JANDI 教學：連鎖門市團隊｜分店管理如何使用工作協作軟體？

解決分店溝通、任務指派與檔案搜尋的困擾，我們提供連鎖門市團隊如何使用 工作協作軟體 的範本！JANDI 教學系列讓你超快上手

解決門市溝通、檔案儲存與任務指派的困擾，來看看 JANDI 教學分享吧！

JANDI 教學：連鎖門市團隊、分店管理的模版

JANDI 教學系列經由深入研究「 Vacanza 假期飾品 」、「石研室」、「繭裹子」，以及數個連鎖門市團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大！我們歸納了最關鍵的三個問題：

總公司資訊無法有效傳達給各門市？

有的團隊，在同一個群組討論所有事件。嚴重的洗版問題，使資訊無法準確地傳達給相關門市人員，造成執行結果不一致！

有的會選擇不用社群通訊軟體溝通協作，將資訊分流、公私分明。

任務指派無法及時處理，忘記今天有啥待辦事項？

有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應，或者是大家常常忘記。

有了 JANDI 的提及區塊，一上線就能立即處理自己的任務，搭配待辦清單，便能快速與他人協作！

檔案、訊息回顧困難，晚下班變成常態？

LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質。

JANDI 所有檔案及訊息永久儲存；又可以在忘記檔名的情況下，透過「篩選」的方式，找到所需的資料。

身為連鎖門市團隊的負責人，

或者團隊成員的你，是不是也有這種感覺？

別覺得團隊的效率與狀況已經很好了，其實你們可以更好。

這篇文章讓你發現問題，讓你有方法的去提升團隊效能，成為有效率的連鎖門市典範！深入了解怎麼去使用工作協作通訊軟體，使良好的分店運營為品牌背書。本文最後將提供「連鎖門市溝通協作管理範本」。

你知道嗎？如果你使用過臉書及 LINE，其實 JANDI 上 70% 的功能，你早就會了！

1. 一個指令，十種做法：輸在品牌一致性

要與其他競爭者做出區別，「品牌」很重要。然而，若品牌「缺乏一致性」而無法讓顧客信服，你的品牌行銷其實是無用的。 — Forbes

我們發現，往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。平常社交、朋友聯繫還好；但在工作協作上，在同一個群組討論多項事件，往往會因為洗版或是傳達不夠明確，而造成執行者無法有效的接收資訊，完成任務。對於門市管理而言，更是如此。

若每間門市都有不同的做法，你很有可能會因為品質不一致，而砸壞了自己的招牌。

因此，我們該如何有效地資訊分流、準確將總公司規劃傳達給門市執行？

JANDI 提供了第一項解藥：「議題設計」

一般私人通訊軟體（左圖），大多在同一群組討論多項作業，造成訊息爆炸或以及洗版問題。在 JANDI 中，能將不同門市畫分成不同議題（右圖）。在特定議題僅討論特定事項，使訊息分流，提升門市溝通的效率。（如右圖「北區 — 主管群」只將相關人員加入討論）

以目前坐擁 5 家分店的銀飾品牌 Vacanza 為例。除了內勤團隊，每間門市也會配置一個 JANDI 帳號，開設門市專有議題。如此一來，主管便能準確地將訊息傳達給對應的門市，而門市人員也只會接收和自己相關的訊息，大大減少了溝通過程的雜訊，使指令傳達更明確。

另外，透過「資料夾的雙層結構」又能將相關的議題，收整成簡單架構討論層次。例如，右下圖便將和北區門市相關的議題，放進 同一資料夾，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。

相較一般私人通訊軟體（左圖），會出現群組散亂、公私混雜的問題。在 JANDI 中，不但能利用議題將訊息分流，還能將相關議題收整成同一資料夾，如右圖便可分為北區、中區、總部等資料夾。

簡單小撇步，快速收納相關議題：
直接用滑鼠拖拉議題到另一個議題上，即可完成建立議題資料夾。

2. 任務指派無法及時處理：久了就忘

門市人員平時處理顧客問題，又要完成上級交辦任務。一天下來，可能因為無法及時處理交辦事項，又很難回溯，造成主管必須一再提醒，進度也一拖再拖 …

然而，這並不是他們的問題，而是一般在臉書與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已，根本就是雞肋？

JANDI 提供了第二項解藥：「提及收納區」

藍框：置頂公告，不被其他雜訊洗版；紅框： @提及的整理區塊（只要你被提及的訊息都會整理在這）

除了加強通知之外，JANDI 還特別設有「被提及的訊息」、「被星號的訊息」，讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及，以及個人所標記星號的重要訊息！

任務指派用提及，收藏訊息用星號

星號標示的功能在於，將對自己「重要的訊息或檔案收藏起來」

▲養成工作好習慣
「每日登入 JANDI，先看被提及的訊息，再將要處理的事項用星號標記！」

簡單小撇步，查閱所有被標記的訊息：
1.桌機、網頁版介面：直接點選右下方「@」即可查閱。
2.手機介面：進入介面下方「工作」後選擇「提及」即可查閱。

進階指派，使用待辦清單，完成任務追蹤

提及區所收納的皆是「自己」被指派的訊息，若想知道對方的進度，一起協作時，該怎麼辦呢？

利用 JANDI 中「待辦清單」的功能，即能在指定的議題，指派任務給特定夥伴。另外，還可以設定提醒日及到期日，提醒夥伴在一定時間內完成任務，方便進度的追蹤。

使用待辦清單，可以一覽目前所有待執行項目（包含執行時間、執行人等），方便主管進行任務追蹤。

3. 檔案找不到，交接困難：上班時數越拉越長

收好東西，準備下班，發現今天主管交代的事情，還沒交接給下一位值班人員，於是你開始翻找今日交辦事項的訊息或檔案，而待在公司的時間也無形中越拉越長…

需要的時候檔案找不到，時間一久檔案還會消失

臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天。當你終於滑到時，還出現「檔案期限已過」的訊息！

JANDI 提供了第三項解藥：「檔案搜尋」

當檔案累積一久，可能已經忘了檔名是什麼，這時除了關鍵字搜尋，JANDI 還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。

透過 JANDI 中類似檔案總管之功能，可以設定「上傳到哪個議題」、「上傳者是誰」、「上傳的檔案類型」，快速篩選出需要的檔案。

針對檔案集中討論，討論不再發散

除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題！

如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去！

有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！

部分連鎖門市團隊十分聰明且舉一反三，運用了「檔案集中討論」的功能，
每天上傳一張圖片，讓部員們在這張圖片中做每日回報，就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求！

簡單小撇步，找檔案輕鬆又快速：
不論在桌機或是手機，只需點擊「檔案」，便能利用上方「篩選器」，找到符合條件的檔案。

連鎖門市協作管理範本 ，讓團隊合作再進化

最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下面的「連鎖門市的範本參考團隊」來體驗看看吧！

點擊上方橫幅，體驗連鎖門市參考團隊。

後記：新人又來？不要再叫我做重複的事！

記得嗎？當新人又來時，一般私人通訊軟體會發生什麼事？
- 相同問題，又要再全部說明一次？（畢竟新人看不到前面的討論串）
- 相同檔案，又要再全部重傳 ？（他就是新來的，當然沒有以往的資料）

34 小時，是你平均花費在每位員工的教育訓練時間 —
ATD report

幫助他自主學習，其實也是幫助自己節省時間。

在 JANDI 上設立一個「新人訓練」專屬議題，將所有新進人員需要閱覽的訊息及檔案放入。最後再將新進人員加入，就可以省去重複傳送檔案、訊息的問題！

設立「]新人訓練」專屬議題，只需把新人加入議題，便可快瀏覽上工前必須了解的工作守則與內容。

簡單小撇步，讓畫面乾淨俐落：
如果不想讓訊息因為留言而被洗版，可以設定為「閱覽模式」，即只有「管理者」有權發言。

連鎖門市團隊參考：

台灣億萬銀飾王國 Vacanza，以 JANDI 為雲端辦公室，有效整合數位工具

三個關鍵作法！石研室以創新團隊管理及雲端辦公軟體，突破飽和的餐飲市場

打破階級的平行管理，「繭裹子」用 工作通訊 app 做到沒店長卻能事事掌握的高效率！

點擊圖片：體驗針對亞洲企業設計的通訊協作工具（JANDI）

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Lily，個子嬌小的靠譜女孩，用認真的態度展現出工作的專業。