Coincé(e) en réunion toute la journée, tous les jours ?
Ce n’est pas une fatalité. Voici comment se débarrasser de votre boulimie de réunions.
Auteure: Alison Randel
Article original en anglais “Stuck in Meetings All Day Every Day?” (22.03.2022)
Lorsque nous demandons à nos clients : “Qu’est-ce qui vous empêche de faire le meilleur travail de votre vie ?”, nous ne recevons qu’une seule réponse, encore et encore : “J’ai trop de réunions.”
On a compris. Votre prochaine réunion approche et vous vous demandez si vous aurez même le temps de finir cet article. Il semble que tout le monde pourrait avoir besoin d’un peu plus de… temps. Plus de temps pour faire son travail (et pas seulement pour parler de son travail). Plus de temps pour penser. Plus de temps pour faire une pause, réfléchir et s’améliorer. Plus de temps sans réunions. Nous ne pouvons pas continuer comme ça, n’est-ce pas?
“Si vous ne définissez pas les priorités de votre vie, quelqu’un d’autre le fera” — Greg McKeown, Essentialisme
Quels sont donc les facteurs qui contribuent à votre surcharge de réunions ? Il peut s’agir de toutes sortes de choses. Nous vous présentons ci-dessous 9 causes communes et ce que vous pouvez faire pour chacune d’entre elles.
1. Les réunions ne débouchent jamais sur des décisions claires ou des actions à réaliser
Lorsque les réunions sont mal structurées ou mal animées, l’équipe n’en retire pas ce dont elle a besoin. Cela conduit — vous l’aurez deviné — à davantage de réunions de suivi et de travaux intermédiaires. Définissez clairement l’objectif d’une réunion, élaborez une structure permettant d’accomplir le travail pendant la réunion elle-même et demandez à un participant de jouer le rôle de facilitateur pour maintenir le groupe sur la bonne trajectoire. Vous organisez une réunion d’équipe hebdomadaire ? Essayez la structure de la réunion d’action. Vous organisez une réunion pour prendre une décision ? Essayez la prise de décision intégrative pour trouver une façon d’avancer qui soit “saine à essayer” (ndtr: “safe to try”).
2. Notre routine de réunion est inexistante
Les meilleures équipes du monde ont une pulsation — un rythme opérationnel bien conçu qui donne vie à la stratégie. Pour commencer, posez-vous les questions suivantes : “Pour que nous puissions coordonner les actions, conduire les opérations, innover et piloter, quels types de réunions nous aideront ? À quelle fréquence ces réunions doivent-elles avoir lieu pour suivre le rythme de ce travail ? Qui doit être présent pour effectuer ce type de travail spécifique ?” Efforcez-vous de mettre en place une “structure minimale viable” et évaluez et améliorez-la en permanence. De plus, un bon rythme élimine la nécessité de la plupart des autres réunions. Lorsqu’un imprévu survient, il suffit de le glisser dans la prochaine réunion déjà prévue au calendrier.
3. Il n’est pas clair de déterminer qui a le pouvoir de prendre des décisions
Les droits de décision sont des accords sur qui est autorisé à prendre certaines décisions — comme, par exemple, qui a le dernier mot sur la technologie utilisée ou la façon dont l’argent est dépensé. Lorsque les droits de décision ne sont pas clairs, les réunions se multiplient pour créer un sentiment de sécurité et couvrir les bases avec toutes les personnes susceptibles d’être concernées par un sujet donné. Cela est particulièrement vrai dans les cultures d’entreprise qui valorisent le consensus. Au lieu d’utiliser les réunions comme un pansement pour pallier à l’ambiguïté, clarifiez les droits de décision afin que chacun sache qui doit être impliqué et à quel moment. Si c’est vous qui invitez (trop) d’autres personnes à prendre une décision, apportez une proposition sur la manière de prendre ces décisions à l’avenir.
4. Les priorités sont floues
Lorsque nous ne savons pas ce qui est important, nous ne savons pas à quoi dire “non” — et cela inclut les réunions auxquelles il faut assister ou refuser. Voici deux manières pour une équipe de gagner en clarté :
- Rédigez une Intention Stratégique en répondant à la question suivante : “Qu’est-il essentiel que nous réalisions au cours des 1 à 3 prochaines années ?” Ensuite, réfléchissez à ce que cela signifie pour les 90 prochains jours et les réunions inscrites à votre agenda.
- Rédigez des déclarations de “Priorités” pour faire des compromis explicites. Si vous disposez d’une déclaration du type “Le service aux clients bien plus que les nouvelles caractéristiques des produits”, il sera plus clair que vous pouvez ignorer le prochain brainstorming sur les fonctionnalités.
Dire non aux autres = vous dire oui à vous-même et au travail essentiel que vous devez accomplir.
5. Nous avons des réunions qui auraient pourraient être des courriels
Lorsque vous vous retrouvez dans une réunion qui consiste principalement en un “rapport” ou un “état d’avancement”, envisagez de proposer un accord de travail pour partager ces mises à jour de manière asynchrone. Autrement dit, envoyez un courriel, un message dans Microsoft Teams ou Slack contenant l’actualisation. Ou peut-être pouvez-vous essayer d’enregistrer une courte vidéo Loom. Moins le temps est consacré aux “états d’avancement”, plus l’équipe dispose d’un temps précieux pour faire ce qui doit être fait avec l’information.
6. Il n’y a pas de temps sécurisé dans votre emploi du temps
Pour accomplir notre travail, nous avons besoin de temps pour réfléchir et agir. Pourtant, la plupart des gens ne prévoient pas de temps pour penser, écrire, lire et créer. Nous planifions des réunions sur nos calendriers pour parler de ce qui doit être fait plutôt que de bloquer du temps pour le faire réellement. Regardez votre calendrier et calculez les heures que vous avez réussi à bloquer dans la semaine. Ces blocs sont-ils suffisamment longs pour que vous puissiez vous concentrer et réfléchir sérieusement ? Ces blocs sont-ils programmés à des moments où vous êtes le plus productif ?
7. Vous endossez trop de rôles
Il est possible que vous occupiez simplement trop de rôles dans trop de projets. Faites le point sur les rôles que vous assumez, les compétences nécessaires pour bien les remplir et le temps requis pour les mener à bien. Ensuite, décidez de ceux que vous pouvez et devez conserver en fonction de vos compétences, de vos intérêts et de leur importance stratégique. Sortez des autres et trouvez des personnes qui ont la capacité et le temps de les énergiser.
8. La peur de passer à côté de quelque chose est trop grande
Dans de nombreuses entreprises, on attend des dirigeants qu’ils sachent tout sur tout. Cela les conduit à assister à un grand nombre de réunions pour obtenir le “contexte”, juste au cas où quelqu’un leur poserait des questions à ce sujet. En vous autorisant à dire “Je ne sais pas”, “Je vais me renseigner” ou “Incluons la personne qui fait ce travail dans cette conversation”, vous serez en mesure de refuser les réunions où vous n’êtes qu’un simple passager.
9. Nous avons encore des réunions dont nous n’avons plus besoin.
Regardez dans un tiroir de cuisine et vous vous rappellerez que les humains sont très doués pour accumuler des choses — et très mauvais pour enlever celles dont ils n’ont plus besoin. Les réunions récurrentes qui étaient autrefois utiles mais qui ne sont plus adaptées sont la pire des dettes organisationnelles. La prochaine fois que vous êtes invité à l’une d’entre elles, proposez que la réunion soit reconsidérée, annulée, ou simplement que vous cessiez d’y aller.
🥾 Conseil bonus : il n’existe pas de règle disant que les réunions doivent se tenir uniquement en position assise. Essayez plutôt d’intégrer au moins un weeting — ou “réunion en marchant” — par jour. Même (et surtout) s’il s’agit d’une réunion virtuelle : enfilez des chaussures, mettez des écouteurs et prenez l’appel en profitant de l’environnement. Les recherches montrent que l’augmentation de la circulation sanguine dans le cerveau peut favoriser la concentration et la créativité.
“La clé n’est pas de prendre le temps, mais de l’investir.” — Steven R. Covey.
Même si ce n’est pas visible sur un bilan, on ne saurait trop insister sur les dépenses croissantes liées à une routine désordonnée ou inexistante de réunion. Sans structure ou conception consciente, les réunions non contrôlées peuvent finir par coûter cher en ressources financières et humaines — et, pire encore, empêcher les organisations d’utiliser les compétences et l’intelligence collectives de leurs employés. Mais lorsqu’elles sont bien menées, les réunions conduisent à une plus grande adaptabilité, réactivité et au bien-être.
La prochaine fois que vous vous rendrez à une réunion qui vous laissera plus de questions que de réponses, envisagez de la refuser ou de proposer un petit changement pour l’améliorer.
Cet article a été co-rédigé avec Jurriaan Kamer et édité par Zoe Donaldson.
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