Sin Papel es Mejor

Las comunicaciones oficiales, conocidas como oficios, son una de las formalidades más consolidadas en la interacción entre funcionarios públicos, dado que son escritos en papel, firmados a mano, que dan inicio a peticiones internas y justifican el cumplimiento de los actos administrativos dentro de los gobiernos. Ello hace que la modernización de las comunicaciones oficiales represente un verdadero reto, tanto que aún en estos tiempos que el correo electrónico es una forma común y formal de comunicarse en el sector privado, aún no ha podido ser el sustituto oficial en muchas administraciones públicas.

De acuerdo con el análisis diagnóstico realizado en las dependencias municipales de Veracruz, se identificó que en el 2018 se enviaron de manera interna 44,414 oficios, a los que si se suman al menos un acuse y un anexo equivalen a 133,242 hojas, sin contabilizar anexos de gran magnitud, como expedientes para tribunales o carpetas de contratación y obra pública, y desperdicio de hojas por error en impresión.

Las cifras mencionadas representan un elevado consumo de papel, tinta de impresora, energía eléctrica, uso de personal de mensajería y consumo de gasolina de vehículos oficiales para el traslado. De igual forma, un oficio físico enviado por un servidor público a otro tarda en ser respondido por la misma vía un período aproximado de cinco días hábiles, provocando un impacto desfavorable en la atención y servicios a la ciudadanía. Y no debemos olvidar el espacio requerido para archivar estos documentos.

En este contexto, el ayuntamiento de Veracruz, en su intención de modernizar los procesos de gestión gubernamental, implementó la plataforma Cero papel, utilizando la firma electrónica como una herramienta útil para dar certeza legal a las comunicaciones, y reduciendo el uso de papel y otros consumibles.

Es importante señalar que este proceso vino acompañado de la decisión firme del Presidente Municipal, quien había conocido una experiencia similar y se encontraba convencido de su eficacia. Él convocó a reunión a los servidores públicos para señalar que a partir de diciembre de 2019 dejaba de recibir las comunicaciones oficiales de manera impresa, exhortando a todas las personas a seguir el mismo modelo y posteriormente establecer las bases legales para hacerlo completamente oficial.

Cero papel transforma el paradigma según el cual los actos emitidos por las autoridades municipales sólo tienen validez y autenticidad cuando están impresos, con una firma autógrafa y sello en tinta. Gracias a la firma electrónica avanzada, la cual es una herramienta establecida por la ley, un documento digital puede tener plena validez legal y, por ende, efectos jurídicos y administrativos.

Además, mediante la implementación de esta plataforma se ha creado un espacio único de comunicación que permite trabajar de manera colaborativa entre dependencias, ofreciendo la posibilidad de verificar fecha y hora de envío y de recepción de los oficios, y su estatus para confirmar si han sido atendidos o están retrasados, o han sido rechazados o enviados a otra dependencias.

Para Nohemí Vidal Solano, coordinadora administrativa de la Dirección de Modernización, Innovación y Gobierno Abierto, el efecto ha sido positivo: “Se ha logrado disminuir el tiempo de respuesta de las comunicaciones internas de manera sustantiva de 4 a 1 día, así como el seguimiento a estas; pues la plataforma permite ver el estado del documento. Por otro lado, se ha contribuido en el cuidado del medioambiente y se ahorra en combustible”.

Cero papel consiguió fortalecer las disposiciones normativas de carácter general, como la transparencia, la gestión documental de archivos, la integridad, identificación, autenticidad, accesibilidad y trazabilidad de su emisión para su conservación en el tiempo, sin necesidad de depender del uso excesivo de espacios físicos y las complejidades que estos representan.

Aunado a ello, simplificó los procesos administrativos, reduciendo los tiempos de atención y servicios públicos conforme lo marca la Ley General de Mejora Regulatoria. Y contribuyó con la política pública de sostenibilidad y cuidado al medioambiente.

Cero papel se lanzó en diciembre de 2019 y en 18 meses ha permitido obtener beneficios que contribuyen a lograr una eficiencia en la administración pública municipal; una parte importante de ello se deriva de la adaptabilidad generada a partir de la implementación de la plataforma en una de la rutinas más consolidadas del servicio público, que es la comunicación mediante oficios.

Mediante la construcción de la matriz de indicadores de resultados, hemos obtenido algunos que son evidencia de su eficacia:

Datos al 30 de noviembre de 2021.

Frente a los beneficios conseguidos con Cero papel, nos encontramos además varias lecciones: se logró que los funcionarios municipales hicieran uso de su firma electrónica y de la plataforma como la herramienta principal de comunicaciones internas; descubrimos que hay personas que dudan de la validez de la firma electrónica, esto demuestra que existe una fuerte resistencia al cambio. Algunos funcionarios siguen imprimiendo las comunicaciones internas. El apego a los viejos modelos de comunicación sigue siendo fuerte.

Asimismo, aún quedan desafíos sobre el archivo de los documentos digitales y sobre la adaptabilidad para que la plataforma funcione en todos los dispositivos y en todas las versiones, sin importar el Sistema Operativo, además de la complejidad de cargar, descargar o visualizar archivos de gran tamaño .

Entre los factores que han contribuido a hacer efectiva la experiencia, podemos mencionar la comunicación efectiva y una conciencia sobre el efecto de las herramientas digitales en la preservación del medioambiente. Es importante un cambio de perspectiva que enfatice sobre el uso benéfico de las tecnologías.

En el caso de Cero papel, al dejar de usar hojas, se contribuye a la preservación de bosques, se ahorra consumo de energía eléctrica en la impresión y la gasolina que sería usada para el envío o transporte de documentos. Además, la plataforma empodera a los servidores públicos, ofreciéndoles mayor control sobre los trámites e impactando positivamente en la atención y los servicios a los ciudadanos.

¿Qué aprendimos?

• Que es más rápida y efectiva la comunicación oficial cuando es digital con mecanismos verificables;
• El impulso del cambio debe de estar claro desde el liderazgo, a veces no se debe permitir ser flexible, decide bien.
• Informa y se transparente con los resultados para motivar su uso.

Si quieres conocer más, visita Cero Papel.

¡Gracias por seguir leyendo! El proceso de digitalización e incremento en la eficiencia y transparencia en el Ayuntamiento de Veracruz fue una experiencia retadora y esperamos te sean de inspiración para futuros proyectos. Uno de sus objetivos, de hecho, fue reducir el impacto ambiental de la gestión. Ahora podrás:

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