Onboarding de design em tempos de pandemia
Simulando uma experiência real, o(a) novo(a) designer finaliza sua integração de forma remota gerando um entregável e conhecendo muito melhor seu usuário
Antes da pandemia, éramos conhecidos internamente por um processo de onboarding intenso, completo e bastante humano. A necessidade de passar por todo esse processo remotamente nos fez rever e reformular nosso calendário de atividades, que agora é mais produtivo e muito mais imersivo em nosso universo.
Processos de onboarding são custosos, tanto para a empresa, quanto para quem está iniciando o novo cargo. De um lado, temos toda expectativa de entregas a serem realizadas, enquanto, do outro, a necessidade de absorver um grande volume de informações.
Nessa nova proposta, o(a) novo(a) designer de produto da Quero Educação tem a oportunidade de viver uma simulação da experiência do dia a dia durante o processo de onboarding.
Dentro de um ambiente controlado, criamos a oportunidade de integração com os times, a vivência prática dos processos e a adaptação mais rápida ao novo desafio.
Entre os resultados positivos (e compartilhados abaixo), temos a otimização do processo e a produção de uma entrega real para o squad em que você vai trabalhar.
Está pensando em trabalhar no nosso time de design de produto? Então dê uma olhada no que espera por você nos primeiros dias de Quero Educação.
Desafios e motivações da mudança
Antes de mais nada, a adaptação e a revisão do processo de onboarding de design de produto foram feitas com os seguintes objetivos: garantir que o novo colaborador, além de conhecer a empresa como um todo, tenha uma imersão nos processos e ferramentas de design e que também consiga otimizar seu aprendizado em cada atividade, reduzindo de forma geral seu “ramp-up”.
E já adianto… Não foi uma tarefa simples!
Tínhamos, no geral, um grande volume de informação que precisava ser transmitida. Processos, design system, diretórios, reviews, critiques, cerimônias de gestão. Some tudo isso ao conhecimento de negócio, produto e ainda a variação de personas presente em cada contexto.
Os nossos principais desafios eram:
- Converter um processo presencial para remoto.
- Otimizar o tempo necessário para adaptação e performance.
- Melhorar a dinâmica e processo de aprendizado de um grande volume de informações.
- Entender a organização e aumentar integração com outros times e departamentos.
Shine bright like a double diamond
Todo o calendário foi pensado no conceito de double diamond, mapeando todas as necessidades para que fosse possível a contribuição para o desenvolvimento de um produto real no onboarding da Quero: descobrimos, definimos, desenvolvemos e entregamos algo relevante para o squad e para a empresa.
Depois de entregue, a solução deve ser acompanhada e ter seu resultado medido. Considerando que o acompanhamento das métricas possui complexidade e tempo variável, optamos por deixar fora do processo de onboarding e ser realizada posteriormente no fluxo padrão da squad.
Nos primeiros dias de descoberta, você passa por um momento de imersão bem intenso no qual tem contato com toda estrutura da empresa, nossa cultura, processos e documentação, além de uma série de 1x1 com todos seus stakeholders, líderes e pares.
Na segunda etapa, a mágica começa a acontecer, pois você passa pelo momento de análise para expandir seu conhecimento sobre o usuário, seus problemas e o produto. Neste caso, o treinamento com o time de CX e o contato com o usuário são essenciais para o processo. Para ajudar, nos próximos dias, exploramos essas oportunidades com o alinhamento com o produto e um entendimento do negócio e mercado.
Por terceiro, é o momento de exploração das hipóteses. É quando começamos a convergir todas as ideias já trabalhadas nos dias anteriores. Por isso, conhecer bem as ferramentas e gerar alguns entregáveis no dia é importante.
É hora da definição, quando, na quarta etapa, trabalhamos com a ideação e começar com o processo de validação das ideias. Neste caso, como estamos trabalhando com problemas pequenos e específicos, o curto espaço de tempo para o onboarding não é um impedimento.
E, assim, partimos para a fase final do nosso double diamond e a entrega do produto acontece, com todo suporte do squad, dos designers e dos stakeholders.
Mais que um cronograma, uma jornada de imersão
Para garantir o sucesso do cronograma, elaboramos um calendário com uma organização diária, no qual descrevemos todas as reuniões, atividades e documentação necessária para a realização de cada etapa. Assim, evitamos que a pessoa por falta de contexto ou até mesmo timidez, tenha problemas cumprir a agenda.
Tendo apoio de diferentes profissionais em diferentes etapas, há o contato direto com a unidade de negócio no qual o squad está inserido. Tudo isso para que haja o conhecimento do modelo de negócio, dos usuários do produto e dos problemas que vamos ajudar a resolver.
O processo pode durar de 15 a 25 dias. Alguns deles, como o de prototipação, têm sua programação estendida para se adequar a complexidade do projeto e ritmo de entrega. Dessa forma desenhamos o calendário da seguinte forma:
Dia 1: Ao lado dos novos colaboradores de todas as áreas, é o dia de onboarding institucional. É a oportunidade de conhecer um pouco da história da Quero Educação, a estrutura da empresa e a cultura.
Dia 2: O processo é o mesmo para todos. Neste dia, atendemos os alunos do Quero Bolsa, o primeiro produto da Quero Educação. Conhecemos de perto quem foram os primeiros usuários de nossos produtos utilizando o OPA (Painel de informações do Guia do Aluno), utilizado pelo nosso time de relacionamento.
Dia 3: Vamos começar a ter contato com design? É dia de alinhamento da cultura específica de design com o head de Design, Álvaro Rosa, e de apresentação do cronograma desse processo de integração. É também o dia em que você vai bater um papo com a Business Partner do time de tecnologia e os líderes de design das tribos.
Dia 4: Este dia é intenso! Vamos conhecer os guias de uso do branding e de escrita da empresa, algumas documentações de design e alinhamento com a Engenharia. Além de conhecer alguns dos representantes dessas áreas, existe um momento de leitura e estudo.
Dia 5: É chegada a hora da integração com a unidade de negócio em que você vai trabalhar. Vamos conhecer os stakeholders, o GPM (Group Product Manager), o PM (Product Manager), o tech lead do squad e o designer da tribo.
Dia 6:
Lembra do dia 2? Agora é hora de ir mais a fundo, conhecer melhor o usuário específico da unidade de negócio, que pode ser um aluno ou alguém da instituição de ensino. Você terá um treinamento ao lado do time de CX (Customer Experience) para entender os processos de atendimento e também o acesso à documentação para conhecer as personas. O objetivo é resolver um exercício com base nas personas e mapear as dores do usuário neste atendimento.
Dia 7: É o momento de explorar algumas oportunidades, fazendo alinhamento e conhecendo o produto, além de uma atividade prática para análise de concorrentes. É neste dia que um entregável é gerado: a matriz de posicionamento.
Dia 8: Vamos definir algumas hipóteses? Para isso, vamos trabalhar usando algumas ferramentas como service blueprint, Hotjar, Amplitude, entre outras. Além disso, os entregáveis do dia são a Matriz CSD e a definição dessas hipóteses.
Dia 9: É o momento de trabalhar com ideação, wireframes e validação, utilizando critique e heatmaps.
Dia 10 em diante: Com todos os passos anteriores cumpridos, podemos trabalhar em uma solução mais sólida. Assim, a partir deste dia, podemos introduzir contextos para otimizar o processo de construção em alto nível. Conhecemos o processo no Abstract e também é o momento em que apresentamos oficialmente o Zilla, nosso design system, aos novos designers. Assim, todos terão as ferramentas certas para executar a prototipação, se preparar para a critique final e passar pelo design review para validação.
E… voilà! Você está pronto para entrar em uma sprint junto de seu squad. Tendo uma visão inicial do usuário e negócio, conhecendo cada pessoa que vai te ajudar a fazer acontecer, além dos processos e ferramentas necessárias. E o melhor: você gerou um entregável e contribuiu para o squad mesmo ainda estando em onboarding.
Benefícios e resultados imediatos
O benefício que mais se sobressalta nesse novo processo de onboarding é, sem dúvida, o fato de que o novo designer recebe todas as ferramentas e suporte para entregar em poucos dias sua contribuição real para o squad. Desta forma, contribuímos para que a pessoa esteja mais preparada e confiante para atacar seu próximo desafio.
Porém, a geração de um entregável não é um benefício por si só. Ela só acontece por conta do itinerário que criamos para sua jornada, na qual cada etapa do processo é pensada de forma estratégica para seu aprendizado.
Por isso, todo o suporte do squad não é visto como um problema durante a integração dele(a) no time, já que, mesmo em onboarding, o(a) designer e seu squad já estão trabalhando juntos.
Assim, em um curto espaço de tempo, o(a) novo(a) designer de produto consegue acelerar a curva de aprendizado, tendo como consequência um nível de independência maior, podendo assumir mais responsabilidades dependendo menos de auxílio ao fim do processo.
Abrindo as portas para uma nova fase profissional
Mesmo com toda a otimização e reformulação do processo de onboarding do(a) novo(a) designer, sim, admitimos que é um momento intenso, no qual várias janelas de conhecimento se abrem para conhecermos toda a complexidade dos produtos da Quero Educação. Mas o importante é que, na fase final, quando o segundo diamante se forma, o(a) profissional estará muito mais mais preparado(a) para abrir as portas e começar sua história por aqui.
A partir daí, toda a interação feita com outras tribos, a guilda de design, seus usuários e companheiros de unidade de negócio acontecerá de maneira fluída no seu dia a dia como designer de produto da Quero.
Agora é só focar na nossa missão, que é encurtar as distâncias da educação, seja qual for o usuário que você vai ajudar — o aluno ou a instituição de ensino.
Gostou de conhecer nosso processo de onboarding? Conheça nossas oportunidades.
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