不要急著畫Slide，顏值很可能是正義，但內容才是關鍵。
經常有人問我，要怎麼把PPT畫好。其實很可能我不是最有資格來說這些的人，但作為資深的PPT救火達人，還是想把自己的一點心得和大家分享。除了一些生硬的觀念溝通，我認為多看一些好的簡報是讓自己越畫越好的關鍵，但偏偏網路上這些資料不太容易取得。以下的slide分別為自己在Cardo的Sharing、McKinsey Scholar的Case Study、香港城市大學當代企業案例研究、台大企業併購實務課程中所做，其實還是有很多地方可以做得更好，不過用作說明，應該足夠。以下資料均為我自己所做，均為公開資料蒐集，所做分析均為學術性案例研究，不涉及任何客戶資料，更不作為任何投資建議。
想清楚之前，不要急著畫Slide。
那是我埃森哲老闆Y跟我說過讓我印象最深刻的一句話之一，也是我認為最重要的一個指導原則。
不要急著開始畫PPT的原因無他，因為PPT的目的是用來溝通(說服別人接受我們的看法、或把自己的主意推銷出去)。在想清楚要和自己的資訊使用者傳遞什麼訊息之前，就開始畫PPT只是事倍功半。
比如我剛上項目的時候，老闆要我畫一張slide展現通信技術的革新(2G->5G)與訊息量(KB->TB)暴增的關係，聽起來是很單純的任務，但作為我上工的第一張Slide，卻是極其失敗。乍聽之下很簡單，我也沒有多問就開始畫。老闆給我的反饋是，好醜阿。細究背後的原因，很大一部分是源自於自己不知道怎麼畫一張有顧問感覺的Slide，也沒弄清楚這張Slide的Implication是什麼就急著動工。還好，從那之後，老闆Y手把手的帶我從紙上開始畫，把一頁slide切成四個模塊，再和我溝通Storyline的觀念，並且爬梳項目的邏輯。另一個帶我做這件事的人，是McKinsey的mentor Kevin，兩個人我至今都十分感謝。
何謂想清楚了?Ghost Deck是常見的方法
Ghost Deck說穿了就是先把PPT的Storyline (Heading)寫出來。寫完以後，再去把底下的空白(坑)給填滿。而這也可能是一個hypothesis testing的過程，因為在整理資料去support自己當初的猜想的時候，很可能會發現事實並非如此。但這樣先畫靶再射箭的作法，其實可以大幅提升效率，避免無的放矢。
以下是之前在研究香港零售企業759阿信屋時所做的ghost deck。Storyline寫好以後，把自己初步蒐集到的資料貼上來，列出額外需要的數據，然後再請別的組員去update。而這個過程不一定要在ppt上進行，畫在草稿紙上也可以。
何謂Storyline?就是具有Implication/So-what的heading
這是踏入諮詢業第一個讓我印象深刻的地方。以往在畫PPT的時候，總是把headline當成單純的標題。盡是寫一些比如:中國汽車市場銷量下跌、台灣可再生能源政策概況，這種很generic的東西。這些東西如果放在appendix，或是做為一個圖表的標題，其實沒什麼問題。但作為一個storyline，他沒什麼價值。
一個好的故事線，就是聽眾拿到那份簡報後，只要從頭翻到尾，只看storyline的部分就能知道你要說一個什麼樣的故事，而這也是consulting的PPT和我們以前在學校做PPT時最大的區別。
檢驗自己的storyline有沒有這個問題的方法很簡單，其實就是在寫完storyline的時候，不斷問自己so what?而這個so what是根據你的資訊使用者要知道什麼而定。上述的例子，或許可以改成，中國汽車銷量連續3季下跌，導致國內各大車廠加大海外市場拓產速度；台灣可再生能源政策轉彎，使得80%業者考慮退出競爭。有數據，有insight，如果可以，最好能再加上action，讀起來就不generic，就是一個對你的資訊使用者有用的message。
整齊、格式一致只是基本，把數據、概念視覺化，讓使用者容易理解才是關鍵
為何很多簡報看起來都不專業?其實就只是很簡單的理由，沒有對齊、行距沒有固定、沒有明顯的Key message、配色凌亂、整張都是字。
解決的方式其實也很簡單，畫slide的時候，善用PowerPoint的對齊功能，上下對齊，左右對齊，再把PPT的格線功能打開，就可以確保每一頁的內容都落在相同的範圍。使用同一色系，這個在office裡面都有好幾個預設好的類別可以挑。
如果有好幾段話要說，可以用項目符號，盡量減少整段的敘述。最後，可以善用方框來排版(就是新增方塊，把背景改成透明這樣而已)，把一頁PPT當成幾個模塊在用。至於要根據不同的數據特性使用不同的圖表呈現，已經有很多文章探討，統計課程也給了足夠的介紹，在此就不額外討論。
需要聽眾特別注意的時候，可以用紅色的方框(BCG可能用綠色吧)，在頁面上以粗體字再次強調重點，如下面的Visualize(2)。
至於那些頁面設計、很fancy的圖表都可以透過工具完成。
比如我自己偷懶時候常用的iSlide tools，他是一個PPT的add-in，免費又超值，從PPT的template、icon的設計到版面配色都可以靠它完成。或是搜尋icon ppt，會找到一個Flaticon的網站，裡面有很多icon可以幫助你把很多抽象的概念圖像化。當初進顧問業前，看了很多人都說要會用ThinkCell，但我覺得ThinkCell巨難用，第一次點開那個軟件的時候，老闆Y轉過頭笑了一下，跟我說，這麼洋氣。他的整合性沒有excel、ppt做得好，而且大多都可以直接被Office內建的圖表功能取代。不過用任何工具都好，自己用的順手才重要。
以下幾張分別為直接套iSlide tools的模板，改動了背景圖片、以及使用PowerPoint 內建的Ideas。
不是好看的PPT就是好PPT，幾個常見的PPT誤區
雖然在顏值正義的時代，好看的東西往往不太會挨罵，但PPT作為一種溝通工具，Storyline、insights、前後邏輯一致，才是創造價值的核心關鍵。
幾個常見的錯誤，Storyline和Supporting的資訊不相干、沒有標示清楚的資料來源、沒有加上圖表標題、沒有放上數字單位、Key message傳達的不清楚。不要小看這些問題，諮詢顧問收費昂貴，也可能在客戶公司導致權力鬥爭，一點小錯誤，都有可能被拿出來放大檢視，雞蛋裡硬是要挑一些骨頭。就算不影響分析結果，也可能讓其他9成9正確的內容可信度大打折扣。
像這張台灣電信運營商的slide，就沒有呼應different revenue portfolio這件事。(這個配色有點熟悉?對的，那時候參加McKinsey Program，把Accenture以前的配色拿去麥肯錫的顧問面前報告，還能被稱讚，讓我心裡暗爽了很久。即便我在埃森哲期間也沒真的用過這個配色。)
然而我們經常看到別人報告的PPT其實是長這樣…
別把PPT當成演講稿複製貼上應該是基本，但很多教授上課時還是這樣。
不要學就是了。關於這個沒什麼好說的。如果真的想提醒自己，PPT下方有演講稿的功能，可以善用。
要能夠斷捨離，沒用的slide或資訊要果決的砍掉。
經常碰到這樣的情況，明明這些資訊沒有用，但可能是別人或自己辛苦做了一整晚的嘔心瀝血，就還是硬放上去了。你的努力不會因為這樣被appreciate，反而會讓你的簡報喪失焦點。如果真的有相關而且很想放，就放在Appendix當成backup的slide，沒人會怪你的。
善用總結，整理Key Takeaway，幫助讀者總結。
至於要不要像顧問很常說的，conclusion first，我覺得倒也未必。如果是時間寶貴的聽眾，我認為在簡報的一開始放上結論是很有效率的一件事，但未必每個資訊使用者都認同。但是在簡報的最後，加上一個總結，倒是可以快速地幫你的聽眾recap你這場演講的重點。(聽眾的專注力還有資訊理解能力可能沒有你想像的好)
了解誰是你的聽眾，調整PPT的資訊量
這個也是我在Accenture學到的寶貴經驗之一。剛開始上的第一個項目，是一個挺先進的中國民營企業，因此每張Slide的信息量都十分豐富。後來，上了一個能源國企的案子，項目經理就特別交代，簡報要越容易懂越好，用詞要越直白越好，因為客戶的理解能力不同。還是回到剛剛說的，PPT的功能是溝通，選擇適合的語言進行溝通，才能事半功倍。
這個例子也可以在一些新產品發表會上體現，其實PPT需要的資訊量還是根據觀眾是誰而定。剛入行的時候，我曾問過項目經理Y，為什麼顧問的PPT總是一堆字。他跟我說，那是因為PPT幾乎是我們唯一交付給客戶的產品。所以當客戶之後要把我們提的策略落地(姑且不論能不能落地)的時候，就要把我們的deck拿出來看，客戶很可能已經忘了當時的細節，因此上面的信息量要非常詳盡。
要畫好PPT不代表要花無止盡的時間，把握80/20法則
講了一堆細節跟技巧，最後還是要提一下，PPT說到底只是溝通的工具，關鍵還是你要溝通什麼，如何溝通。很多時候白天在客戶那裡on-site開會，真的開始畫slide的時候已經是下午或晚上了。實在沒那麼多心力把每一條規則都做到，這時候仍應該以大局為重，先把核心內容完成，有多餘的心力再來好好展現professional的一面。當然，如果平常畫deck的時候就能養成這些習慣，自然沒這個問題。
不只適用Power Point: 好的文件命名習慣
這個也是我在諮詢業學到的好的工作習慣之一。每次做好一個新的版本的檔案以後，就改一次版本編號。畢竟當很多人一起做一個檔案，最後要統合的時候，很常因為檔名相同，而被覆蓋掉。
結語: 我對你的期待，就是你畫出來的東西，我能看都不看就直接寄給客戶
這是在深圳上項目的時候，Accenture 項目經理Y有一天在飯店裡跟我說的。當下的直覺反應是，有沒有搞錯，區區一個PTA。但事後想想，仍是十分感動，畢竟這代表著自己的潛力受到期待，後來，在我上項目的第三個禮拜，還真實現了。此後，這句話就成為我做slide時的最高指導原則，也是往後對自己的最低標準。
很多時候，組員總會跟我說，就一個學校報告，幹嘛這麼認真。但我總相信，每次做這些研究的機會，只要願意多用心一點，長期累積下來，會意外收穫很多帶著走的能力，就像羅振宇在跨年演講裡提到的，苟且紅利。其實Desktop Research沒什麼高深的技巧，要用到的也就平時的這些累積。
(另一句讓我至今印象深刻的話，是發生在一個又要加班的星期六午後，在深圳喜來登的行政酒廊裡，一片大片的落地窗前，他拍拍我的肩膀，溫暖的跟我說Welcome to hell。當然，那又是後話了。)
