Gestione del tempo per autoeditori

Programmiamo un mese della nostra attività editoriale

Nell’articolo “Pianificazione per autoeditori” ho parlato in generale di come organizzare il nostro lavoro editoriale sul lungo termine, tenendo conto di tutti i progetti che desideriamo realizzare e stabilendo delle priorità.
Questa volta però voglio scendere un po’ più nello specifico e raccontarvi il metodo che sto utilizzando in questo periodo per distribuire efficacemente il mio lavoro all’interno di un mese (e poi ripetere la procedura, magari con qualche variazione, per quelli successivi). Ragionare per periodi brevi, infatti, permette di suddividere il lavoro in porzioni gestibili, anche dal punto di vista mentale. Per non farsi sopraffare dalla complessità di un intero progetto, possiamo limitarci a pensare a ciò che riusciamo fare in un mese, in una settimana, fino a scendere a livello di singolo giorno.
Vediamo un po’ in che modo.

Premetto che questo sistema di pianificazione si adatta a chi non può o non è interessato a scrivere in maniera intensa, quindi non va bene per chi sta partecipando al NaNoWriMo o in generale vuole scrivere tutti i giorni. Si tratta di un tipo di pianificazione rilassata.

Prima di tutto, dobbiamo stabilire qual è effettivamente il tempo a nostra disposizione.
In un mese, se non consideriamo febbraio, ci sono almeno 30 giorni. All’interno di ognuno di essi, in teoria, possiamo programmare una specifica attività da svolgere in un determinato numero di ore. E qui dobbiamo essere realistici. Se possiamo solo dedicare due o tre ore all’autoeditoria durante una giornata tipo, dobbiamo programmare qualcosa, o una parte di qualcosa, che possa essere svolto in quel tempo.

In teoria, potremmo anche programmare delle piccole porzioni di diverse attività più lunghe, per rendere più vario il lavoro. Per esempio, scrivere per due ore e dedicarci alla promozione per un’altra ora. Ma, al lato pratico, questo spezzettamento danneggia il flusso di lavoro. Quando si passa da un’attività a un’altra, la nostra mente ha bisogno di tempo per riorganizzarsi, e il rischio di ritrovarsi per caso a scorrere i post di un social network, per poi scoprire (con orrore!) che non abbiamo più tempo, è sempre dietro l’angolo.

Con questo tipo di programmazione non è necessario decidere cosa fare ogni singolo giorno del calendario, poiché gli imprevisti possono sempre capitare e, se facciamo un programma troppo preciso, ma poi salta, ci sembrerà di non essere in grado di mantenere la pianificazione a lungo termine già stabilita o anche soltanto di non aver fatto il nostro dovere. Adesso dobbiamo solo stabilire quante cose riusciamo a fare nel tempo a nostra disposizione durante un mese o 30 giorni.

Il passaggio successivo è elencare le cose da fare, includendo non solo quelle relative all’attività editoriale, ma anche altri eventuali impegni che non ci permetteranno di disporre di quel tempo specifico (es. tre ore) tutti i giorni.
Le voglio suddividere in quattro gruppi.

1) Creazione del libro.
Questo gruppo include le attività editoriali che ci portano via più tempo: la scrittura di un libro, la sua revisione, la creazione della copertina, l’impaginazione o la formattazione e così via fino ad arrivare alla pubblicazione. E al suo interno ci metto anche le interazioni con i nostri vari collaboratori (per esempio, editor, grafico, beta reader). Insomma, tutto ciò che riguarda la creazione di un manoscritto, la sua conversione in prodotto editoriale e la sua pubblicazione.
In alcuni casi, nell’ambito di un singolo mese, ne svolgiamo solo una o due al massimo. Per esempio, quando scriviamo, difficilmente riusciamo a fare altro.
A questo gruppo di attività dobbiamo assegnare minimo 10 giorni.

Se stiamo scrivendo la prima stesura di un libro, potremmo volerne utilizzare di più, per non perdere il ritmo di scrittura, e più avanti vedremo dove recuperarli. In generale, comunque, stiamo considerando un periodo in cui non abbiamo scadenze o semplicemente preferiamo non stressarci e allo stesso tempo vogliamo continuare a portare avanti i nostri progetti in maniera equilibrata.

2) Promozione del libro.
Anche qui ci possono essere mille cose diverse da fare: programmare i post sui social network, preparare del materiale promozionale (schede dei libri, flyer, copertine in 3D, ecc.), scrivere degli articoli sul nostro blog, partecipare a una diretta, registrare un podcast, gestire le campagne pubblicitarie e tanto altro.
Bisogna crearne, in modo da tenerlo d’occhio ed evitare di trascurarne qualcuna.
A questo gruppo di attività andrebbe dedicato almeno un giorno alla settimana, quindi diciamo 4 giorni in tutto.

Da questo calcolo sono escluse le attività quotidiane correlate alla promozione, come rispondere ai messaggi o ai commenti dei (potenziali) lettori e mantenere una minima presenza online. Dobbiamo solo stare attenti a non lasciare che queste risucchino tutto il nostro tempo. Cinque minuti qua e là, come pure una mezz’oretta al giorno, vanno bene. Usare un timer (come nel caso della “Tecnica del pomodoro”) può tornare utile per evitare strani incidenti temporali.

3) Riposo.
Dobbiamo anche riposarci o avere del tempo da dedicare a tutt’altro, tipo la nostra famiglia. Sono i giorni in cui non dobbiamo o vogliamo assolutamente fare nulla che riguardi la nostra attività editoriale (per evitare un esaurimento!) e riservare il tempo ad altre priorità.
Nel mio caso si tratta di due giorni alla settimana, quindi almeno 8 giorni in tutto.

4) Varie ed eventuali.
Qui ricade tutto quello che non abbiamo considerato sopra: attività fisica, pulizie in casa, giornata piena in cui non si riescono a ritagliare delle ore libere e qualsiasi altro impegno che sia in grado di portarsi via il tempo che normalmente dedicheremmo all’autoeditoria.
Quante volte può capitare in un mese? Diciamo una volta alla settimana, quindi almeno 4 giorni.

In realtà, io in questo momento sto usando cinque gruppi di attività, non quattro, ma d’altronde, siccome l’autoeditoria è il mio mestiere (sebbene non l’unico), nella mia giornata tipo dedico minimo 6–8 ore alle mie attività lavorative. Quella che ho riportato, infatti, è una suddivisione generica, che può essere cambiata di mese in mese e adattata in base ai propri impegni effettivi.

Ora facciamo un po’ di calcoli.
Sommando 10 giorni per la creazione del libro a 4 per la promozione, 8 di riposo e 4 di varie ed eventuali, ci ritroviamo con un totale di 26 giorni.
Se siamo a febbraio, ce ne restano ancora 2 (negli anni bisestili sono 3), che possiamo definire jolly. Negli altri mesi, invece, ce ne sono ben 4 o 5 in più. Questi giorni jolly possono essere sfruttati quando ci serve più tempo per la prima stesura di un libro o per la promozione, portando il numero di giorni mensili in cui ci dedichiamo all’autoeditoria a un massimo di 19 (per un mese di 31 giorni). Se però ci dovessimo trovare con l’acqua alla gola a causa di altri impegni, possono essere usati senza alcun rimorso anche per “Varie ed eventuali”.

Lo scopo di questo giochino è anche farci rendere conto che in realtà in un mese c’è tanto tempo, dobbiamo solo usarlo bene. Tra l’altro, questo è solo un esempio. Ognuno di noi può crearsi i propri gruppi di attività e stabilire un numero di giorni da dedicare a essi ogni mese. E ciò può cambiare drasticamente nel mese successivo, secondo le necessità.

Ora che abbiamo stabilito quanti giorni dedicare a ogni gruppo di attività, possiamo preparare un foglio di pianificazione in cui riportiamo ognuno di essi e accanto a ogni voce disegniamo tante caselle quanti sono i giorni assegnati.
Alla fine ci ritroviamo, nel mio esempio, 26 caselle bianche, divise per gruppo di attività, e altre 2, 4 o 5 caselle (secondo il mese specifico) di giorni jolly.

La nostra pianificazione è pronta, non ci resta che metterla in pratica.
A partire dall’inizio del mese, volta per volta decidiamo cosa fare in ogni singola giornata.

Il 1° ci mettiamo a scrivere? Okay, una volta finito, tracciamo una crocetta su una delle dieci caselle bianche accanto all’attività “Creazione del libro”.

Il 2 abbiamo un impegno con la nostra famiglia? Benissimo. Mettiamo una crocetta su una delle caselle di “Riposo”.

Il 3 riusciamo di nuovo a scrivere? Crocetta su “Creazione del libro”.

Il 4 ci scappa l’imprevisto? Nessun problema: crocetta su “Varie ed eventuali”.

Il 5, magari, abbiamo voglia di programmare un po’ di post sui social network, che poi verranno pubblicati nelle settimane successive. E allora mettiamo la crocetta su “Promozione del libro”, ricordandoci che la prossima volta che ci giochiamo lo slot della promozione dobbiamo fare qualcosa di diverso, pescando da quell’elenco di attività promozionali che abbiamo preparato. E così via, finché tutte le voci dell’elenco non sono state svolte almeno una volta. A quel punto possiamo tornare, in questo caso, ai post sui social network.

Il 6 ci rimettiamo a scrivere e mettiamo la crocetta su “Creazione del libro”. Oh! Abbiamo già lavorato tre volte su dieci al nostro libro ed è solo il 6 del mese. Ottimo!

Insomma, qualunque cosa decidiamo di fare in uno specifico giorno del mese, dobbiamo tassativamente poter mettere una crocetta su una delle caselle libere.
È chiaro che dobbiamo stare attenti a come usiamo ogni singolo giorno, poiché all’inizio abbiamo molte possibilità, ma con l’andare avanti del mese le nostre scelte si ridurranno sempre di più.

Questo sistema di gestione il tempo, se messo in pratica nella maniera corretta (senza barare!), ci permette di portare avanti più aspetti dei nostri progetti editoriali in parallelo durante ogni singolo mese e intanto proteggere i momenti di riposo e quelli dedicati ad altre attività, senza che sopraggiunga il senso di frustrazione causato dall’impressione di non fare abbastanza. Non solo. Non stabilire date precise per ogni attività ci fa sentire più padroni del nostro tempo e quindi, si spera, un po’ meno stressati.

Avete mai escogitato un trucchetto come questo per gestire il vostro tempo?
Com’è andata?
Se vi va, raccontatemelo in un commento (qui o sui social network).

Come dicevo all’inizio, questo è il metodo che sto usando attualmente. E sta funzionando!
Nei primi tre mesi del 2021 sono stata un disastro. In questo periodo sto traducendo uno dei miei libri in inglese (ciò rientra nel gruppo “Creazione del libro”), ma fino a metà marzo stavo procedendo al rallentatore. Avevo stabilito un numero minimo di mille parole di traduzione al giorno, da ripetere per cinque giorni di fila. Finito di tradurre, mi mettevo a fare altro. Ma mi rendevo conto che certi giorni avrei potuto tradurre di più, sfruttando l’inerzia, mentre non mi concentravo abbastanza su altre attività, perdevo troppo tempo e le facevo male. Altri giorni, invece, riuscivo a svolgere tante attività promozionali diverse, ma, se mi mettevo a tradurre, andavo lentissima. Il rischio era che, se mi fossi affidata alla voglia del giorno, avrei finito per rimanere indietro con la traduzione. Dovevo trovare un modo per disciplinare il mio lavoro su base mensile e allo stesso tempo non impormi troppi paletti. E allora ho preso carta e penna e ne ho escogitato uno.

La disciplina è senza dubbio alla base di qualsiasi lavoro autonomo, incluso quello dell’autoeditore. Si tratta di un argomento ricorrente anche in “Self-publishing lab. Il mestiere dell’autoeditore”. Come pure quello dell’importanza per noi autoeditori di portare avanti in parallelo sia la scrittura che la promozione, persino quando si sta scrivendo il primo libro.

Per sapere quali altri argomenti sono contenuti in “Self-publishing lab. Il mestiere dell’autoeditore” e visualizzarne l’anteprima, date un’occhiata al minisito dedicato al libro: www.anakina.net/selfpublishinglab

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L’edizione ebook è acquistabile in Svizzera tramite l’ereader Tolino.

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