaron este reto desde una de nuestras “missions”, grupos de trabajo que creamos internamente para explorar, probar y aprender nuevas habilidades o herramientas, con el fin de seguir avanzando de manera continua.

La complementariedad de sus perfiles permitió que la investigación abordase todos los puntos de contacto de la compañía. Y el resultado, nos encanta: un escritorio de trabajo remoto a medida que incluye todo lo que necesitamos en nuestro día a día.

Cómo hemos construido nuestro escritorio remoto

Secuoyas Remote es una aplicación web front creada con React y basada en Magma, un sistema de componentes que también hemos desarrollado internamente.

En nuestra aplicación hacemos un uso intensivo de la API de Google: Calendar para visualizar nuestros eventos, Gmail para listar los últimos correos y People para recuperar los contactos del dominio de la organización en G Suite. Por ello, hemos utilizado la biblioteca cliente de JavaScript para las APIs de Google, la cual nos permite integrar más fácilmente la API en nuestra aplicación y, además, mejorar la seguridad y poder hacer llamadas a la API que necesiten autorización por parte del usuario.

También hemos integrado Sentry, que nos permite encontrar y corregir rápidamente errores y excepciones en tiempo real de nuestra aplicación web en el entorno de producción.

¡Alto! Acceso restringido ✋

Para poder acceder a nuestro escritorio remoto deberemos iniciar sesión con nuestra cuenta de G Suite, en este caso sólo las que estén asociadas a la organización de Secuoyas (no queremos que nadie de fuera vea nuestros eventos privados 😅).

Una vez iniciada la sesión, no será necesario hacerlo en las sucesivas visitas a la web (al menos durante un par de semanas) y tendremos asociados en nuestro escritorio remoto los datos de nuestro perfil, como el nombre, correo y foto.

La home: el punto de partida de nuestra jornada

La página de inicio está dividida en diferentes widgets que nos ofrecen información y accesos a herramientas de forma ágil y sencilla.

En la cabecera disponemos de un widget que muestra información meteorológica según nuestra ubicación. Si hemos permitido el acceso a la ubicación en nuestro navegador, tras geolocalizarnos, nos mostrará datos como la temperatura, sensación térmica o velocidad del viento, recogidos de OpenWeather. Asimismo, según las condiciones meteorológicas, se mostrará un icono que informará de si el día está nublado, llueve o hay tormenta, entre otras.

El widget Salas de vídeo nos ofrece un acceso directo a las herramientas de videoconferencia que usamos en nuestro día a día, tanto Zoom como Google Meet. Además, podremos cambiar la posición de los accesos mediante drag&drop con el objetivo de tener más a mano las tres o cuatro salas que más utilicemos.

En el widget Email tendremos acceso a nuestros últimos correos con información básica: remitente, tema, un fragmento del mensaje, hora de envío y si ha sido leído o no. Igualmente, a la izquierda de cada mensaje, nos muestra la foto de la persona que lo ha enviado. Esta información la recuperamos de la API People de Google, que nos proporciona un listado de los contactos del dominio de la organización en G Suite.

También contamos un widget Calendario con los eventos del día, tanto de nuestro calendario personal como del calendario común, diferenciados por colores. Podremos movernos entre los distintos días de la semana y ver los eventos programados de cada uno. Al pulsar sobre un evento, accederemos al mismo en la página de Google Calendar, por si queremos editarlo o eliminarlo.

Si nos ha llegado una invitación y aún no hemos respondido, confirmando o rechazando nuestra asistencia, la marca de color aparecerá sin relleno (solo bordeada) para indicarnos que está pendiente de contestación por nuestra parte.

Aquellos eventos que tengan asignada una sala de Meet, aparecerán con un icono de una cámara a la derecha, que si pulsamos abrirá una pestaña nueva en la que accederemos directamente a la videoconferencia.

Tanto la información de los emails como del calendario se actualiza periódicamente de forma automática, por lo que no tendremos que recargar la web en ningún momento.

El widget Herramientas usadas recientemente proporciona un acceso directo a las últimas webs a las que hayamos accedido desde la sección Herramientas (que veremos más adelante). Así tendremos siempre a mano esas aplicaciones que utilizamos a diario.

A continuación de esto tenemos un acceso a la última Taxonomy, nuestra newsletter interna, y otro acceso al WeLog, donde repasamos semanalmente todos los proyectos del estudio.

Por último, contamos con un acceso directo al corazón de nuestra cultura de empresa, lugar desde donde canalizamos todas las ideas, sugerencias, críticas, talleres, charlas, y todo lo que consideremos que puede ayudar a seguir nutriéndola.

En Secuoyas somos muy aficionados a escuchar música mientras escribimos líneas de código o diseñamos. Por eso, hemos incluido en nuestro escritorio de trabajo un acceso a nuestra playlist de Spotify. Independientemente de la sección en la que nos encontremos, en la esquina inferior derecha siempre aparecerá un botón para abrir el reproductor de música.

Más allá de la home

Desde la barra de navegación podemos acceder al Calendario, que nos ofrece una vista mensual de todos nuestros eventos.

En la sección Salas de vídeo tenemos los enlaces a espacios para reuniones divididos en los grupos trabajo, café y cocina (para esos momentos de socialización), y clases de inglés.

En la pantalla Herramientas contamos con aquellas utilidades que usamos frecuentemente, organizadas en tres categorías: operativas, comunicación y gestión.

También disponemos de accesos a otras herramientas internas como Atlas, Videoteca y Biblioteca. En nuestro Atlas intentamos que estén documentados todos los clásicos básicos de lo que supone trabajar en Secuoyas: cómo poner nuestro ordenador a punto, horario, vacaciones, contraseñas… En la videoteca y biblioteca de Secuoyas tenemos a nuestra disposición un montón de recursos físicos y digitales para enriquecernos, y cada año, las vamos ampliando.

Por último, contamos con una versión digital de nuestro Buzón de sugerencias. Se trata de un formulario desde el que poder enviar cualquier comentario o tema que queramos tratar en el siguiente WeLog. Para el proceso de envío del formulario nos hemos ayudado de EmailJS, un servicio que nos permite enviar correo desde nuestra aplicación front y, que a su vez, está conectada a un servicio de correo de Emailjet.

Además de lo anterior, en la barra de navegación también contamos con un botón para elegir entre el tema claro o el oscuro, según nuestra preferencia de colores.

Mejoras para la versión 2.0

Pero aquí no termina todo. Ya estamos pensando en las nuevas funcionalidades que llegarán con la siguiente versión de Remote.

Actualmente los datos -tales como el tema seleccionado o la disposición de los accesos a las salas de vídeo- se almacenan en el navegador. En el futuro trasladaremos esa responsabilidad a nuestra propia API desarrollada en Node, o alguna plataforma como Firebase.

Otras mejoras en las que estamos trabajando son el poder configurar el tema (claro u oscuro) en función del tema del sistema, para que vaya siempre en consonancia, o la posibilidad de añadir accesos personalizados a otras herramientas que utilicemos normalmente.

Una experiencia única y personalizada que mejora nuestra Employee Experience

Secuoyas es nuestro proyecto más importante, por eso nos replanteamos constantemente el por qué de las cosas, la forma de hacer mejor nuestro trabajo y cómo evolucionar como equipo.

El conocimiento y la innovación son la base de nuestro proceso, y ambos nos han permitido construir una herramienta de trabajo única y personalizada aprovechando la APIficación y servicios de terceros.

Con Secuoyas Remote hemos mejorado la satisfacción del equipo, y este es uno de los principales objetivos de nuestra filosofía de trabajo.