เราสร้างฐานความรู้สำหรับบริษัทอย่างไร?

คำถามแรกก่อนที่จะสร้างฐานความรู้ (Knowledge Base) คือเราจะสร้างไปเพื่ออะไร?

-บันทึกขั้นตอนและวิธีการทำงานต่างๆ
-บันทึกวิธีการแก้ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นมาแล้ว
-เพิ่มแหล่งที่มาของวิธีการทำงานและวิธีการแก้ปัญหาหลากหลายเพราะข้อมูลทั้งหมดถูกรวบรวมมาจากทุกๆคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง

คำถามต่อมาคือเราสร้างไปเพื่อใคร?

ในกรณีนี้เราสร้างเพื่อใช้งานภายใน SUFFIX ดังนั้นการสร้างฐานความรู้ การบันทึก และการเรียบเรียงข้อมูล

เราจะเลือกแบ่งข้อมูลสำหรับแต่ละทีม และแยกประเภทดังนี้
- การบริหารจัดการ (Operation & Management) สำหรับทีมประสานงาน (Account Executive)
- การออกแบบ (Design) สำหรับทีมออกแบบ (UI/UX Designer, Graphic Designer)
- เทคโนโลยี (Tech Development) สำหรับทีมพัฒนา (Front-end Developer, Back-end Developer, Software Tester)
- การตลาด (Marketing) สำหรับทีมการตลาด (Strategic Planner, Media Planner, Media Optimizer, Content Editor)

โดยในรายละเอียดหัวข้อก็จะประกอบไปด้วยกรอบวิธีคิดต่างๆ (Framework), แหล่งข้อมูล (Resource), กรณีศึกษาต่างๆ (Use-cases) และหลักการทำงาน (Principle)

คำถามที่สามคือ เราสร้างฐานความรู้สำหรับ SUFFIX อย่างไร? ชุดความรู้ ข้อมูล กรณีศึกษาต่างๆ เกิดจากอะไรบ้าง?

การบันทึกข้อมูล
เรื่องของการสื่อสารภายในโดยใช้ตัวอักษร เป็นสิ่งที่ SUFFIX ทำมาตั้งแต่ต้น (ปี 2010) ซึ่งทุกการสื่อสารด้วยตัวอักษรไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารภายในองค์กรผ่านซอฟแวร์ต่างๆ (Communication Tools) เช่น Basecamp, Teamwork, Slack, Asana, Google Chat รวมถึง Email ซึ่งเป็นการสื่อสารกับลูกค้าไปจนถึงทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องตั้งแต่บริษัทซอฟต์แวร์ที่ลูกค้าใช้บริการ หรือ Supplier ในส่วนต่างๆ ของการดำเนินงาน โดยตอนที่เรารวมรวบข้อมูลทั้งหมดค่อนข้างจะใช้เวลาเพราะต้องมีการ Log-in เข้าไปดูข้อมูลจากทุกแพลตฟอร์มที่ SUFFIX เคยใช้งาน และรวบรวม Log ทั้งหมดออกมาแยกตามประเภทและเรียบเรียงใหม่
*ส่วนของข้อมูลในรูปแบบอื่นๆเช่นเสียง รูปภาพ เราจะบันทึกและเรียบเรียงไว้ใน google drive

การเรียบเรียง

- แยกข้อมูลอิงตามทีมงาน (Business Unit)
- กรณีศึกษาต่างๆ (Use-cases) เกิดจากการสื่อสารใน Communication Tools รวมไปถึงการประชุมทุกสัปดาห์ในแต่ละทีม
- กรอบความคิด (Framework) ส่วนนี้จะเกิดจากการศึกษาเกี่ยวกับวิธีคิดแบบต่างๆในการคิดงาน การทำงาน หรือการประสานงาน จะถูกบันทึกไว้เพื่อเป็นทางเลือกหรือการสร้างวิธีคิดที่หลากหลายเมื่อเกิดปัญหาในการทำงาน หรือการประสานงาน
*กรอบความคิดการทำงานต่างๆไม่ว่าจะเป็นเรื่องการออกแบบอย่างเป็นระบบ (Design System) สำหรับทีมออกแบบ หรือการเลือกเทคโนโลยี สำหรับทีมพัฒนาเวป จะอยู่ในส่วนนี้
- หลักการทำงาน (Principle) ส่วนนี้จะเป็นหลักการทำงานซึ่งเกิดขึ้นจากขั้นตอนการทำงาน เช่นการทำงานแบบ Remote ของ SUFFIX และ Use-cases ต่างๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำ

การใช้งานและการเลือกซอฟแวร์ใช้งาน

เราเลือกใช้จะเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถกำหนด Permission ได้ไม่ว่าจะเป็นระบบปิด (Private) ส่วนหรับภายใน หรือระบบเปิด (Public) สำหรับทีมงานใหม่ที่กำลังจะเข้ามาทำงาน แต่อยากศึกษางานก่อนที่จะเริ่มงาน

ส่วนฟังก์ชั่นอื่นๆคือสามารถค้นหาได้ง่าย (Search) และสามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบ (Add/Edit/Remove) ได้ รวมถึงรองรับข้อมูลได้หลายรูปแบบ

ปัจจุบัน SUFFIX ใช้ notion เป็นหลักในการรวบรวมฐานความรู้ของบริษัท

“ความรู้ของคนเราเพิ่มขึ้นเสมอ แต่ในขณะเดียวกันความจำมีจำกัด และความจำเมื่อนานวันเข้า อาจจะเป็นความจำที่ผิดเพี้ยนไปจากความเป็นจริง หรือกระทั่งเกิดอคติ ความรู้และข้อมูลของบริษัทก็เช่นกัน”