學生團隊必備三個生產力工具｜好的工具帶你飛、帶你做事更有效率
用對的工具做事情，讓你做事又快又確實，透過雲端協作工具，讓你溝通遠距都不煩惱
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也可以按一下follow 追蹤支持一下哦！大家可以想一想，身為學生團隊召集人的你，是不是常常光處理訊息，就浪費你大量時間呢？在文章開始前，容我先自我介紹一下吧！我是嘉文，在校內擔任過多次社團幹部經驗，了解到團隊在溝通討論上，會遇到的困難。現在身為團隊成員的你，想要好好管理時間跟專案嗎？今天就讓我們用這一篇文章，簡單介紹幾個「學生團隊必備生產力工具」，讓你完整掌握「時間、知識、專案」的管理的能力，打造一個超高效率團隊。
打造輕鬆合作，快樂工作的 JANDI
JANDI 是一個近期蠻火紅的雲端企業通訊軟體，它的出現，就是期待打造一個「上班公事」就認真用 JANDI，「下班私事」就輕鬆用 LINE ；讓你有效率做事，同時也能兼顧很享受放鬆。
面對我們時常使用為「社群通訊」所設計的 LINE 來處理公事，是不是常遇到這幾個問題呢？
- 訊息洗版：所有資訊幾乎都在同一個群組，要回溯時根本找不到。光要搜尋「開會時間」，可能就必須滑過多則訊息、圖片等。
- 檔案消失：在群組中檔案 14 天後即遺失，即便放在 Google Drive，也因為每個人安排邏輯都不同，找起來十分困難，導致資料無法傳承、交接。
JANDI 改善了利用 LINE 或 Facebook 通訊的公私無法分離的情況，相對於一般使用 LINE 來管理通訊的團隊， JANDI 明顯有的功能是可說是可溯及既往訊息、檔案不會隨著時間過期、以及可以更改加入不同團隊中你顯示的名字、職稱這幾個功能。
一、溝通目標明確化：透過議題架構，創造多元溝通空間
大部分的社群通訊軟體都是以「人」為導向進行溝通，所以一不小心就會偏題，上一秒談A專案、下一秒就跑到B專案或是訂便當或看電影？
JANDI 設置議題的架構，是希望每個議題皆有一個明確討論目標，讓資料整理、訊息統整上能達到最優化的整合。而且透過個人化的「資料夾的巢狀結構」，可收整成簡單明瞭的架構討論層次，不會一眼看到所有的群組、私聊，反而不知所措，大幅增加做事效率，降低工作上的訊息焦慮。
透過 JANDI 的資料夾設計，將雜亂的群組，按照部門與專案去區分
（再透過星號凸顯資料夾，可以做為封存動作 — 已完成的專案與討論）二、運用檔案討論：進階搜尋，切入核心要務
需要找檔案時，一直滑滑滑半天？找到檔案結果過期？還是其實一口氣接收了好幾個檔案卻不知道從何討論起？這應該是目前我們常用的幾個通訊軟體常會遇到的問題吧。
使用 JANDI 時，除了可以利用檔案名稱、發布人、所在的議題來尋找檔案，當忘記名稱時，還可以利用進階功能「檔案類別（副檔名）」、「發布時間」的方式來進階搜尋，更快找到檔案。
再來解決另一個痛點，檔案太多不知道從何討論起？在 JANDI 中，不管是電腦檔案、圖片甚至是你串聯的雲端文件，都可以利用檔案串的方式進行主題式的討論，每一筆資料就像是一則記事本，這時候不用怕訊息亂串，隔沒多久還要再去思考。
最後，值得一提的是，JANDI 在檔案的保存是無限期的，他的資料存在世界前三大資料庫 AWS 內，你可以安心的存放資料，而且也不用擔心，資料外流或是資料占空間了。
三、星號標記、公告：任務指派有歸屬、重要訊息不遺漏
是不是有曾經被 @ 提及，但卻找不到是藏在哪裡的經驗，是不是有在很忙，卻不小心點開訊息，但回神已經忘記是哪個狀況？這並不是你個人的問題，而是一般在 LINE 或是 臉書的「@提及功能」僅有加強通知。
在 JANDI 內的通知中心，它不只有獨立一區你所有被 @ 提及的通知（任務指派），或是有用 ★ 標記功用（收藏標註），將可以一鍵查閱所有被他人所提及，以及個人所標記星號的重要訊息哦。
每日好習慣：登入 JANDI時，先看被提及的訊息，再將要處理的事項用星號標記待辦吧！
一個看版，一個更明瞭的生活 Trello
Trello 是第一次聽過嗎？它是一個專案管理工具，你可以想像一下，曾經是否用過便利貼來記事或用挪移不同顏色的便利貼型式（下圖）來開會呢？如果有，你必能將 Trello 運用自如，達到使用、應用、活用的層面。
Trello 可以有很多種呈現方式，可以變成專案式、部門式、混合式、日曆式、清單式。
專案式、部門式、混合式該怎麼操作呢？
你可以依據所適用的團隊，進一步的調整你的列表以及卡片。
日曆式該怎麼操作呢？
當我在使用日曆式的方式時，大多會是用一些「例行性」的事情。
適用項目：健身計畫（每日）、日常養成計畫、新年中長期計畫等等。
清單式該怎麼操作呢？
當我在使用清單式時，會將「類別」分出來，再去編輯細項，透過標籤顏色的區別，迅速地檢視整個列表。
整理資料時，剛好拜讀到這篇鉅細靡遺的 Trello 介紹文，這位作者的寫法比較偏向「個人工作管理」，我認為可以透過此篇來知道 Trello 的使用心流。
比 Excel 更直覺更易上手的資料庫 Airtable
Airtable，最後的壓箱寶，它是一個更直覺、更簡單地資料庫工具。不只文字整合，更包含待辦任務、雲端資料整合等地生產力工具。
Airtable 到底是什麼呢？怎麼感覺上面還是說的霧煞煞？簡而言之它就是一個提供線上共編服務的 Excel，但相對的又比 Google 試算表更直覺的能掌握資料，透過強大的資料庫，不同客製化的檢視方式，讓團隊最快掌握狀況。
在創建前…….你必須先知道 Workspace 跟 Base
而每一個 Base 即有許多 Table（活頁簿），每一個 Table可以同時有很多種不同客製化的視角。
Airtable 的五個視角
1. Grid View －表格預覽（預設資料庫）
這是最基礎的預覽模式，透過表格的方式讓你能夠一眼就看出所有已設定的任務，但這邊我們通常會再加上它的 Filter（篩選功能）或 Group（分群功能）來管理所有任務，這將有機會讓你重新對於資料庫有不一樣的認知。
2. Form－問卷型式
我認為在提及 Airtable 的問卷時，一定會提及到常使用的 Google表單。但這邊個人認為它的操作邏輯正好是相反的，因為表單我們都是從問卷導入到試算表資料庫，而 Airtable 是可以直接操作哪些是必須要被調查，哪些是要由後臺管理員手動填入的。
3. Calender－月曆型式
如果你常常有時間排程需要留意，當在認識 Airtable前，每一次在使用其他專案管理工具時，都得先跳至 Google日曆的頁面嗎？現在 Airtable 直接帶你一站式的完成，而且一鍵同步修改資料。
4. Gallery－卡片型式
這邊比較偏向是可以透過卡片檢視來快速預覽，最常使用的功能應該是將它做為名片紀錄。
5. Kanban－看板型式
有的工具會稱之 Board，它的功能其實就跟我們介紹的 Trello 專案管理工具的檢視型式（類似便利貼模式）一樣利用拖拉來調整資料庫；這邊會建議使用的方式為，依據「類型」、「進度別」等方式來快速讓檔案做分類。
客製化教育訓練，讓你在操作上能無縫接軌
在數位轉型的時代，不管是 JANDI、Trello、Airtable 或是其他雲端生產力工具，其實已經越來越多團隊在使用，但這種「特殊目的」性質的軟體，尤其像是 JANDI 這種通訊軟體在初期使用上一定會遇到一個很大的阻礙－使用者不一定會常常檢視（習慣問題）。所以如果在初期，可能還是需要領導階層的幹部或是組員互相提醒，養成定時打開 JANDI 的習慣。（我想任何工具在轉變、轉型都會遇到這個狀況！！！）
而工具的使用心流、工具最大化使用的要如何去操作呢？我想，這必須透過教育訓練的方式來讓你在最短、最有效的時間去認識工具以及他所能帶來提升效率的功能。在兩次團隊參與中，除了導入外部講師授課，我也嘗試陪伴他們一同創造團隊溝通以及雲端應用的可能與不可能，很開心，我成功了！
給自己，給彼此，一個成長學習的機會吧！
如果你想跟我聊聊更多更有效提升團隊協作的工具，想分享更多很棒的工具，歡迎在下方留言告訴我或 Mail：evan.hsu0910@gmail.com，當我收到時，我將會盡速的與你聯繫哦。
而我猜你可能也想知道，Trello 整合串聯在 JANDI內的功能吧：
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