Nabijheid of “presence” ervaren

Effectief Thuiswerken Deel 4

Als je alles hebt gelezen wat ik tot nu toe heb geschreven over thuiswerken, dan heb je misschien gemerkt dat ik hard mijn best heb gedaan om één onderwerp te vermijden: ik heb het niet of nauwelijks gehad over de samenwerking met anderen. Dat is natuurlijk niet helemaal eerlijk, want de meesten van ons werken niet in isolatie. Je bent afhankelijk van anderen, en anderen zijn afhankelijk van jou.

De uitdaging

Als je niet langer op dezelfde lokatie werkt, dan worden een aantal dingen plotseling ingewikkeld. In het algemeen wordt het een stukje ingewikkelder om zaken te delen met anderen. Je kunt niet meer samen voor een whiteboard staan. Je kunt niet meer bij iemand langslopen. Het wordt lastiger om te weten waar je collega’s mee bezig zijn, of waar ze tegenaan lopen.

Als je niet thuis werkt, dan is het simpel om te weten of iemand “er is”:

• Je kunt iemand zien zitten
• Je kunt naar iemand toelopen
• Je weet wanneer je kunt verwachten wanneer iemand binnen is
• Je ziet dat iemand aan het bellen is met iemand anders
• Je ziet dat de deur van een kantoor gesloten is, dus je weet dat iemand niet beschikbaar is.

A fool with a tool is still a fool

Er is natuurlijk een wildgroei aan tools die het eenvoudiger maken om als remote team met elkaar te communiceren. Tools zoals Slack, Microsoft Teams en FlowDock. Maar over het algemeen geven dit soort oplossingen niet hetzelfde gevoel van gedeelde aanwezigheid als daadwerkelijk fysiek met elkaar in dezelfde ruimte zijn. Je hoort niet iemand zuchten als iets lastig is. Je hoort niet iemands enthousiasme als iets lukt. Er heerst een serene stilte, als in een bibliotheek van een klooster.

Er zijn andere oplossingen die harder hun best doen om dat gevoel van nabijheid te simuleren. Sococo is zo’n oplossing: het simuleert een fysieke office omgeving, met verschillende ruimtes. Wanneer je avatar één van deze ruimtes betreedt, dan hoort iedereen in die bewuste ruimte alles wat jij zegt, en andersom. Je zou de dag dus virtueel met elkaar in dezelfde ruimte kunnen doorbrengen.

De ontwikkelaars van Second Life werkten op een vergelijkbare manier. Er was een virtueel kantoor, met aan de wand afbeeldingen van de zaken waaraan werd gewerkt. Wanneer er iets te bespreken viel, dan zaten de avatars van de ontwikkelaars gezellig gezamenlijk op de bank in hun virtuele kantoor, en spraken met elkaar via “nearby voice chat”.

Een jaar of acht geleden probeerde een startup een idee uit waarbij je je video verbinding tijdens de dag open bleef. Handig, want je kon zien of je collega’s op hun plek zaten. Maar ook onhandig, want je bent je er niet altijd van bewust dat je zichtbaar bent. In een poging om het iets minder gênant te maken, werd je video verbinding ontdaan van kleur en vertraagd naar een lager aantal frames per seconde wanneer je niet actief met iemand in gesprek was. Voor zover ik weet is dat product inmiddels ter ziele.

De echte oplossing

Kortom, er is een wereld van pogingen om het gevoel van nabijheid sterker te maken, om daarmee de beperkingen van het werken op afstand weg te nemen. Maar om heel eerlijk te zijn, werken ze geen van allen briljant. De echte oplossing is niet een tool. De echte oplossing is etiquette.

Mijn advies:

• Maak gebruik van de middelen die je al hebt. Alle pogingen om via exotische software het gevoel van nabijheid te versterken zijn leuk als gimmick, maar helpen in de praktijk weinig. Het kan leuk zijn om het te proberen, maar verwacht er geen wonderen van.
• Zoals ik al eerder zei: meld je als je er bent, zeg het als je vertrekt en wanneer je weer “terug” verwacht te zijn.
• Vertel wat je aan het doen bent. In een fysieke omgeving zien je collega’s wat je aan het doen bent. Als je op afstand werkt, zien ze dat niet. Vertel het gewoon.
• Als je werkt volgens Scrum, dan zou je het kunnen beperken tot de standup: het moment van de dag dat je aan elkaar vertelt wat je gedaan hebt, en wat je verwacht te zullen gaan doen. Ik zou het daar niet bij laten. Vertel wat je aan het doen bent, op het moment zelf.
• Hetzelfde geld voor tools die de standup “formaliseren”, zoals Jell. Het kan een handige manier zijn om je eigen taken af te vinken, en het is aardig dat je terug kunt in de tijd, maar daarmee functioneert het meer als een middel om je eigen geheugen te sparen. Ook belangrijk, maar te formeel om daarmee iets van nabijheid van anderen te ervaren.
• Schuw niet om te klagen over de dingen waar je tegenaan loopt, of om te vieren dat iets is gelukt. Of als je je teen hebt gestoten.
• Zet altijd je camera aan wanneer je met iemand belt. Altijd. Geen uitzondering. Meer in het algemeen, gebruik altijd het meest rijke communicatiemiddel dat je kunt bedenken.
• Als je iemand wilt bellen, via je communicatie platform (Slack) of via de telefoon, bel dan gewoon. Vraag niet of je kunt bellen. Probeer je de situatie voor te stellen als een open kantoor tuin, en dat degene die je wilt spreken naast je zit. Als iemand niet beschikbaar is, dan kan ze er gewoon voor kiezen om niet op te nemen. Maar maak de afstand tot elkaar zo kort mogelijk.

Koffiepraat

Als er iets is wat ik het allerallerallermeeste mis van het niet fysiek in één ruimte zijn, dan zijn het de toevallige ontmoetingen bij de koffiemachine. Tot nu toe heb ik het vooral gehad over werkgerelateerde communicatie. Er zit dan altijd een intentie achter die gaat over je werk. Maar een gesprek bij een koffiemachine of in de kantine is geen vergadering. Het kan over werk gaan, maar het kan ook over je vakantie gaan. En dat soort gesprekken start je minder gemakkelijk online. Je weet niet of iemand zit te wachten op een random gesprek.

Zonder dat soort “casual conversation” wordt de communicatie wel heel erg één-dimensionaal. En het helpt niet om nabijheid te ervaren. Hoe zou je het ook kunnen doen?

• Start een #random kanaal.
• Maak kanalen aan voor gezamenlijke interesses. In mijn vorige project was er een kanaal voor het delen van foto’s, een kanaal voor de boeken die we lazen, een kanaal voor de films waar we enthousiast over waren, een kanaal over maaltijden die we kookten. Gebruik je fantasie.
• Overweeg om eens per week een icebreaker vraag te stellen. “Wat zou je in je leven nog een keer willen leren?”, “Welke celebrities heb je ooit in je leven ontmoet?”, “Welke familietradities stel je op prijs?”, etc. Het klinkt geforceerd, maar in de realiteit is het super geestig, het brengt het leven van je collega’s “dichterbij”. In mijn geval werkte ik in teams met mensen die ik fysiek nooit heb ontmoet. De wekelijkse icebreaker op donderdag zorgde er voor dat we ons meer onderdeel voelden van elkaars leven.
• Laat je collega’s een keer je werkplek zien, of laat zien wat er om je heen gebeurt. Het brengt je collega’s dichterbij. Toen de orkaan Sandy New York bereikte en mijn collega’s, lieten mijn collega’s zien hoe het spookte en hoe de kraan op het gebouw naast hen naar beneden was gekomen. Het brengt je letterlijk dichter bij elkaar.

Level up

Vorig jaar werkte ik een tijdje op het hoofdkantoor bij Jumbo. Als de klad er een beetje inzat, dan werkte een potje Nerf-gevechten altijd prima om je energie weer terug te vinden.

Het is een goed idee om soms minder serieus te zijn. We hebben het in deze periode nodig. Maar je leert mensen ook weer op een nieuwe manier kennen. Misschien niet altijd van hun beste kant, maar het versterkt wel het gevoel van nabijheid.

Dit is misschien de rubriek van ideeën die vooral leuk waren als je er bij was, dus ik hou het kort:

• Bij CarbManager vierden we een Christmas party online, inclusief een secret santa. Je zorgde ervoor dat de kado’s ruim van te voren werden bezorgd door Amazon, en live werden uitgepakt. Er was een pub quiz. Er werden live cocktails gemixt. Meliger kon het niet worden, maar het was oneindig veel leuker dan je zou verwachten.

• Niks is heilzamer voor een saaie online bespreking dan de effecten die ooit beschikbaar waren in Google Hangouts. Stemvervormers zoals Voice Candy doen het ook goed.
• Green screens zijn onmisbaar

Wat helpt jou om nabijheid van je collega’s te ervaren?

Dit is deel vier in een serie. Misschien ben je ook geïnteresseerd in de eerste drie episodes:

• Deel 1: In beweging komen (over het overwinnen van de moeite om op gang te komen)
• Deel 2: In beweging blijven (over het vasthouden van je concentratie)
• Deel 3: Uitklokken (over de uitdagingen van het beëindigen van je werkdag)