เทคนิคการสื่อสารภายในทีม
การทำงานในแต่ละโปรเจค โดยที่มีหลายๆ ฝ่ายเข้ามาร่วมทำงานกัน สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นได้บ่อยครั้งคือประโยคที่ว่า “ไม่มีใครบอกเรื่องนี้” ซึ่งอาจจะดูเป็นประโยคที่ธรรมดา แต่สามารถชี้ให้เราเห็นได้ว่า ตอนนี้เราน่าจะกำลังประสบปัญหาเรื่องของการสื่อสารภายในทีมหรือในองค์กร
การบริหารจัดการให้ทีมที่เกี่ยวข้องในการทำงานได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วนและมากพอในการดำเนินงาน รวมถึงการลดทอนข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกเพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เป็นงานที่ทีมประสานงานทำหน้าที่เป็นหลัก
วิธีในการจัดการข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการแยกความคิดเห็นกับข้อเสนอแนะออกจากกัน ไปจนถึงการสื่อสารแบบ Fact-Based (วิธีคิดและการทำงานบนพื้นฐานของ “ข้อเท็จจริง”) เป็นสิ่งที่ทีม SUFFIX ตั้งไว้เป็นมาตรฐานเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถยึดตามและดำเนินการได้อย่างครบถ้วน
ในการสื่อสารกันนอกจากจะเลือกใช้คำที่เข้าใจง่ายเพื่อให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจตรงตามที่ต้องการแล้ว สิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารกระชับขึ้นในการคุยงานและประสานงาน เรามีเฟรมเวิร์คดังนี้
- การสื่อสารแบบเฉพาะเจาะจง (Specific) คือ การกำหนดสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารให้ชัดเจน เรียบง่าย เพื่อให้ทีมอื่นๆ สามารถเข้าใจได้ และการทำความเข้าใจในทีม (Empathy) ทั้งหมดก่อนว่าสื่อสารแบบไหนจะเกิดผลลัพธ์ดีที่สุด เช่น บางคนต้องใช้การพูดให้กระชับที่สุด หรือบางคนจะเข้าใจมากขึ้นถ้ามีการยกตัวอย่าง
- สามารถวัดได้ (Measurable) โดยแยกการทำงานออกมาให้ละเอียดพอที่จะวัดผลได้ เช่น ในงานหนึ่งงานมี 10 tasks เมื่อทำงานเสร็จ 10 tasks จึงจะวัดได้ว่างานเสร็จ หรือหากทำงานไปแล้ว 5 tasks จึงจะบอกได้ว่าทำงานเสร็จแล้วครึ่งหนึ่ง
- สำเร็จได้ (Attainable) คือ การประเมินการสื่อสารด้วยความเป็นจริงว่าสิ่งที่ต้องการจะทำสามารถสำเร็จได้จริงหรือไม่ เช่น เวลาในการส่งงาน
- ความเกี่ยวข้อง (Relevant) ประเด็นที่ต้องการจะสื่อสารมีส่วนเกี่ยวข้องต่อผู้รับสารอย่างไร และจะต้องดำเนินการส่วนไหนต่อ วิธีที่เร็วที่สุดคือตัดเรื่องของบุคคลที่ 3 ที่ไม่ได้อยู่ในบทสนทนาออกไป
- มีการระบุเวลาหรือกรอบเวลาที่ชัดเจน (Time-based) เพื่อให้สามารถกำหนดได้ว่าในทุกๆ การสื่อสารจะมีข้อสรุปว่าใครรับผิดชอบส่วนไหนและจะเสร็จงานส่วนที่ตนเองรับผิดชอบเมื่อไหร่ หรือจะส่งต่อไปให้ทีมอื่นๆ ทำงานต่อได้เมื่อไหร่ เพื่อให้การทำงานในโปรเจคเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด
นอกเหนือจากนี้ยังมีเรื่องของเครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tools) เนื่องจาก SUFFIX ทำงานแบบ Remote work เรามีวิธีการจัดการเครื่องมือด้วยการแยกและจัดการส่วนของข้อมูลโดยแยกตามทีม และแบ่งตามโปรเจคที่รับผิดชอบ รวมถึงมีการพูดคุยกันอย่างชัดเจนว่าข้อมูลส่วนไหนต้องคุยหรือสื่อสารในช่องทางไหน เช่น การคุยส่วนตัวคือเรื่องส่วนตัว แต่ถ้าเป็นการอัพเดทโปรเจคให้ใช้ Channel ที่เป็นของโปรเจคนั้นๆ เพื่อให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องรับรู้ร่วมกันทั้งหมด ส่วนในแง่ของทีมที่มีการประชุมออนไลน์ทุกสัปดาห์ เรามีการสรุปเพื่อรวบรวมไปที่ Knowledge base ของ SUFFIX ต่อไป (เราสร้างฐานความรู้สำหรับบริษัทอย่างไร?)
