10 Pertanyaan yang Harus Kamu Jawab Sebelum Menerapkan Metode Scrum

Selama ini, saya menerima banyak pertanyaan dari rekan di perusahaan lain yang masih ragu untuk mengadopsi metode Scrum. Lewat artikel ini, saya akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut demi menghilangkan keraguan mereka dan orang-orang lain yang mungkin juga mempunyai kegelisahan yang sama.

Yuk disimak!

1. Mengapa harus pakai Scrum?

Dalam artikel “Scrum dan Kanban, Mana yang Lebih Baik?” dijelaskan bahwa metode Scrum cocok digunakan oleh sebuah organisasi atau tim yang membutuhkan perubahan mendasar menuju proses yang lebih efisien, terlebih ketika membuat Minimum Viable Product (MVP). Singkatnya, organisasi yang cocok untuk menggunakan Scrum adalah yang mempunyai tugas utama untuk mengembangkan aplikasi, mengembangkan merek, dan melakukan kampanye pemasaran.

2. Nilai apa yang harus diyakini ketika implementasi Scrum?

Scrum adalah salah satu metode dalam Agile, yang merupakan sebuah prinsip kerja untuk bisa lebih tangkas dan cepat dalam menanggapi perubahan lingkungan. Ada empat nilai dari Agile atau yang lebih dikenal dengan Agile Manifesto, yaitu:

https://www.agilealliance.org/

Titik berat dari Scrum adalah interaksi antara anggota tim, pemanfaatan software, keterlibatan pengguna, dan cara merespon perubahan.

3. Apa tujuan dari implementasi Scrum?

Scrum hanya sebuah metode, dan yang lebih penting adalah kesatuan visi dalam tim itu sendiri. Sudah banyak artikel yang menjelaskan bagaimana cara mendefinisikan visi dari sebuah tim (contohnya yang bisa kalian baca di tautan berikut), sehingga saya tidak akan membahasnya secara mendalam di dalam artikel ini.

Ketika sebuah tim memutuskan untuk menggunakan Scrum sebagai metode kerja, maka Scrum bisa membantu tim tersebut untuk merespon lingkungan dengan cepat dan bisa selalu beradaptasi.

Hal ini telah dijelaskan dalam artikel “Learning Agile. By Doing Agile”. Seluruh anggota tim diharapkan mampu mendefinisikan masalah dengan cepat dan tepat, sehingga masalah tersebut dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat pula.

4. Apa saja dampak dari implementasi Scrum?

Mengutip dari artikel “How to Work at Codex”, telah dijelaskan bahwa terdapat tiga dampak yang akan terjadi saat tim memutuskan untuk mengimplementasikan metode Scrum, yaitu:

1. Struktur organisasi yang flat (rata). Struktur ini akan memudahkan anggota tim untuk mengutarakan pendapat dengan lebih bebas. Mereka pun dapat berkreasi sesuai dengan peran dan kemampuan masing-masing. Tidak ada batasan antara atasan dan bawahan, sehingga kerja sama akan lebih mudah dibangun.
2. Jenis pekerjaan berupa self-managed backlog. Anggota tim dituntut untuk menentukan sendiri tugas-tugas yang harus mereka kerjakan selama Sprint. Hal ini secara tidak langsung berpengaruh pada cara bekerja sehari-hari, terutama dalam menentukan ritme kerja masing-masing. Karena berorientasi pada hasil, maka anggota tim dapat lebih fleksibel dalam mengatur waktu kerja, bahkan lebih fleksibel untuk melakukan pekerjaan secara remote.
3. Sistem pelaporan yang dilakukan setiap hari melalui daily standup. Hal ini menuntut anggota tim untuk selalu mempertimbangkan produktivitas mereka masing-masing. Selain itu, hal ini juga dapat meningkatkan kolaborasi tim, karena bisa menumbuhkan empati atas isu yang diutarakan oleh anggota tim lain setiap harinya. Dengan begitu, sebuah tim bisa bersama-sama mencari solusi guna mencapai tujuan.

5. Peran apa yang kamu butuhkan dalam sebuah tim Scrum?

Artikel “Salah Implementasi Scrum, Harus Bagaimana?” menegaskan bahwa banyak organisasi yang salah dalam mengimplementasikan Scrum karena tim yang ada tidak memahami peran masing-masing. Idealnya, tim Scrum terdiri dari tiga peran penting, yaitu Product Owner, Scrum Master, dan Tim Development.

Coba kita ulas satu per satu peran mereka ya:

1. Product Owner merupakan orang yang bertugas untuk menerjemahkan dan mengkomunikasikan visi dan misi produk, menentukan prioritas, dan yang paling penting adalah menerima tanggapan dari pelanggan. Secara praktik, Product Owner secara fisik harus duduk setiap hari bersama tim dan terus menyampaikan visi produk pada tim Development. Dengan begitu, mereka dapat memperoleh pemahaman yang jelas tentang gambaran besar produk dan dapat membuat keputusan yang lebih intuitif.
2. Scrum Master bertugas untuk memfasilitasi aktivitas Sprint dan membantu mengurangi hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan Sprint. Scrum Master adalah kunci dalam membangun tim yang agile; yang matang dari sisi kapabilitas, pemahaman terhadap masalah, serta bisa mengelola kompetensi masing-masing anggota tim dalam mendukung keberhasilan pengembangan produk.
3. Tim Development merupakan “tukang” atau pelaksana dalam tim Scrum. Biasanya, mereka terbagi ke dalam beberapa peran yang berbeda, seperti Researcher, Developer, Document Engineer, dan QA Engineer, sesuai kebutuhan produk atau jasa yang tengah dikerjakan.

Interaksi antara Tim Development dengan Product Owner dan Scrum Master harus terus dibangun. Untuk memahami kebutuhan Product Owner, Tim Development harus terus-menerus menjelaskan aspek teknis dari produk yang tengah mereka kerjakan. Sehingga, Product Owner dapat memperoleh pemahaman yang jelas tentang kemampuan teknologi, keterbatasan, dan kelayakan dari produk tersebut.

6. Sudah siap keluar dari hierarki pekerjaan?

Tantangan terbesar yang akan dihadapi sebuah tim jika memutuskan untuk mengimplementasikan Scrum adalah keluar dari hierarki pekerjaan. Hal ini bisa menjadi masalah karena seringkali mentalitas lama seorang karyawan terkadang masih terbawa dalam tim.

Dalam artikel “4 Penyebab Terhambatnya Sprint di Codex” dijelaskan bahwa dalam masa awal implementasi Scrum, anggota tim cenderung hanya menunggu perintah dari Product Owner. Akibatnya, tim menjadi kurang mandiri dalam mengelola pekerjaan, terutama dalam melakukan estimasi pencapaian target pengembangan produk.

Namun, hal ini tidak akan berlangsung lama. Ketika lingkungan menuntut tim untuk bekerja secara otonom, lama-kelamaan akan terbiasa.

7. Sudah siap untuk memulai proyek tanpa tahu kapan batas akhirnya?

Dalam tim yang menerapkan nilai-nilai Agile, perubahan sangat mungkin terjadi. Hal tersebut dituntut oleh kebutuhan pelanggan. Perilaku pelanggan tidak bisa diukur secara pasti, mungkin saja berubah dalam hitungan bulan hingga minggu. Karena itu, sebuah tim Scrum harus siap untuk melakukan perubahan dan beradaptasi dengan kebutuhan pasar.

Namun, bukan berarti sebuah proyek tidak boleh mempunyai batas waktu. Pimpinan proyek harus mampu mempertimbangkan dan memproyeksikan jangka waktu sesuai dengan tujuan dari proyek tersebut.

8. Apa alat bantu yang bisa digunakan untuk mengelola proyek?

Banyak alat yang sudah beredar di pasaran, yang bisa membantu tim dalam mengelola proyek. Untuk mudahnya, coba lihat artikel “Kenapa Kami Beralih dari Trello ke Jira?”. Dalam artikel tersebut, kami merekomendasikan tim Scrum untuk memanfaatkan Jira, yang dapat mengakomodasi kompleksitas pekerjaan, pelaporan, integrasi, hingga pengelolaan talenta.

Namun hal tersebut tentu diserahkan ke setiap tim untuk memanfaatkan alat yang mana, karena kebutuhan setiap tim Scrum pasti berbeda-beda.

Sepertinya akan menarik jika saya berbagi tips alat bantu pengelolaan proyek yang sederhana dan murah. Tunggu di artikel berikutnya ya!

9. Aktivitas apa saja yang dilakukan dalam Scrum?

Scrum memiliki aktivitas yang biasa disebut dengan Scrum Ceremonies, di antaranya:

1. Sprint Planning, merupakan aktivitas awal yang dilakukan setiap kali akan memulai Sprint baru. Dalam aktivitas ini, tim akan merumuskan tugas apa saja yang akan dikerjakan. Tujuan adanya Sprint Planning ini adalah untuk menjamin semua pekerjaan yang menjadi prioritas telah terdefinisikan dengan jelas dan dapat dieksekusi oleh tim. Selain itu, aktivitas ini juga penting agar semua anggota tim memiliki kriteria keberhasilan yang dipahami bersama.
2. Daily Scrum atau Daily Standup, merupakan aktivitas yang bertujuan untuk melakukan update harian, sehingga kendala yang dihadapi setiap anggota tim bisa diketahui oleh anggota tim yang lain. Aktivitas ini juga bisa menjadi media untuk mendapatkan bahan diskusi di aktivitas berikutnya.
3. Sprint Review, merupakan kegiatan untuk mendemonstrasikan apa yang telah dikerjakan tim dalam sebuah Sprint kepada stakeholder terkait.
4. Sprint Retrospective, merupakan aktivitas terpenting dalam seluruh proses Scrum. Model standar dari Retrospective adalah Start, Stop, dan Continue.

Artikel “Salah Implementasi Scrum, Harus Bagaimana?” juga mengulas beberapa kesalahan implementasi Scrum yang disebabkan oleh Scrum Ceremonies. Langsung baca di artikel tersebut saja ya.

10. Bagaimana cara mengukur progress?

Metode Scrum memiliki alat bantu manajemen proyek seperti Jira, yang bisa menampilkan ukuran pencapaian tim dalam setiap Sprint maupun dalam keseluruhan proyek.

Berikut ini beberapa hal yang dapat diakomodasi oleh Jira dalam mengukur perkembangan dari sebuah tim:

Selain itu, seorang Product Owner juga harus dapat memproyeksikan perkembangan proyek secara keseluruhan. Mereka harus mengetahui:

• Kapan Product Backlog dikerjakan dalam Sprint hingga di-release?
• Butuh berapa Sprint?
• Bagaimana perencanaan waktunya?
• Kapan harus dilakukan pivot?

Sehingga, pengukuran perkembangan proyek dapat dihitung dari perbandingan antara pencapaian Sprint dan rencana di awal.

Sebenarnya masih banyak lagi pertanyaan yang muncul, seperti:

• Kalau sebuah tim belum mempunyai anggota dengan job role yang lengkap, apa kita harus mulai sesegera mungkin?
• Apakah dibutuhkan Sprint 0 guna menyusun platform yang nantinya dapat menunjang development?
• Sudah implementasi Scrum, tetapi mengapa masih tidak sesuai ekspektasi?

Kalau belum menemukan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di artikel ini, boleh lo baca-baca artikel lain di Codex Stories untuk menjawab kegelisahan kalian.

Sampai jumpa di tulisan lainnya!

Bagaimana CODEX mengubah Telkom Konvensional menjadi Telkom Digital ?