En route vers #teals : de nouveaux processus RH, la séparation
Cette note est la quatrième d’une série visant à partager mes réflexions et travaux associés à notre progression sur le chemin d’une organisation plus agile, rapide et évolutive. Une organisation où chacun peut exprimer pleinement ses talents dans un cadre privilégiant l’entrepreneuriat. La notion #teals renvoie aux travaux de F. Laloux exposés dans son livre “Réinventer les organisations”. J’aborde dans cette note le processus de séparation conduisant à la rupture du contrat de travail au sein de chez talkSpirit, où nous pratiquons Holacracy depuis Sept. 2014
En près de 20 ans d’entreprise, j’ai recruté plus d’une centaine de personnes et ai eu des dizaines de fois à nous séparer d’un collaborateur. L’exercice du licenciement ou de la rupture n’est jamais simple dans une organisation conventionnelle qui ne fait pas de distinction entre ce que je suis à travers ma fonction, l’autorité que je représente dans l’organisation et qui je suis. Dans ce contexte, se séparer d’un collaborateur, représente toujours le risque de voir sa décision interprétée à travers le prisme personnel plus que professionnel. Or, dans la très grande majorité des cas, c’est bien parce qu’il n’y a plus d’alignement entre ce dont a besoin l’organisation et ce que le collaborateur peut offrir que nous sommes amenés à prendre une décision de séparation.
Notre travail sur les processus RH se devait donc de mettre de la clarté sur le mécanismes de séparation et c’est ce que nous avons fait.
Notre processus prévoit ainsi les étapes suivantes pré-requis indispensable au départ d’un collaborateur. Dans un premier temps, le comité RH est saisi pour examiner la demande de séparation d’un collaborateur. Seuls 2 rôles dans l’organisation peuvent engager ce processus : le rôle talents, en charge de l’exécution du processus RH et le rôle Premier Lien (Holacracy), ayant en charge notamment l’assignation des membres dans les rôles du Cercle pour lequel il a été désigné.
La première réunion du Comité RH est donc un espace où sont examinées les raisons pour lesquelles l’organisation devrait se séparer d’un de ses membres. A l’issue de cette réunion, le comité décide par un vote, si la prochaine étape est une nouvelle réunion d’information ou s’il se réunira pour se prononcer sur la séparation en elle même. Dans ce 2ème cas, une nouvelle réunion est organisée au plus tard 30 jours après pour déterminer si l’organisation doit se séparer ou non du collaborateur. La question suivante est posée au comité : Si nous devions recruter aujourd’hui <prénom>, le ferions nous ?.
L’unanimité de « Non » est requise pour donner au rôle Talents un mandat pour engager la suite des opérations dans le respect du cadre légal.
Nous avons activé ce processus à plusieurs reprises lors de notre pivot en 2015 chez talkSpirit. Bien sûr, l’exercice du licenciement est toujours difficile. J’ai pu cependant observer 2 bénéfices de cette démarche (versus ce qui préexistait). Le premier relève de la transparence de la démarche. Nos processus sont publiés, tout le monde sait exactement comment le comité RH procède lorsque le rôle talents annonce le souhait de l’organisation de se séparer d’un collaborateur. La valeur du vote d’un collectif de 5 personnes (sur un effectif de 15 à 20 personnes) sur un processus clair a une valeur très différente de la décision que je pouvais prendre auparavant, .. seul. Et bien que j’ai toujours eu à consulter auparavant avant de prendre une décision, donner et son avis et prendre part à la décision fait une grande différence pour les 4 autres personnes prenant part à ce processus.
Le deuxième bénéfice tient dans l’implication du comité, gardien des valeurs de l’organisation dans la prise de décision. Auparavant, l’annonce d’un départ mettait l’organisation dans une zone de turbulence plus ou moins longue qu’il fallait gérer. A présent, la décision a déjà été intégrée par 5 collaborateurs piliers de l’équipe. Lorsque l’annonce du départ est effectuée, la courbe de deuil est déjà derrière pour le comité pour qui l’annonce constitue l’aboutissement d’un processus et un élément de la construction de nouvelles étapes et opportunités à venir.
