FeverBee Topluluk Yönetimi Stratejisi 5: Topluluk Aksiyon Planı
Topluluk stratejinizin tüm bileşenleri hazır ve sizin yapmanız gereken tek şey düğmeye basmak ve bu bileşenleri bir aksiyon planına çevirmek; peki bu sırada nelere dikkat etmeliyiz?
Topluluk yönetimi strateji serimizin beşinci yazısından herkese merhaba! Bu seriyi takip ediyorsanız, İngiltere merkezli bir topluluk yönetimi danışmanlığı olan FeverBee’nin topluluk yönetimi stratejisi kaynaklarını sizler için derlediğimizi ve bundan önceki yazılarımızda bu yaklaşımın önceki adımları olan topluluk amaçlarının, topluluk hedeflerinin, topluluk stratejilerinin ve topluluk taktiklerinin belirlenmesi konularını ele aldığımızı hatırlayacaksınız.
Bu bölümleri henüz okumadıysanız, bu yazıyı okumaya devam etmeden önce bir göz atmanızı tavsiye ediyoruz; okuduysanız ve topluluk stratejilerinizin bütün bileşenlerini oluşturduysanız bunları bir aksiyon planına çevirebiliriz demektir.
Topluluk ‘Aksiyon Planı’ Nedir?
Topluluk aksiyon planı, topluluk strateji planının diğer bileşenlerinden yola çıkarak oluşturulmuş olan topluluk taktiklerinin zaman ve kaynak gibi kısıtlar çerçevesinde icrası için oluşturulmuş olan hareket planına verilen addır.
FeverBee, topluluk stratejisinin aksiyon planının amacının ‘taktikleri en etkin bir şekilde icra etmek’ olduğunu söylüyor. Bu doğrultuda, bir projenin adımlarını en iyi şekilde icra etmeye odaklanan proje yönetimi gibi alanlarda tecrübe edinmiş olmak veya bu anlayışı oluşturmak için proje yönetimi eğitimi almak, topluluk yöneticisine önemli bir avantaj sağlayabilir; zira FeverBee iyi bir ‘icracının’ (executor) iyi bir ‘proje planlayıcısı’ olması gerektiğini söylüyor.
Bir topluluk yöneticisi, tıpkı iyi bir proje yöneticisi gibi davranmalı ve herhangi bir sorun oluşmadan önce bu sorunun oluşabileceğini hissederek ve öngörerek önlem almalıdır. Bunu yapabilmek için planlanmış olan her topluluk taktiğinin ne kadar süreceği, hangi kaynaklara ihtiyacı olduğu ve topluluk yönetim ekibi üyelerinin ve paydaşlarının bu taktikleri icra ederken ihtiyaç duyacağı yeteneklere sahip olup olmadığı — ve sahip değilse bu yetenekleri nasıl edinebilecekleri- konularında öngörüye ve bir perspektife sahip olmalıdır.
FeverBee’nin kurucusu Richard Millington, başarılı bir topluluk aksiyon planı için beş önemli adımdan bahsediyor. Gelin bu adımları beraber inceleyelim:
1: ‘Dünya Standartlarında’ İcrayı Tanımla
Richard’ın taktiklerin icra edilmesi ile ilgili olarak bizim kültürümüzdeki ‘büyük düşün’ anlayışına ithafta bulunmasını ilgi çekici bulabilirsiniz. ‘Dünya Standartlarında İcra’ (World-Class Execution), bir taktiği icra ederken bunun olabilecek en iyi ve etkili şekilde yapılması için bir analiz yaklaşımına verilen isimdir.
Bu yaklaşımın faydası, ilgili taktik aksiyona döndüğünde bunun topluluk ve sponsor olan organizasyona olan etkisinin en yüksek seviyede olması için eldeki kaynakların sonuna kadar kullanılması konusunda bir yol haritası göstermesidir.
Bu yaklaşımı Richard’ın verdiği şu örnekle anlatmaya çalışalım: diyelim kararlaştırdığınız bir taktik doğrultusunda toplulukla paylaşacağınız bir paylaşım için bir konuşmacı arıyorsunuz. Çevrenizdeki tanıdıklara mesaj atabilir, arkadaşlarınıza sorabilir ve bu konuşmacı ihtiyacını bir şekilde karşılayabilirsiniz. Ancak, bu taktiğin ‘Dünya çapında’ icrası mıdır? Çevreniz çok geniş değilse ve ilgili konuda dünyanın en iyi konuşmacılarını hali hazırda tanımıyorsanız hayır.
Bu içeriği heyecan verici, konusunun en iyilerinden bir konuşmacı ile yapmayı, bu konuşmacının daha önce kimsenin vermediği, heyecan verici ve farklı bir mesaj ve içerik sunmasını, bu paylaşımı en üst seviyede bir prodüksiyon ile ortaya çıkarmayı ve hedef kitle olarak sadece görece küçük bir grup yerine bu mesajın ulaşabileceği tüm — binlerce, milyonlarca-kişiyi hedefleseydiniz bu taktiğin icrasının seviye ve kalitesi çok daha yükseğe çıkmaz mı?
Richard, eldeki kaynaklar doğrultusunda taktikleri bu şekilde analiz etmeyi ve en az bir taktiğinizin icrasının ‘Dünya çapında’ olmasının doğru olacağını söylüyor. Bu yaklaşımla oluşturulan bir aksiyon planı ile bu seviyede planlanan tek ya da belli taktiklerin yanında diğer tüm taktiklerin icrasının da çok daha etkin olabileceğini söylemek mümkün.
2: Taktikleri Spesifik Görevlere ve Adımlara Çevir
Bu adımda taktikleri görev ve adımlara bölerek taktiklerin topluluk takımınız tarafından icra edilebilecek bir hale gelmesini sağlamalısınız. Öncelikle taktik, görev ve adım kavramlarını bir önceki örnek doğrultusunda kısaca açalım:
Taktik: Stratejinizi elde etmek için alacağınız aksiyon — örnek: uzman veya yetkin bir konuşmacı ile bir paylaşım oluşturmak.
Görev: Bu taktiğin iyi şekilde icra edilmesi için yapılması gerekenler-örnek: heyecan verici bir konuşmacı bulmak.
Adım: Görevlerin tamamlanması için alınması gereken basit aksiyonlar-örnek: kimin uzman bir konuşmacı olarak kabul edilebileceğini belirlemek.
Örneğimizden devam edersek, görevimizi şu üç adıma bölebiliriz:
- Kimin uzman bir konuşmacı olarak kabul edileceğini belirlemek
2. Potansiyel uzmanlar/konuşmacıların bir listesini oluşturmak
3. Bu konuşmacılardan heyecan verici bir paylaşım yapabilecek potansiyelde olanlar ile görüşmeler ayarlamak
Bu kırılımlar tüm taktikler ve görevler için yaptığınızda artık topluluk aksiyon planının taslağını oluşturabilirsiniz demektir. Planı oluştururken bazı adımların birbirleri ile bağlantılı olduğunu göz önüne almanızı hatırlatmak isteriz; örneğin bir konuşmacı bulmadan paylaşımı kurgulayamazsınız. FeverBee, planlama yaparken ilham alabileceğiniz bir topluluk aksiyon planı taslağını sizlerle bu bağlantıdan paylaşıyor.
3: Adımları Takım Üyelerine Ata
Topluluk aksiyon planının başarısını etkileyen en önemli konulardan bir tanesi de yapılması gereken aksiyonların ilgili kaynak, paydaş ve takım üyelerine doğru bir şekilde dağıtılması ve atanmasıdır.
Bir önceki kısımda paylaşılan aksiyon planı taslağını incelediyseniz bu taslaktaki ‘görevin atandığı kişi’ kısmının boş olduğunu fark edeceksiniz. Richard ve FeverBee, burada alışılmışın dışına çıkarak görev atamalarında yapmanız gereken ilk şeyin takım üyeleriyle konuşmak ve yapılması gereken hangi görevleri tercih ettiklerini öğrenerek görev dağılımını bu şekilde yapmak olduğunu söylüyor.
Peki tüm görevlerin kaynak gereksinimlerini nasıl karşılayacağız? Richard burada bir ‘görev ve kaynak listesi’ oluşturmayı ve aynı görevi yapmak isteyen birden fazla kişi olması durumunda bu kişilerin diğerlerinin ‘yedeği’ (backup) olarak konumlandırmayı tavsiye ediyor. Bu kaynak listesinin FeverBee tarafından hazırlanmış bir örneğini burada bulabilirsiniz.
4: Beceri, Bilgi ve Kaynak Açıklarını Kapa
Aksiyonlarınızı listelediniz ve takımınızda ilgili görevleri yapmaya son derece hevesli olan kişileri bu aksiyonlara sorumlu olarak atadınız. Ancak, bu kişiler bu görevleri icra edebilecek beceriye veya bilgiye sahip mi? Ayrıca, bu görevleri icra etmek için gerekli olan kaynaklara erişebiliyorlar mı? Topluluk yöneticisi olarak bu konulardaki eksiklikleri kapatmak sizin sorumluluğunuz.
Richard’a göre beceri (skill), bir görevi yerine getirme yetkinliği, bilgi (knowledge) ise bir görevi anlama ve özümseme sürecine verilen isimdir. Piyano çalmayı örnek olarak verelim: bu enstrümanın nasıl çalınacağı ile ilgili teorileri yıllarca çalışabilir ve enstrüman hakkında yüksek seviyede bilgi edinebilirsiniz, ancak piyanoyu çalabilmek için beceriye ihtiyacınız olacaktır; ancak beceri edinerek piyanoyu gerçekten çalabilirsiniz.
Peki bu açıkları nasıl kapayacağız? Richard, bu üç kavram doğrultusunda şu şekilde hareket etmenizi tavsiye ediyor:
Beceri: Bir beceriyi edinmek için o konuda doğrudan deneyime ve pratik yapmaya ihtiyaç vardır. Bu beceriyi edinebilmek için (1) bu beceriye hali hazırda sahip olan biriyle beraber çalışarak yapılması gerekenin nasıl yapılacağını gözlemlemek, (2) bu beceriyi elde etmek yönünde bir eğitim veya yönlendirme almak ve (3) bu beceriyi pratik yaparak nihayetinde kazanmak gerekmektedir.
Topluluk yönetimi aksiyon planınıza bir göz atın; görevlere atadığınız kişiler gereken becerilere sahip mi? Sahip değillerse onların yukarıdaki döngü doğrultusunda ilgili becerileri kazanması için imkanlar oluşturarak bu becerileri hızla kazanmalarını sağlamalısınız.
Bilgi: Richard, yazılı bir hale getirilerek başka bir kişiye tekil bir platform aracılığıyla transfer edilebilen her şeyin ‘bilgi’ kategorisinde değerlendirilebileceğini söylüyor. ‘Taşeron kuruluşlara nasıl ödeme yapılır?’ ‘Reklam kampanyası nasıl düzenlenir?’ gibi soruların cevapları bilgi kategorisindedir.
Bilgi, özellikle beceriye göre daha hızlı elde edilebilen bir şeyken bir topluluk yöneticisi olarak çözmeniz gereken en büyük problem, bir aksiyonun başarıyla yerine getirilebilmesi için hangi bilginin edinilmesi gerektiğini belirlemek olacaktır. Bu doğrultuda ilgili aksiyonu daha önce tamamlamış olan tecrübeli kişilere ulaşmak veya üzerinde çalıştığınız aksiyon ile ilgili konuşmaların yapıldığı topluluklarla iletişim kurmak gibi taktikleri deneyebilirsiniz.
Kaynak: Son olarak, yapmayı planladığınız aksiyonu olması gerektiği gibi icra edebilmeniz için gerekli kaynaklara erişimi ve bu kaynaklara erişimin aksiyonun icrası boyunca devam etmesini sağlamanız gerekecektir.
Bu adım diğerlerine göre görece basittir, zira kaynaklar ilgili organizasyonun veya sponsorun sağlayacağı izinler, bütçe ve insan kaynakları kısıtları çerçevesinde şekillenirler. Topluluk yöneticisi olarak kendinize sormanız gereken sorular aşağıdaki gibidir:
Sponsor kuruluşunuz, icra etmek istediğiniz aksiyonları destekliyor mu? Süreçlerin içindeki diğer paydaşlara ve tedarikçilere ödeme yapılması konusunda herhangi bir çekince mevcut mu? Bu ödemelerin yapılması ile ilgili tüm bilgiler tüm paydaşlar ile paylaşılmış mı? Yani, kısaca aksiyonların yerine getirilmesi konusunda organizasyonun erişmesi gereken ancak henüz erişimi herhangi bir bilgi mevcut mu?
Tüm bunları yaptıktan sonra bir ‘fark ve eksiklikler listesi’ (list of gaps) oluşturabilir ve böylelikle aksiyonlarınız için gereken tüm beceri, bilgi ve kaynak eksiklerini tek bir yerde görerek bunlar için gerekli olan tedbirleri alabilirsiniz. Bu listenin bir örneğini görmek için FeverBee’nin ilgili topluluk stratejisi paylaşımına bakabilirsiniz.
5: Adımların Ne Zaman Atılacağını Belirle
Topluluk aksiyon planınız neredeyse tamamlandı ve artık belirlenmesi gereken tek şey, aksiyonların hangi zamanda icra edileceğini kararlaştırmak ve bunu takıma bildirmek.
Bir topluluk yöneticisi olarak bu topluluk takım üyelerine bu aksiyonlar ile ilgili adımların zamanlamalarını ve çizelgelerini oluşturmaları konusunda inisiyatif verebilirsiniz. Ancak FeverBee bu konuda yine farklı bir yaklaşım sunuyor ve topluluk yöneticisi olan size bu adımları kararlaştırarak ilgili paydaşların takvimine doğrudan davet yoluyla eklemenizi tavsiye ediyor! Böylelikle aksiyonu icra edecek olan paydaşların topluluk ile ilgili aktivitelerini önceliklendirmelerini ve günlerini mümkün mertebe bu stratejik aktiviteler çevresinde planlamalarını teşvik etmiş oluyorsunuz.
Artık Topluluk Stratejiniz Hazır!
Buraya kadar geldiyseniz topluluk stratejinizin planlama sürecini başarıyla tamamladınız demektir; tebrikler! Bir ortak topluluk amacınız, bu amaç doğrultusunda belirlediğiniz stratejik hedefleriniz, bu hedeflere ulaşmak amacıyla oluşturduğunuz stratejileriniz ve planın en ‘yere basan’ kısmı olan taktikleriniz mevcut.
Bu planın başarılı bir şekilde icra edilmesi için atılması gereken tekil adımları belirlediniz, bu adımlar ile ilgili atamaları yaptınız, bu süreçte gereken beceri, bilgi ve kaynak eksiklerini ve bu eksikleri nasıl kapatacağınızı belirlediniz. Her adımı atacak olan kişileri de belirleyerek adımları bu kişilerin çizelgelerine eklediniz. Plan ile ilgili yapmanız gereken tek bir şey kaldı; o da bu stratejik planın başarıya ulaşıp ulaşmadığını ölçümlemek; bu da başka bir yazı dizimizin konusu olacak.
FeverBee’nin topluluk stratejisi ile ilgili olarak derlediğimiz içeriği bu yazı ile sonlandıran bu diziyi beğendiğinizi umar ve topluluk stratejilerinizi oluştururken size destek olmasını dileriz. Topluluk stratejisi ve topluluklar ile ilgili Türkçe profesyonel içerikler konusundaki ilk kaynak olan Medium kanalımızı ve Türkiye’nin ilk profesyonel topluluk yöneticileri topluluğu olan CMX Connect İstanbul’u sosyal medya kanallarımızdan takip etmeyi unutmayın, ve toplulukla kalın!
CMX Connect İstanbul ekibinden İlker Akansel
🎉 Youtube / Instagram / Linkedin / Twitter/ Etkinlikler
