Ustrój ksiąg wieczystych i postępowanie

W dzisiejszym artykule omówimy ustrój ksiąg wieczystych i postępowanie ich dotyczące. Jak zawsze w spisie treści znajdziecie linki do pozostałych artykułów z serii dotyczącej ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Analizując rozdział o ustroju ksiąg wieczystych i postępowania możemy wyodrębnić 4 logiczne części odnoszące się do innych aspektów.

1. Podmiot prowadzący księgi wieczyste oraz przedmiotowy zakres ksiąg wieczystych
2. Struktura i treść ksiąg wieczystych oraz sposób ich prowadzenia.
3. Wpisy do ksiąg wieczystych.
4. Techniczny sposób organizacji przetwarzania ksiąg wieczystych, organizacji sądów oraz funkcjonowanie Centralnej Informacji.

Jak zawsze prezentujemy linki do pozostałych artykułów z tej serii:

1. Podstawowa funkcja ksiąg wieczystych oraz rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych
2. Ograniczone Prawa Rzeczowe
3. Ustrój ksiąg wieczystych i postępowanie
4. Hipoteka
5. Przeniesienie wierzytelności hipotecznej
6. Zakres obciążenia hipoteką i ochorna hipoteki

01. Podmiot prowadzący księgi wieczyste oraz przedmiotowy zakres ksiąg wieczystych

Zgodnie z art. 23 ustawy odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg wieczystych spoczywa na sądach rejonowych. W ramach sądu rejonowego odpowiedzialność ta domniemywa się spoczywa na sędziach, ale zgodnie z tym przepisem może być także prowadzona przez referendarzy sądowych. Ustawodawca określa też że sądy rejonowe współpracują w tym zakresie także z Szefem Centrum Informacji Kryminalnych. Sądy rejonowe prowadzą tą działalność jedynie w zakresie, który jest niezbędny do realizacji jego zadań ustawowych.

Księgi wieczyste są prowadzone dla nieruchomości, ale nie tylko przepisy art. 24 do art. 24.1 precyzują jakie obiekty mogą mieć zakładane i prowadzone księgi wieczyste. Mogą to być:

• nieruchomości, dla każdej z nich domyślnie zakłada się i prowadzi oddzielną księgę wieczystą chyba, że szczególne przepisy stanowią inaczej,
• oddzielna księga wieczysta jest prowadzona dla nieruchomości lokalowych oraz oddzielna dla nieruchomości, z której nieruchomości lokalowe zostały wyodrębnione, w tym przypadku ustawodawca nakazuje ujawnienie sposobu zarządzania nieruchomością określony w umowie, a w przypadku jeśli nie zostanie to dokonane nakazuje domniemywać sposób zarządu wynikający z ustawy,
• gruntu oddanego w użytkowanie wieczyste, księga ta jest prowadzona wspólnie dla budynku oraz innych urządzeń, które stanowią odrębny od gruntu przedmiot własności, ustawodawca zapewne kierował się tutaj chęcią ograniczenia zakładania nowych ksiąg wieczystych, bardzo często mamy do czynienia z sytuacją gdzie na jednym gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste wydzielane jest wiele budynków i urządzeń,
• spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu (przez odpowiednie stosowanie przepisów dla nieruchomości), określa to art.24.1, ustawodawca wprowadził te przepisy aby uregulować potem wprowadzone regulacje dotyczące lokali spółdzielczych. Równocześnie określił, że w razie przekształcenia spółdzielczego prawa do własności lokalu we własność nieruchomości, księga wieczysta dla niego prowadzona przekształca się w księgę wieczystą dla nowo powstałej nieruchomości. Hipoteka wpisana na spółdzielczym prawie do lokalu obciąża następnie nieruchomość. W tym przypadku to na właścicielu określonym w ust 2 art. 24.1 ciąży obowiązek ujawnienia w księdze wieczystej swojego prawa oraz danych do oznaczenia nieruchomości.

02. Struktura i treść ksiąg wieczystych oraz sposób ich prowadzenia.

Art. 25. określa strukturę księgi wieczystej. Robi to oddzielnie dla księgi wieczystej dla nieruchomości oraz dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. I tak odpowiednio z ustępem 1 tego artykułu dla księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości mamy określone części:

• cześć I — zawierającą oznaczenie nieruchomości oraz wpis praw związanych z jej własnością, Oznacza to określenie uzyskane z ewidencji gruntów i budynków oraz wpisy praw związanych z jej własnością przysługujące jednej lub większej liczbie osób,
• część II — obejmuje wpisy własności i użytkowania wieczystego, może być ich więcej ponieważ nieruchomość może być własnością wielu podmiotów,
• część II — obejmuje wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych, kßóre wcześniej opisywaliśmy, nie obejmuje ona zaś hipoteki, która pomimo bycia ograniczonym prawem rzeczowym znajduje się w odrębnej części, znajdują się tutaj także wpisy związane z ograniczeniem rozporządzaniem nieruchomością, oraz wpisy dotyczące użytkowania wieczystego oraz innych praw i roszczeń w wyjątkiem roszczeń dotyczących hipoteki,
• część IV — przeznaczona jest na wpisy dotyczące hipotek,

Ustęp 2 tego artykułu natomiast odnosi się do ksiąg wieczystych założonych dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Jakkolwiek w tym wypadku księga wieczysta też składa się z czterech części, są one jednak odmienne w treści w stosunku do nieruchomości. Każda z części zawiera odpowiednio:

• część I — oznaczenie lokalu lub domu jednorodzinnego oraz oznaczenie nieruchomości, z która jest związany, w tym przypadku oznaczenie też można uzyskać z ewidencji gruntów i budynków, jednak treść tej części jest rozszerzona ponieważ odnosi się ona nie tylko do nieruchomości ale także do lokalu lub domu jednorodzinnego z nim związanego, jak wynika z dalszych przepisów art. 26 podstawą wpisu w tej części jest też zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową,
• część II — określa osoby, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu,
• część III — analogicznie do zwykłej nieruchomości określa wpisy ograniczeń do rozporządzania prawem, wpisy innych praw i roszczeń. Określa też tak jak w przypadku nieruchomości zwykłej że nie jest to miejsce przeznaczone na wpisy dotyczące hipoteki.
• część IV — jest przeznaczona na wszelkie wpisy związane z hipoteką,

Ustęp 3 art. 25 określa że, księgi są prowadzone według ustalonych wzorów, które muszą obejmować poszczególne działy księgi wieczystej. Nakłada to ustawowy obowiązek przygotowania tego typu wzorów.

ustawodawca określa także że księgi wieczyste zakładane są i prowadzone w systemie teleinformatycznym dają w ten sposób pierwszeństwo ich wersjom cyfrowym nad wersjami prowadzonymi w formie papierowej. Wszystkie nowo zakładane księgi wieczyste od wprowadzenia systemu teleinformatycznego służącego do obsługi ksiąg wieczystych były zakładane w wersji elektronicznej, a dopiero następnie (ewentualnie w wersji papierowej). Ustawa także nałożyła na ministra sprawiedliwości wydania rozporządzenia mającego na celu określenie sposobu zakładania i prowadzenia ksiąg w systemie teleinformatycznym.

Ustawa określa, że podstawą oznaczenia nieruchomości są dane z katastru nieruchomości. Pod pojęciem katastru kryje się ewidencja gruntów i budynków określonych w rozporządzeniu dotyczącym ewidencji gruntów i budynków. Tak jak wspomnieliśmy o tym wcześniej podstawą oznaczenie nieruchomości są dane z ewidencji gruntów i budynków (kataster) oraz zaświadczenie wydane przez spółdzielnię dotyczące położenia i powierzchni. Zaświadczenie jest wymagane bez danych z katastru dla lokalu spółdzielczego. W przypadku domu jednorodzinnego konieczne jest połączenie go z danymi z ewidencji gruntów i budynków. W przypadku założenie księgi dla spółdzielczego lokalu lub dokonania w nim wpisu konieczne jest powiadomienie o tym spółdzielni.

Ustawodawca przewiduje także możliwość wystąpienia pomiędzy treścią ksiąg wieczystych a treścią ewidencji gruntów i budynków. W wypadku niezgodności oznaczenia sąd dokonuje sprostowania oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Sprostowanie to może także zostać dokonane z urzędu w wyniku bezpośredniego sprawdzenia danych z ewidencji gruntów i budynków lub w wyniku zawiadomienia z ewidencji gruntów i budynków. W przypadku zawiadomienia z ewidencji gruntów i budynków do wniosku jest załączony wypis oraz w koniecznych przypadkach wyrys oraz inne dokumenty niezbędne do dokonania sprostowania. Ustawodawca mając na celu usprawnienie działań sądów rejonowych i ewidencji gruntów i budynków nakłada na nie obowiązek nieodpłatnego udostępniania dostępu do bazy danych przez zintegrowany system informacji o nieruchomościach.

Ustawodawca określa, że dla każdej księgi wieczystej prowadzi się akta księgi wieczystej — art. 28. Składane są tam wszystkie dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości. Obowiązek ten w domyśle spoczywa na sądzie rejonowym.

03. Wpisy do ksiąg wieczystych

Ustawa określa, że wpisy do ksiąg wieczystych ma moc wsteczną od chwili złożenia wniosku o dokonanie wpisu. W przypadku kiedy postępowanie zostało rozpoczęte z urzędu wpisu uzyskuje moc od chwili rozpoczęcia tego postępowania. Wpisy do ksiąg wieczystych mogą być dokonane na podstawie dokumentu poświadczonego notarialnie. Wyjątkiem od tego mogą być wpisy gdzie przepisy nie przewidują szczególnej formy dokumentu. Szczególnym przypadkiem wpisu jest usunięcie niezgodności między treścią księgi wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym. W tym przypadku konieczne jest wykazanie niezgodności przy pomocy orzeczenia sądu lub innych odpowiednich dokumentów.

Wpis ograniczonego prawa rzeczowego

Umieszczanie ograniczonych praw rzeczowych w księdze wieczystej jest określone przez art. 32 do art 35. Najprostszym przypadkiem ustanowienia ograniczonego prawa rzeczowego na nieruchomości jest dokument w którym właściciel nieruchomości oświadcza że chce ustanowić takie prawo. W przypadku kiedy chcemy wpisać do księgi wieczystej prawo osobiste lub roszczenie wystarczy dokument zawierający oświadczenie woli właściciela lub zgodę na wpis roszczenia. Ustawodawca określa że przepisy dotyczące prawa osobistego i roszczenia stosuje się odpowiednio do przeniesienia hipoteki oraz ustępstwa pierwszeństwa. Wystarczy do niej tylko oświadczenie woli właściciela. W przypadku kiedy z tego powodu mają zostać dotknięte prawa innej osoby potrzebny jest jeszcze dokument obejmujący zgodę tej osoby. Co więcej dla pewności obrotu prawnego ustawodawca określa żę zgoda na dokonanie wpisu nie może być uzależniona od warunku lub terminu.

Art. 33 określa kiedy ustanowienie ograniczonego prawa rzeczowego uważa się za złożone wtedy kiedy (przepis ten stosuje się odpowiednio do ustępstwa pierwszeństwa):

• doszło do wiadomości nabywcy,
• zostało złożone w formie pisemnej w przepisanej formie w sądzie rejonowym prowadzącym księgę wieczystą,

Wpis określający ograniczone prawo rzeczowe może nastąpić gdy osoba uprawniona i osoba której prawo jest ograniczone są tą samą osobą. W przypadku kiedy zależy nam tylko na ujawnieniu właściciela wystarczające jest tylko wykazanie tego faktu odpowiednimi dokumentami.

Obowiązek ujawnienia swojego prawa własności (lub innego) jest nakładany na właściciela nieruchomości w trybie niezwłocznym. Jeśli z powodu braku niezwłocznego ujawnienia swego prawa przez właściciela osoba trzecia poniosła szkodę właściciel ponosi z tego powodu odpowiedzialność. Sytuacja ta dotyczy niewykonania obowiązku lub opieszałość z wykonaniem obowiązku.

04. Techniczny sposób organizacji przetwarzania ksiąg wieczystych, organizacji sądów oraz funkcjonowanie Centralnej Informacji.

Oddzielnie jest przez ustawodawcę potraktowana kwestia dziedziczenia. Art. 36 nakłada obowiązek zawiadomienia właściwego sądu o zmianie właściciela nieruchomości. Obowiązek ten dotyczy sądów, organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego i notariuszy sporządzających akt poświadczenia dziedziczenia. Sąd po otrzymaniu zawiadomienia dokonuje wpisu informującego że stan w księdze wieczystej jest niezgodny z rzeczywistym stanem prawnym. Równocześnie na nowym właścicielu ciąży obowiązek ujawnienia siebie jako właściciela w księdze wieczystej. Sąd w wypadku opieszałości właściciela może wymierzyć mu grzywnę w wysokości od 500 zł do 10 000 zł. W wypadku ujawnienia swojego prawa własności sąd może grzywnę umorzyć w części lub w całości.

Należy pamiętać że księga wieczysta i akta księgi wieczystej to dwie różne od siebie rzeczy. Akta księgi wieczystej to zbiór wszystkich dokumentów, które są związane z księgą wieczystą. Nie każdy ma też dostęp do akt księgi wieczystej. Odpis księgi wieczystej jest dostępny dla każdego a same księgi wieczyste są publiczne. Akta księgi wieczystej są przechowywane we właściwym dla niej sądzie. Są one dostępne tylko dla osoby, która ma interes prawny w dostępie do akt księgi wieczystej oraz dla notariusza. Samo przeglądanie akt może się odbywać w obecności referendarza sądowego.

Na dokumenty znajdujące się w aktach księgi wieczystej nałożone są dodatkowe restrykcje. Nie można wydawać dokumentów, które stanowiły podstawę wpisu do księgi wieczystej. Ma to na celu zapobiegnięcie sytuacji, w której księga wieczysta zawiera wpisy dla których nie ma podstaw prawnych. Aby rozwiązać taką sytuację można uzyskać odpis dokumentów znajdujących się w aktach księgi wieczystej. Mogą one zostać wydane na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego.

Ustawodawca nałożył także na ministra sprawiedliwości obowiązek stworzenia i utrzymania centralnej bazy ksiąg wieczystych. Jak podaje art. 36.3 jest to ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzony w systemie teleinformatycznym. Ustawa nakłada też na ministra sprawiedliwości zapewnienie tej bazie bezpieczeństwa i jako priorytety tej ochrony określa ochronę przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, zniszczeniem oraz utratą danych.

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych jest nazywana przez ustawę potocznie Centralną Informacją. Posiada ona ekspozytury przy wydziałach sądóœ rejonowych prowadzących księgi wieczyste. W praktyce jest to zestaw komputerów spiętych z Centralną Informacją. Co więcej ustawodawca nadaje odpisom i wyciągom wydawanym przez Centralną Informację mają moc dokumentów wydanych przez sąd.

Centralna Informacja umożliwia przeglądanie ksiąg wieczystych, uzyskanie wydruków ksiąg wieczystych. Wydruki te posiadają moc dokumentów wydanych przez są w wypadku kiedy posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi.

Ustęp 4 art. 36.4 definiuje podmioty dla których może zostać udostępniony wielokrotny i nieograniczony w czasie dostęp do ksiąg wieczystych. Dostęp może zostać nadany podmiotowi reprezentującego grupę podmiotów określonych w ustępie 9 tego artykułu. Minister sprawiedliwości może też udostępnić Centralną Informację do wielokrotnego nieograniczonego wyszukiwania dla:

• sądów,
• prokuratora,
• ministra właściwego do spraw wewnętrznych,
• organów celnych,
• administracyjnego organu egzekucyjnego,
• organów podatkowych,
• komorników sądowych,
• Inspektor Nadzoru Wewnętrznego,
• Policji,
• Najwyższej Izby Kontroli,
• Straży Granicznej,
• Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencji Wywiadu,
• Centralnego Biura Antykorupcyjnego,
• Służby Kontrwywiadu Wojskowego,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej,
• notariuszy,
• Krajowego Ośrodka Wspierania Rolnictwa,
• Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• Żandarmerii Wojskowej,
• Komisji do spraw reprywatyzacji nieruchomości warszawskich,

Dostęp jest nadawany także jeśli podmiot posiada (ustęp 13 art. 36.4):

• urządzenia lub systemy umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane z Centralnej Informacji,
• posiada zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące przed wykorzystaniem danych niezgodnie z ich celem,
• dostęp jest uzasadniony specyfiką i zakresem realizowanych zadań ustawowych,
• Centralna Informacja posiada odpowiednie warunki techniczne,

Minister sprawiedliwości może odmówić takiej zgody w przypadku kiedy:

• podmiot występujący o zgodę nie jest wymieniony w ustawie,
• wielokrotne, nieograniczone w czasie wyszukiwanie nie jest niezbędne do realizacji zadań ustawowych,
• Centralna Informacja nie ma do tego warunków technicznych,

Specjalnym przypadkiem udostępniania Centralnej Informacji jest Kataster Nieruchomości zwany obecnie Ewidencją Gruntów i Budynków. Jest on udzielany w celu weryfikacji zgodności danych ewidencji gruntów i budynków z danymi zawartymi w księgach wieczystych.

Art. 36.4 ust 17 określa że minister sprawiedliwości określi w drodze rozporządzenia sposób funkcjonowania Centralnej Informacji oraz jej strukturę organizacyjną. Rozporządzenie będzie definiowało tryb składania wniosków, postępowania z wnioskami oraz rodzaje dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, opłąty pobierane z wnioski oraz tryb przeglądania księgi wieczystej. Rozporządzenie określa także cechy dokumentów wydawanych przez sąd, wydrukowanych samodzielnie oraz sposób i tryb ich weryfikacji z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych. Minister sprawiedliwości określi także warunki techniczne i organizacyjne wymagane w celu uzyskania nieograniczonego dostępu do Centralnej Informacji — chodzi tutaj o identyfikację osoby przeglądającej księgi wieczyste w tym trybie oraz zabezpieczenia systemu teleinformatycznego etc.

Ostatni punkt wymieniony w tym ustępie nakłada na Ministra Sprawiedliwości tryb, sposób i kryteria wyszukiwania ksiąg wieczystych. Muszą one być tak skonstruowane aby zapewniały realizację zasady jawności ksiąg wieczystych i powszechności dostępu do nich, a także, szybkość postępowania, zakres danych zawartych we wniosku, możliwość weryfikacji samodzielnie wydrukowanego dokumentu oraz ochronę centralnej bazy danych ksiąg wieczystych przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich oraz strukturę i treść księgi wieczystej.

Wiele elementów znajdujących się w księdze wieczystej, formularzach wniosków oraz innych jest wynikiem rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. Sumy kontrolne, wyszukiwanie księgi po odpowiednio skonstruowanym numerze księgi to wyniki tego rozporządzenia ministra sprawiedliwości.

Oddzielnym rozporządzeniem Minister Sprawiedliwości określa sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste oraz obszary ich właściwości miejscowej. Dodatkowo w celu uracjonalnienia procesu prowadzenia oraz przechowywania ksiąg wieczystych określa, którzy pracownicy mogą samodzielnie spełniać pracownicy sądowi. Rozporządzenie musi przy tym brać pod uwagę zasadę sprawności, racjonalności i szybkiego działania sądu oraz zasadę jawności ksiąg wieczystych.

Omówiliśmy dzisiaj kolejny rozdział ustawy o księgach wieczystych. Dotyczył on ustroju ksiąg wieczystych i postępowania. Omówiliśmy dzisiaj w czterech punktach elementy rozdziału 2 ustawy.

1. Podmiot prowadzący księgi wieczyste oraz przedmiotowy zakres ksiąg wieczystych.
2. Struktura i treść ksiąg wieczystych oraz sposób ich prowadzenia.
3. Wpisy do ksiąg wieczystych.
4. Techniczny sposób organizacji przetwarzania ksiąg wieczystych, organizacji sądów oraz funkcjonowanie Centralnej Informacji.

Mamy nadzieję, że udało nam się dobrze streścić i podzielić elementy tego rozdziału ustawy. Ostatnia część dotycząca Centralnej Informacji może mieć mniejsze znaczenie na waszą praktykę prawniczą, lecz nie mogliśmy jej pozostawić bez omówienie gdyż tłumaczy ona jakie są podstawy niektórych rozwiązań dotyczących postępowania z księgami wieczystymi.

Jak zawsze nakłaniam was do przeczytania poprzednich artykułów z tej serii i czekania na następne. Dziekujemy także naszym sponosrom z www.sprawdzonanieruchomosc.pl oraz polecamy ich artykuły dotyczące:

• stan prawny nieruchomości,
• badanie ksiąg wieczystych,

Do następnego razu!