เรื่องเล่าเท่าที่จำได้จากงาน Creative Talk Conference 2019 ตอนที่ 1 : The Art of People กับคุณรวิศ หาญอุตสาหะ
วันนี้ผมได้มีโอกาสไปร่วมงาน Creative Talk Conference 2019 Trends & Creative Revolution งานที่ได้เชิญ Speaker หลากหลายจากวงการต่างๆ มาพูดคุย อัพเดทเทรนด์ เทคโนโลยี รวมถึงสิ่งต่างๆที่กำลังจะเข้าปฎิวัติวงการต่างๆ
ในงานมีหลาย Session มากๆ และด้วยระยะเวลาที่จำกัด เลยทำให้เข้าได้แค่บาง Session เท่านั้น โดยในบทความนี้ขอเริ่มต้นกับ Session แรกที่ได้เข้าก็คือ The Art of People: How to Manage, Improve, and Communicate to People Around You โดยคุณรวิศ หาญอุตสาหะ CEO บริษัทศรีจันทร์สหโอสถ และเจ้าของเพจ และรายการ Mission to the moon podcast ที่ได้มาแนะนำเทคนิคในการบริหาร ปรับปรุง และสื่อสารกับคนที่อยู่รอบตัวเรากัน ซึ่งเรื่องราวทั้งหมดในบทความนี้ คือสิ่งที่เราถอดความจากเรื่องเล่าของคุณรวิศมา ถ้ามีตรงไหนตกหล่น หรือผิดพลาดไปยังไง แนะนำกันได้นะครับ
การบริหาร (Manage)
ก่อนจะไป Manage ใคร ช่วย Manage ตัวเองให้ได้ก่อน
เพราะคนอื่นจะดูคุณเป็นตัวอย่าง…
นี่คือประโยคที่เรียกเสียงเฮ ให้กับคนทั้งห้อง ส่วนหนึ่งน่าจะเป็นเพราะนี่คือประโยคที่ดูง่าย แต่จริง และก็กระแทกใจพวกเราเหลือเกิน
การบริหาร (Manage) สำหรับในองค์กรแล้ว สิ่งที่เราควรบริหารให้ได้มีอยู่ 3 อย่างประกอบด้วย Time / Talent / Energy ถ้าเราสามารถบริหาร 3 อย่างนี้ได้ เราจะสามารถขับเคลื่อน และพาองค์กรไปในทิศทางใดก็ได้ แต่การที่องค์กรจะบริหารปัจจัยทั้ง 3 อย่างได้นั้น คุณจำเป็นที่จะต้องเริ่มจาก บริหารตัวเองให้ได้ก่อน (self management) ซึ่งส่วนที่สำคัญที่สุด ที่คุณรวิศได้มาแชร์กันในวันนี้ ก็จะเน้นหนักไปที่เรื่องของเวลา
Priority Matrix
ก่อนจะไปถึงเรื่องการจัดการเวลา เรามาเริ่มต้นทำความรู้จักกับ Priority Matrix (Eisenhower Matrix) ที่คิดค้นขึ้นมาโดย ประธานาธิบดีสหรัฐคนที่ 34 Dwight D. Eisenhower โดยเครื่องมือนี้จะช่วยให้เราเข้าใจว่า ในวันๆหนึ่งเราทำกิจกรรมอะไร มากน้อยแค่ไหนกันก่อน
จาก Priority Matrix นี้ จะแบ่งออกเป็น 2 แกนก็คือ แกนของความสำคัญ (Important) และแกนของความเร่งด่วน (Urgent) ซึ่งทำให้เราสามารถแบ่งประเภทของกิจกรรมออกได้เป็น 4 ส่วนประกอบด้วย
ส่วนที่ 1 (Q1) คือกิจกรรมที่มีความสำคัญ และเร่งด่วน (Important and Urgent) เช่น การแก้ไขเอกสารที่ผิดให้ลูกค้า การแก้ไขปัญหา server ล่ม การรักษาอาการป่วยของตนเอง เป็นต้น ซึ่งถ้าใครต้องทำกิจกรรมที่อยุ่ในส่วนนี้เยอะๆ แม้ว่าเขาจะสามารถสร้างคุณค่า (value) ให้กับตนเอง หรือองค์กรได้ (เพราะทำงานที่สำคัญ) แต่มันคงไม่ค่อยดีกับสุขภาพจิตคนนั้นๆเท่าไร เพราะต้องคอยทำงานร้อน หรืองานดับไฟตลอดเวลา
ส่วนที่ 2 (Q2) คือกิจกรรมที่มีความสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน (Important but Not Urgent) เช่น การปรับปรุงกระบวนการทำงาน การพัฒนาคนในทีม การออกกำลังกาย การวางแผนการทำงานรายสัปดาห์ เป็นต้น ซึ่งถ้าเราสามารถบริหารจัดการให้งานส่วนใหญ่ของเราอยู่ภายใต้ส่วนนี้ได้ จะเป็นผลดีกับเรามากๆ เพราะงานหรือกิจกรรมที่เราทำนั้น สามารถสร้างคุณค่าให้ตัวเราเอง หรือองค์กรได้ แต่ไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลามาบีบ และกดดันเหมือนในส่วนที่ 1
ส่วนที่ 3 (Q3) คือกิจกรรมที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Not Important but Urgent) เช่นเช็คอีเมล การประชุมที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าใดๆ ไปดูหนังที่กำลังออกจากโรง เป็นต้น ซึ่งเอาเข้าจริงๆ คนส่วนมากมักจะทำกิจกรรมที่อยู่ในส่วนนี้ค่อนข้างเยอะ และผลที่ได้คือเรารู้สึกว่าตัวเองยุ่งตลอดเวลา แต่กลับไม่สามารถสร้างคุณค่า หรือประโยชน์อะไรให้ตนเอง และองค์กรเท่าที่ควร
ส่วนที่ 4 (Q4) คือกิจกรรมที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (Not Important and Not Urgent) เช่น เล่น facebook นินทาชาวบ้าน ตามข่าวดารา เป็นต้น ซึ่งคนที่มีกิจกรรมนี้ค่อนข้างเยอะ มักจะมีความรู้สึกว่า วันๆหนึ่งผ่านไปเร็วเหลือเกิน
แม้ว่ามนุษย์เราจะไม่ชอบทำงานที่มีความเร่งด่วน แต่ความจริงอย่างหนึ่งที่เลี่ยงไม่ได้ก็คือ ถ้าเราไม่ยอมทำกิจกรรมในส่วนที่ 2 (กิจกรรมที่มีความสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน) ไปก่อน วันใดวันหนึ่ง มันจะกลายเป็นกิจกรรมในส่วนที่ 1 (กิจกรรมที่มีความสำคัญ และเร่งด่วน) และเราต้องเข้าสู่สภาวะไล่ดับไฟ แก้ปัญหาเฉพาะหน้า ภายใต้สภาวะการทำงานที่กดดัน เพราะมีเงื่อนไขของเวลามาบีบไปโดยปริยาย
ถ้าเราลองพิจารณาถึงการใช้ชีวิต และการทำงานของคนที่ประสบความสำเร็จหลายๆท่านแล้ว จะพบว่าคนเหล่านั้น มักมีส่วนที่เหมือนกัน็คือ พวกเขามักเน้นทำกิจกรรมในส่วนที่ 2 มากกว่าส่วนอื่นๆ ซึ่งก็ชวนให้เราตั้งคำถามเหมือนกันว่า เราจะบริหารจัดการเวลา หรือตนเองอย่างไร เพื่อให้มีเวลาไปจัดการทำกิจกรรมในส่วนที่ 2 ได้ละ
Timebox
วิธีการหนึ่งที่เราจะสามารถบริหารเวลา เพื่อนำมาใช้ในการทำกิจกรรมในส่วนที่ 2 (กิจกรรมที่มีความสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน) ตาม Priority Matrix ก็คือการทำ Timeboxing หรือการกำหนดเวลาในการทำอะไรบางอย่างให้ชัดเจน ซึ่งหากเราลองแบ่งประเภทของงาน ที่ทำในแต่ละวัน เราจะสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 กลุ่มหลัก ดังนี้
- Core Responsibility งานหลัก หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก
- Managing People การจัดการลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้า
- Personal Growth คุณอยากจะเรียนรู้อะไรเพิ่ม
- Cries & Fires งานด่วน งานเร่ง งานดับไฟ
- Free Time เวลาว่าง
- Admin งานตอบอีเมล งานที่ไม่สร้างรายได้จริงๆ
และเมื่อลองพลอตออกมาว่า กิจกรรมที่เราทำในแต่ละวัน ใน 1 สัปดาห์ โดยแยกตามประเภทของงาน เราอาจจะพบว่ามีบางประเภทของงานที่ให้เวลามากเกินไป หรือน้อยเกินไป เช่นจากภาพด้านล่าง คือกิจกรรมของคุณรวิศในช่วงแรก เราจะเห็นว่ามีส่วน Managing people ค่อนข้างน้อย แต่งาน admin ค่อนข้างเยอะไปหน่อย
เมื่อรู้แล้วว่า ปัจจุบันเราใช้เวลาอย่างไรบ้าง จากนั้นลองตั้งเป้าหมายว่า แต่ละประเภทของงาน เราต้องการให้เวลามันมากน้อยเท่าไร (time required) ซึ่งอาจจะมีการกำหนดเป้าหมาย และ key activities ให้ชัดเจน คล้ายๆกับการทำ OKR ร่วมด้วยก็ได้
จากนั้นก็คือขั้นตอนการลงมือทำ ซึ่งคุณรวิศแนะนำว่าการทำ Timeboxing ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมืออะไรมากมายเลย ขอแค่มี Calendar กับ Task Management tools ซักตัว อาจจะเป็น trello, asana หรืออะไรก็ตามที่คุณถนัด โดยจะมีการกำหนด task ว่าในสัปดาห์นี้ต้องทำอะไรบ้าง โดยแยกตามประเภทของงานไว้
จากนั้นเอา Task งานที่ต้องทำไปใส่ใน Calendar เพื่อแจ้งเตือนงานที่ต้องทำ และใช้เป็นเครื่องมือในการ Visualize ให้เห็นภาพรวมว่าสัปดาห์นี้เราใช้เวลาไปกับงานประเภทใด มากน้อยเพียงใด
แต่อย่างไรก็ตามเราจะเห็นว่าพอมีช่วงเวลาว่างๆอยู่ ซึ่งเราก็สามารถเพิ่มงาน หรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างสัปดาห์ หรือปรับแก้กรณีที่เกิดเหตุการณ์ Crisis (สีแดง) ตามความเหมาะสม โดยคุณรวิศก็เล่าเพิ่มเติมให้ฟังอีกว่า การทำ Timeboxing นี้จะมีการทำทุกวันอาทิตย์ช่วงเย็น และพยายาม revise เป็นระยะ ระหว่างสัปดาห์ เพื่อให้ได้เวลาที่เหมาะสม กับเป้าหมายของตนมากที่สุด
การปรับปรุง (Improve)
ทุกองค์กรล้วนแล้วแต่ต้องการสิ่งที่เรียกว่า Innovation และ Creativity แต่คำถามที่เราควรจะถามตัวเองก็คือ ตัวคุณ และองค์กรมีสิ่งที่เรียกว่า Innovation Mindset และวิธีการปฎิบัติกับความล้มเหลวอย่างไรบ้าง ซึ่งเราค่อนข้างคุณเคยกับคำว่า Permission to fail แต่ความล้มเหลวก็มีระดับ spectrum ที่ต่างกัน
เราขอยกตัวอย่างที่คุณรวิศเล่าในห้องมาเลย ถ้าเรามองว่าการล้มเหลวคือการเสียเงิน 1 ล้านบาท แต่มีเหตุการณ์ และสาเหตุที่แตกต่างกัน เช่น มีพนักงานสูบบุหรี่ เข้าไปในไลน์ผลิต จนเกิดไฟไหม้เสียเงินหาย 1 ล้านบาท กับพนักงานที่พยายาม ขอทดลองวิธีการใหม่ๆ เพื่อพัฒนากระบวนการทำงานเดิม แต่ไม่ประสบความสำเร็จ ทำให้เสียเงินในการทดสอบนั้น (hypothesis testing) 1 ล้านบาท เช่นกัน
จะเห็นว่าพนักงานทั้ง 2 คนต่างก็ทำให้บริษัทเสียเงิน 1 ล้านบาทเท่ากัน แต่เราควรชื่นชมคนที่ขอทดลองวิธีการใหม่ๆ ถึงแม้ว่าจะไม่สำเร็จ เพราะถ้าคุณลงโทษในทุกอย่างที่ทำให้ล้มเหลว (ในที่นี้คือการเสียเงิน) ก็จะไม่มีทางเกิด Innovation ในองค์กรได้ เพราะคนไม่กล้าลองทำอะไรใหม่ๆ ในทางกลับกันถ้าคุณไม่มีการลงโทษ กับความผิดพลาดบางกลุ่ม เช่น deviance ตัวองค์กรก็อาจเจอปัญหาอีกแบบได้เช่นกัน
การสื่อสาร (Communicate)
การสื่อสาร คือกิจกรรมที่ต้องเกิดขึ้นในการทำงาน และเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญมากๆ โดยคุณรวิศ ได้มาเล่าให้พวกเราฟังว่า การสื่อสารที่ดีควร มี 4 องค์ประกอบดังนี้
- ความโปร่งใส(Transparent) การสื่อสารต้องมีความโปร่งใส ไม่มี Hidden Agenda แฝง ทุกคนเห็นภาพไปในทางเดียวกัน
- ทำให้คนเข้าใจว่างานของพวกเขาสำคัญอย่างไร ซึ่งมีการยกเคสยกเคสหาเงินสนับสนุนจากศิษย์เก่า เพื่อขอสนับสนุนทุนการศึกษาให้แก่เด็กนักเรียนของ Adam Grant ซึ่งคุณรวิศเคยเล่าไว้ในโพสนี้
- ให้ความสำคัญและเห็นคุณค่าของคนที่ทำงานอยู่ (Recognition)
- เชื่อมโยงงานที่ทำอยู่ในวันนี้ให้เห็นกับเป้าหมายใหญ่ให้ได้ หรือตามหา Higher Meaning ถ้าพูดตามความเข้าใจของเรามันก็คือวิธีคิดแบบ Start with Why นั้นแหละ ซึ่งมีการยกตัวอย่างถึงการทำ Evaluation form สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่โพสนี้
นอกจากนี้ยังมีการพูดถึงเครื่องที่ที่ดีที่สุดในการสื่อสารนั้นก็คือการ Feedback เพราะถ้าเราสามารถนำกระบวนการ feedback ให้เข้าไปอยู่ในแก่นขององค์กรได้ นั้นก็จะทำให้องค์กรมีความแข็งแรงมากยิ่งขึ้น ซึ่ง feeback ที่ดีควรจะ
- มีการให้ feedback บ่อยๆ
- มีการระบุผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างชัดเจน (Specific outcome)
- ต้องเป็น two way communication ถ้าพูดฝ่ายเดียว มันคือการเรียกมาด่า
- ต้องมีการเคารพความเป็นมนุษย์ระหว่างกัน
นอกจากนี้การให้ feedback เราก็ควรดูเรื่องช่วงเวลาในการให้ด้วยว่าต้องไม่ช้า ไม่เร็วจนเกินไป และควรให้เมื่อเราอยู่ในสภาวะที่พร้อม ไม่ยุ่ง และไม่มีอารมณ์ขุ่นมัวอยู่
จะเห็นว่าเรื่องราวที่คุณรวิศ ยกมาเล่าให้ฟังมีประโยชน์มากๆ ภายในระยะเวลาประมาณ 45 นาที เราได้รู้ถึงเทคนิคในการบริหาร ปรับปรุง และสื่อสารกับคนรอบตัว ที่รู้สึกว่าเป็นประโยชน์มากๆเลย และยอมรับนะว่าหลายๆเรื่อง เราเคยฟังผ่านรายการ Mission to the moon podcast มาบ้าง แต่ก็นึกภาพตามไม่ค่อยออก โดยเฉพาะเรื่องการทำ Timebox แต่วันนี้ พอได้เห็นตัวอย่างที่คุณรวิศเอา Calendar และ Task Management ของตัวเองมาให้ดู มันเห็นภาพขึ้นมากๆ
สำหรับใครที่อยากดู Slide ที่คุณรวิศใช้ในการนำเสนอวันนี้ สามารถเข้าไปดูได้ที่ Link นี้เลยครับ
นอกจากนี้ถ้ามีตรงส่วนไหนที่อาจจะตกหล่นไป หรือเราเข้าใจผิดไป สามารถเสริม หรือคอมเมนต์ได้เลยนะครับ :)
ปล. สำหรับใครที่สนใจอยากรู้เรื่องราวเกี่ยวกับ session นี้ และ session อื่นๆเพิ่มเติม สามารถเข้าไปติดตามเพิ่มเติมได้ที่ Facebook Group CTC นักจด ที่จะมี Content จากเพื่อนๆมากมาย ที่ร่วมกันจด และแชร์หัวข้อต่างๆอีกด้วย
เรื่องเล่าเท่าที่จำได้จากงาน Creative Talk Conference 2019
ตอนที่ 1 : The Art of People กับคุณรวิศ หาญอุตสาหะ
ตอนที่ 2 : How to Love The Job You Hate
ตอนที่ 3: Podcast is The Next Big Wave?
