Bir Öğrenci Topluluğu Oluşturmak:
9 — Bir Öğrenci Topluluğu Yapılanması: Bir Örnek
Şimdiye kadar ucundan kenarından bahsetmiş olduğum kulübümün yapılanmasını fikir olması açısından seninle paylaşmak isterim. Aşağıda bahsediyor olduğum bir sinema kulübü yapılanmasıdır. İnsanlara kültür sanat doygunluğunun yanı sıra öğrencilik hayatlarına değer katacakları bir kulüp deneyimi yaşatmak misyonudur.
Peki son raddede nasıldı temel ekiplerimiz?
Sinema Kulübü’nün sahne kısmı; Box Office ve Film Kolektifi ekipleriydi. Film Kolektifi; sanat filmleri gösteriminin ardından okumalar yapan ekibimizken, Box Office ise popüler filmlerin gösterimlerini ve film gecelerini düzenleyen ekibimizdi. Dönem başında akışı gösteren bir taslak çıkartmaya özen gösterirdik. Aylık olarak da film gösterim tarihleri ve filmler belirlenirdi. Bir plan dahilinde ilerlemek, gözlemlemek ve gerektiğinde doğru şekilde müdahale etmek topluluğun başındaki kişinin en önemli meziyetidir.
Kulüpteki “aktif üye” olarak tanımladığımız ekiplerde aktif olarak görev alan kişileri kaynaştırmaya ve çeşitli eğlenceler yaratmaya yönelik grup aktivitelerini organize eden ayrıca, takip ettiğimiz film festivallerine gidilmesine ön ayak olan Okul Dışı Etkinlikler ekibimiz vardı.
Yakın zamanda PR Ekibi’ne entegre olacak olan, şu zamana kadar ayrı bir ekip olma özelliği taşıyan Sosyal Medya Ekibimiz vardı. Bir önceki yazıda da değindiğim gibi sosyal medyada çizdiğiniz imaj çok önemli. Sizi hiç bilmeyen birinin sizin hakkınızda ilk bakacağı yer sosyal medya hesaplarınız ve ilk yargıyı edinecekleri mecralar buralar olacak. Paylaşımlar kadar sosyal medya tasarımınızın da çok önemli olduğunu belirtmeliyim. Bu noktada yola koyulmadan önce bu konuda yazılmış iyi kitaplardan Salih Seçkin Sevinç’in Pazarlama İletişiminde Sosyal Medya kitabını okumanızı tavsiye ederim. Hazır yeri gelmişken PR Ekibi’nden de bahsedelim. Kulübün yarattığı perspektifte önemli yer tutan afiş tasarımı ve videoların hazırlanmasını bu ekip üstlenir. Beklenen diğer bir KPI’da kulübü farklılaştıracak proje fikirlerinin üretilmesi ve projelendirilmesidir.
Söyleşi Ekibi; kaliteli söyleşiler için isim listesi çıkarıp, iletişime geçip söyleşi etkinliklerini organize ederler. Gelen konuklara sormak üzere farklı açılardan sorular hazırlarlar. Konuğun karşılanıp misafir edilmesine, kaliteli bir içerik ve etkili moderasyon ile etkinliğin devam etmesine ve gerekiyorsa etkinliğin videoya çekilip topluluğun sosyal medya mecralarında yayınlanmasına aracılık etmekle sorumlu ekiptir.
Sponsorluk Ekibi ise bizim ses getiren etkinliklerimiz olan Battaniyeni Kap Gel Açık Hava Film Festivali ve Kısa Film Yarışması için sponsorluklar aramaktadır. Kendinizi ve etkinliklerinizi iyi ifade ettiğiniz bir sponsorluk dosyası hazırlamanız önemlidir. Sponsorluk ekibinde aktif görev alan üyelerinize kartvizit bastırmanız onları motive edici, sponsorluk talep edilecek firmalar tarafında da etkileyici bir izlenim olacaktır.
Battaniyeni Kap Gel Açık Hava Film Festivalleri ve Kısa Film Yarışması bizim alt komitelerimizdi. Sponsorluk Ekibi bu ekiplerle birlikte çalışırdı. Kısa Film Yarışmasının galası ve ödül töreni 3 gün süren Battaniyeni Kap Gel Açık Hava Film Festivalimizin son gününde yapılır. Son gün bir de CineÖzÜ Quiz (Son seferinde Trattoria Enzo ve NumNum Restoranları sponsorumuzdu) ile eğlenceli bir sinema kültürü yarışması gerçekleştirirdik. Sene başında etkinliklerin hedefleri ve hareket planı belirlenir. Ortaya ürünün çıkmasına giden aşamalardaki önemli tarihler belirlenir. Sponsor olacak firmaların listesi çıkarılır, bir sponsorluk dosyası hazırlanır/güncellenir. Firmalarla iletişime geçilir ve sponsorluk görüşmeleri yapılır.
Dönem Başlıyor!
Yaz aylarını iyi hazırlık ve planlama yaparak geçiren kulüpler seneye sükse yapacak şekilde başlangıç yapabilirler. Bu başlangıç döneminde topluluğun başındaki kişi tarafından bir iskelet oluşturulur, koordinatörlerle sürekli iletişim ve fikir alışverişinde bulunularak bu yapı şekillenir ve netleştirilir.
Üniversiteye yeni giriş yapan kişiler sosyal medyadan üniversitenin adını aratırlar, hepimiz arattık. Bu yüzden sosyal medya hesaplarından yayınlanacak bir hoşgeldiniz mesajı ilk intiba olarak çok önemlidir.
Üniversitenin ilk haftası; stant haftasıdır. Hafta içi 5 gün stantlar açık kalır, onlarca kulüp üye çekmek için çaba gösterirler. Daha önce de dile getirdiğim üzere; fark yaratan ve kişileri çekecek stant tasarımı, stanta konuşmaya gelen potansiyel üyelere olayın ve hikayenin doğru ve etkileyici şekilde anlatılması, okulun dört bir yanının kulübün başlangıç afişleriyle donatılması, akla gelecek her türlü ön plana çıkaracak tanıtım faaliyeti bu süreçte çok önemlidir. Küçük bir trick; stantların açıldığı alanda iyi yerde konumlanmak önemlidir bunun için önceden bu işlerden sorumlu birimle iletişime geçerek gözüne kestirdiğiniz yer için ricada bulunabilirsiniz.
20’ye yakın bu tür film replikten film sahnesi gözüken CineÖzÜ logolu afişi okula asmıştık.
Yine bir başlangıç, renkli-ilgi çeken film repliği afişiyle stant haftası okulu CineÖzÜ afişleriyle donatmıştık.
Offline da bu afişler asılırken; online kısmı da boş bırakmıyor ve titizlikle hazırladığımız (ekip içeriği, ekipte yer alabilmek için gereklilikler)“Aktif Üye Kabul Formu”nu güzel göndermelerle sosyal medyada paylaşıyoruz.
Üye olanların mümkünse kağıt form doldurmamalarına özen göster. İnsanlara kısaltılmış linkler paylaşarak bulutta bulunan excel dosyasına yönlendir. Her akşam o gün kayıt olanlara ve geçen sene kulübe kayıtlı üye listesine mailer atalım.
Pazar gününe geldiğinde kulüp başkanı; ekip üyeleri ve senenin başlangıcı olan maili kulüp koordinatorleriyle paylaşır. 2.hafta aktif üyelere açık yapılacak bu sene neler yapacagız, CineÖzÜ Oryantasyon duyurusu da yer alır.
Yeni ekip üyelerine durum sabahtan mail ile bildirilir. 2.hafta aktif üyelere açık yapılacak “bu sene neler yapacağız — CineÖzÜ Oryantasyon” duyurusu da yer alır.
Akşamında koordineli bir şekilde bütün ekiplerin Whatsapp grupları kurulur ve herkes birbirini telefon rehberine ekler.
BÖYLECE İLK HAFTA BAŞARIYLA TAMAMLANMIŞ OLUR.
Kurulan gruplarda doodlelar oluşturulur ve her ekip icin optimum buluşma günü belirlenir. Pazartesi yapılacak bu sene neler yapacağız toplantısından sonra o hafta Pazar gününe kadar her ekibin ilk Kadiköy buluşmaları gerçekleşir. Bu arada (https://vimeo.com/140578165) şöyle bir sene başı koordinatör tanıtım videosunun ilk büyük toplantıda ve sosyal medyada paylaşımı tatlı olabilir. İnsanlar arkadaş olur, sinerjinin ilk adımı atılmış olur. Gruplarda dönen goygoyun iki üç kişinin kendi arasında döndürdüğü ekibin genelinin muhabbetten uzaklaştığı ve de siyasete kayacak şekilde ilerlemesine izin vermeyin.
3. hafta ilk film gösteriminin, ilk ekiplere yönelik okul dışı etkinlikler aktivitesinin planladığı kısımdır.
Bu gibi aktivitelerle insanların kulübe bağlılığı artar, arkadaş sohbetlerinde kulüp anılmaya başlar.
Benim gözlemim şudur ki; yaz aylarında hazırlanmamış oluşumlar dönem başladığında ortalama olarak Kasım-Aralık gibi bir tanışma-neler yapalım toplantıları organize ediyor ve etkinliklerin planlanarak ortaya ürün konulması ikinci döneme kadar sarkıyor. Süreçlere yaz aylarından hazırlanılırsa gördüğünüz gibi üçüncü hafta başladığında sistemli bir şekilde etkinlik yapmaya başlanacak, ortaya bir kulüp organizasyonu çıkacaktır.
Bundan sonraki süreç başkanın ve topluluk yönetiminin ön gördüğü ölçüde devam eder. Kaçırılmaması gereken nokta, inşa edilen kulüp bilinirliğini zedeleyecek hareketlerden kaçınmak olacaktır. Sosyal medyada trendleri takip etmek hype ları yakalamak ve bu doğrultuda interaksiyona girmek önemlidir.
Konu hakkındaki önceki yazılarıma da göz atmak istersen:
5 — Bir Yaşam Felsefesi Olarak Topluluk Yönetimi
6 — Bir Öğrenci Topluluğu Yapılanması — I
