現代人的知識管理困境
現代人有太多數位工具可以使用，App Store 或 Google Play 上幾乎每週都可以下載到新的生產力工具，於是我們就會陷入以下的循環：
1. 我有筆記、時間管理的問題 ->
2. 看到新的生產力工具 ->
3. 期待下載後可以解決問題 ->
4. 使用一段時間後放棄 ->
5. 回到第1步。我統計自己過去 1 年間使用過的生產力工具 （App/網頁服務）數量，若把目前沒在使用的工具也計算進去，至少超過 20 個…我想自己的個資有大一部分也這樣分散在各公司的資料庫中。
延伸閱讀：《當網站個資外洩時，我們可以採取甚麼行動？》要解決「資訊太多」的問題，我們需要的不是更多的數位工具，別忘記：
每使用一種數位工具，就產生一種資訊進入/保存/輸出 的管道。
我們要做的應該是搞清楚3個問題：
- 現在到底有多少的資訊來源 (input)？
- 自己到底用了多少工具來處理 (tool)？
- 最後輸出資訊的方式到底有幾種 (output)？
要同時解決這些問題，我們需要一個完整的知識系統，幫我們進行「知識管理」、「時間管理」與「任務管理」。
這篇文章分享4個步驟來建立自己的知識系統，分別是：
- 列出自己的資訊來源 （input）
- 列出自己使用的生產力工具
- 列出自己的輸出形式（output）
- 用一張心智圖連結以上內容
一、列出自己的資訊來源 （input）
如果你認真盤點，你會發現每天接觸到的資訊真是多得可怕。
- 學習資源
這 2 年網路上的學習資源突然如雨後春筍一樣的出現，例如線上課程、學習 App、聽書 App、Podcast、部落格教學文章、YoutTube 教學頻道…等。這麼多的學習來源，你有曾經盤點過自己到底學了多少嗎？
- 日常資訊
又或者朋友、家人分享了一則資訊給我們，但這則資訊通常就留在通訊軟體裡面，我們要找的時候卻又不容易找到。
- 工作訊息
甚至在工作中，來自 Email、工作用通訊軟體 (Slack, Line, Teams…)、口頭交辦的資訊，不特別整理一下就會忘記了。
要建立個人的知識管理系統，第一步就是先搞清楚到底多少的資訊來源 (input)。
請注意，這裏不用管資訊來源的種類，把自己想得到的資訊通通列出來就對了。我自己盤點出資訊來源如下：
- 書籍 (實體書/電子書)
- 部落格文章
- 職場工作 (Email/通訊軟體訊息/口頭訊息)
- 聽書 App
- Podcast
- 線上課程
- 電子報
- 生活中的各種任務
列出來後，我們就能對接觸到的資訊更有掌握感，也才能進行第二步 — 列出自己使用的數位生產力工具。
二、列出自己使用的生產力工具
請先不要打開自己的 App 或是電腦，憑印象列出自己想得到的生產力工具(數位/紙本)，我自己想到了：
- Google Slide
- 紙本筆記
- 心智圖工具 (Mindly App/ Coggle)
- Evernote
- 時間管理工具 (Google Calendar/時間塊)
- Airtable
- Trello
這一串的工具，是自己最有印象也最常使用的工具，至於那些你第一印象沒想到的…，我建議可以先記錄名字然後刪除掉 App。還記得前面說的嗎：
每使用一種數位工具，就產生一種資訊進入/保存/輸出 的管道。
我們不應該被這麼多工具奴役，而是使用稱手的工具來集中資訊即可，這個數量大概是 7±2，大概是正常人能記憶的訊息單位量。
延伸閱讀：《神奇的數字：7±2 看介面設計》by Sheng Pan三、 列出自己的輸出形式（output）
如果能有意義地收集資訊，並對資訊進行加工 (腦袋思考)，最後輸出成有利的結果，這樣資訊就轉變成「知識」 ; 但如果資訊無法協助腦袋進行加工處理，輸出成有用的結果，那其實就是「雜訊」。
我們應該盡可能的將資訊轉換成「知識」，並且排除無用的資訊成為「雜訊」。
在這個步驟，我們可以想想有意義的輸出形式有什麼，我目前想得到並且有在做的輸出如下：
- 粉絲團貼文
- 個人貼文
- 部落格
- 學習筆記
- OKR 個人管理表
- 生活/工作追蹤表
- 部落格文章
- 學習資源推薦表
以上僅列出目前我想到的輸出方式，我認為輸出方式能夠愈多愈好，因為每當我們進行一次輸出，相當於我們將「資訊」加工成「知識」，而每一點點知識的增加都能夠加速我們下次的學習速度，並且產生更強大的輸出結果。
知識的產出帶有複利效應，是成 “指數方式”在成長的。
四、用一張心智圖連結以上內容
最後，我們將上方三個步驟想到的點子，用一張心智圖串連在一起。我的心智圖供你參考：
我使用三種顏色來代表 input、生產力工具、output。分別是：
- 橘色：資訊來源 (input)
- 綠色：生產力工具 (tool)
- 藍色：輸出 (output)
所有的資訊(input)先透過生產力工具(tool)進行收集，接著透過大腦思考與轉化，最後輸出成各種有用的結果 (output)。
結語
有許多高效能工作者曾經說過：
人的大腦是用來思考，不是用來記憶東西的。
在數位工具取得相當便利的現在，我們可以用更厲害的生產力工具來幫我們記憶、管理資訊。但小心，在使用這些工具的同時別讓自己陷入 “新工具就是好” 的迷思。
我想邀請正在閱讀文章的你，拿出紙跟筆並按照上面的步驟進行一次盤點，留下你覺得使用的稱手的工具、大膽的刪除你使用不到的。最後你可以得到屬於自己專屬的知識管理系統。
我是朱騏，一個渴求新知、熱愛學習的產品經理。也是一個喜歡研究各種生產力工具、熱愛將專案管理知識應用在魔術學習上的魔術愛好者。如果有任何疑問、想聽的主題，歡迎留言給我 📒你會看到這篇文章是因為我在進行365天寫作挑戰，詳情可參考《365天寫作挑戰第二季，關於寫作的新想法》。如果想給我一點鼓勵，請給我 1–10 個拍手；
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