開啟與關閉討論的三種模式
終於來到工作坊系列文章的最後一篇，主要架構可以參考【Workshop與Meeting的三大不同】這篇，舉辦一個工作坊包含事前準備、開啟討論、探索各式方案(著重引導者技巧，包含設計互動隊形、引導團體對話、紀錄討論資訊)、以及關閉討論。
開啟討論就是發散思考，一個好的開場能刺激團隊多元思考，並且為後續的探索帶來豐富的素材;關閉討論就是收斂思考，一個好的收尾能協助團隊去蕪存菁，並且能為本次議程留下完美的餘韻。換句話說，開啟與關閉如果設計的好，你的議程就成功了一半。根據傑瑞過去的經驗，開啟討論一般有三種模式：提問法、表格法、比喻法，而這三種模式同樣也可以用在關閉討論，分別對應到的手法就是：投票、象限、模擬，每個手法有其優點與限制，往後大家可以嘗試排列組合替不同的議程設計合適的開啟與關閉喔~
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本篇文章重點：
1.工作坊流程的時間分配與執行原則
2.傑瑞之前常用的破冰活動
3.開啟與關閉討論的手法集錦
設計工作坊或會議流程，你可以參考以下原則…
一個工作坊或會議流程通常會經過三個階段，包含開啟討論、探索方案、關閉討論，如果你需要在討論前先建立團隊感情，最前面還可以設計一個破冰活動，那麼怎樣的時間分配才算合適呢?一般傑瑞會建議：破冰(10%)、開啟(20%)、探索(50%)、關閉(20%)，但如果你不需要設計破冰就把該時間比例加回到探索階段。
後面將針對每個階段來介紹應該注意的設計原則以及常見的實務手法。
破冰
活動目的是為了點火，讓一群原本不熟悉的人透過互動開始建立基礎信任，設計破冰活動不是隨便抄一個遊戲這麼簡單，好的破冰活動應該兼顧暖身/聲與暖心兩大目標，以下是一些常見的設計原則：
- 破冰時間通常與課程長度有關，整體上課時間愈長愈需要花時間培養信任
- 事前清楚解說活動規則，最好能親自提供示範
- 盡量讓每個人都開口+動起來(暖身/聲)，讓大家開始習慣高頻互動
- 節奏要快並搭配音樂與計時器，讓大家開始習慣活動限時
- 遊戲的設計同時能夠輔助後面的正式課程(暖心)，例如：幫忙分組、與課程主題相呼應
下方是傑瑞過去常用的幾個破冰遊戲，如果活動主題屬於比較輕鬆，我會透過破冰遊戲順便達成分組目的，但如果討論主題比較需要團隊共創，我會預先分好組再透過破冰遊戲加強小組成員之間的熟悉度。而且在挑選破冰遊戲時我也會盡量找跟活動主題有關聯性的，例如：棉花糖挑戰可以搭配有關團隊合作的主題、兩真一假則可以搭配任何三要素的主題(專案管理的如質/如期/如預算、設計思考的需求性/可行性/存續性)，這樣整體的活動設計將會更有一致性。
開啟
簡單來說，所謂開啟就是把你想要討論的議程(Agenda)拋出來給大家，目的是為了發散思考，想辦法讓大家先提供想法，後續才有機會深入探討。所以常見的發散思考原則不外乎：
- 不要急著批評別人的想法，先有安全的發言環境才會有踴躍的發言
- 點子數量一定要多，專家說過所謂創意不過是把不同的點子做連結而已
- 先把點子寫在便利貼再討論，這樣每個人才有機會表達想法
- 鼓勵大家延續他人的想法，即使是最糟糕的點子也能帶給其他人靈感
至於開啟的方式則有三大類：提問法、表格法、比喻法。提問法最簡單，就是把你想討論的事情一次一條列出來，直接讓大家提供意見，例如：人事時地物、5W1H、Lean coffee等手法都是，其中就屬Lean coffee手法最殺了，它連討論的議程都不用想，就直接問大家"有關這個主題，那我們要討論什麼?"XD。
表格法則是善用網路上已經整理好的理論架構或畫布，讓大家結構式的逐項討論，好處就是可以讓大家一目了然討論主題的所有重點並通盤考量不同子議題彼此之間的牽制性，針對專案的不同階段，網路上常見的素材如下：
比喻法的概念其實與表格法差不多，都是用結構式的框架刺激團隊想法，但是比喻法更多了一層故事情境，操作手法會讓大家先沉浸在特定場景或特定角色中，再讓大家進行議題討論，同樣在專案的不同階段也有一些素材可以參考：
- 專案願景：封面故事願景(想像專案即將被雜誌報導)
- 策略分析：Speed Boat(想像團隊或專案是一艘船)
- 用戶需求：Heart, Hand, Mind(想像自己就是用戶)
- 創意發想：六頂思考帽(想像自己有特定眼光)
- 任務分工：團隊章程圖(想像團隊是一台巴士)
就算是同一個議題，在討論不同層面時也可以自由變換不同的開啟手法喔，假如團隊要討論Team building，可以用提問法的人事時地物來討論前期基本規劃，接著用表格法的奔馳法(SCAMPER)來創意發想不同活動的可能性，最後用比喻法的Speed Boat來釐清專案的資源與風險。
三種開啟方法各有優缺點，提問法雖然最直覺簡單但比較無法讓大家擺脫慣性思維，而比喻法雖然運用故事情境可以引發團隊深入思考但設計複雜度相對較高，有時過猶不及也會引發過度聯想喔~(假設用釣魚的情境來討論人才招募，魚餌就是公司提供的誘因，難免會引導大家只往利誘的方向去思考)。
關閉
所謂關閉就是把你探索討論完的結果排出優先順序，目的是為了收斂思考，幫助團隊做出會議結論並做為下一次開啟討論的基石，一般常見的收斂思考原則包含：
- 事先決定好排序的標準或維度，而且標準最好能夠跟商業目標連動
- 讓各組輪流發表在探索過程中的發現，方便大家歸納總結
- 討論出來的後續行動方案要避免掉球，最好指派後續的follow up
- 散場前可以搭配一些軟性互動，例如活動心得分享或團隊成員感謝，為本次討論留下正面印象
至於為何傑瑞會說關閉與開啟的手法其實是一體兩面呢?這是因為提問法如果用在收斂思考，你就會問"大家最喜歡的方案是哪幾個?"、"請問大家都同意這些結果嗎?"，其實就等於是【投票】排序，一般投票常見的手法包含：五根手指頭(Fist to five)、進階版的同意梯級量表、點點投票的五種變形。
若將表格法應用在收斂思考，你就可以運用一些特定框架來收斂討論，其實就等於是【象限】排序，而一般象限常見的手法包含：效益與成本矩陣、決策因子評估表、強制排名。
最後則是將比喻法應用在收斂思考，你就可以設計一些故事情境來收斂討論，其實就等於是【模擬】排序，傑瑞過去在某些專案嘗試過這類手法，例如：
同樣這三種關閉方法也各有優缺點，【投票】雖然最直覺簡單但是只有考量團隊視角導致相對不客觀，而【模擬】雖然加入用戶觀點來增添排序說服力但執行細節卻相對複雜，以及所找來的用戶是否具備代表性也是需要考慮。
後記：
從2020年開始寫的工作坊系列文章終於在這篇畫下句點了，2020年是新冠肺炎大流行元年，當初本來想用實體課的方式來跟大家一起互動交流，誰知道疫情一拖就是三年，希望這隻病毒也能跟著工作坊系列文章在今年有個完美Ending，畢竟傑瑞都一邊咳嗽一邊死撐著寫文章了，拜託老天爺賞個臉~(居家隔離Day 3，女兒4/18確診)
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