Il design collaborativo

Dall’individuo al team, dal team al network: ecco come Designers Italia prova a ridefinire il ruolo del design nella trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione. In nove mosse, grazie ai collaboration tools.

di Lorenzo Fabbri e Matteo De Santi

Photo by Joanna Kosinska on Unsplash

Quando nel Team per la trasformazione digitale ci siamo trovati con il compito — in due — di occuparci di problemi relativi al “design dei servizi pubblici”, abbiamo subito pensato che non sarebbero bastati due designer, quello che serviva era “il mondo del design”. Bisognava trovare un modo concreto per coinvolgere il mondo del design, e questo ci ha portato quasi subito alla domanda: “Ma il design è collaborativo”? Per “collaborazione” intendiamo un modo di lavorare insieme che prevede una visione comune delle cose, strumenti condivisi e la disponibilità delle persone a sincronizzarsi per “portare avanti le cose insieme”.

In cooperation, partners split the work, solve sub-tasks individually and then assemble the partial results into the final output. In collaboration, partners do the work ‘together’.”

La nostra idea è che solo un approccio collaborativo, basato su una piattaforma comune fatta di idee e supportata da kit e da software adeguato, possa dare una risposta al “bisogno di design” di una realtà complessa come la Pubblica Amministrazione: grandi progetti, decine di migliaia di siti web, migliaia di enti, ministeri e società coinvolte e soprattutto 60 milioni di cittadini a cui dare delle risposte. Per questo abbiamo creato la piattaforma Designers Italia, con il compito principale di favorire la collaborazione tra designer, la collaborazione tra designer e sviluppatori, il coinvolgimento degli stakeholder all’interno di progetti “design driven”, la collaborazione tra settore privato (leggi: agenzie di design) e Pubbliche Amministrazioni, e ovviamente il coinvolgimento degli utenti nella progettazione dei servizi.

Oggi raccontiamo alcuni aspetti del nostro metodo, sperando che possano aiutare sul fronte della collaborazione a vari livelli. Il nostro modello non è astratto, ma pratico, e si basa in gran parte sull’uso e l’adattamento al contesto del design di alcuni tool di collaborazione utilizzati nelle start-up e nelle aziende più innovative.

Creatività: dall’individuo al team, dal team al network

Il mondo della creatività è pieno di stereotipi individualisti e di figure, un po’ mitizzate, come “l’artista”, il “genio individuale”, “l’inventore”. In realtà da sempre accanto a questa visione se ne affianca un’altra, che pone l’accento sulla collaborazione e sul lavoro di squadra. Nell’ambito del design, la corrente del “design thinking” ha posto l’accento sul team e sulla diversità come motore della creatività ed è stata applicata in tanti ambiti, dalla comunicazione al design di prodotti e servizi.

David e Tom Kelly — Ideo (patria del design thinking)

Oggi la cultura di team è importante, ma non basta più. Stiamo assistendo a una ulteriore evoluzione, che ha a che fare con la cultura digitale, con Internet e con una parola magica, che è network. Un movimento che, più di altri, ispira questo cambiamento, è il mondo open source da cui arriva un modo nuovo di pensare alla collaborazione, che ovviamente mette al centro l’utilizzo di Internet e dei tool digitali per connettere le persone e dare spazio alla creatività dei singoli.

Soffermiamoci su due aspetti: il primo è la possibilità di lavorare senza i vincoli temporali e spaziali del passato, che mette in discussione l’equivalenza “gruppi di lavoro” e “ambienti di lavoro”. Il secondo è la possibilità, che non ha precedenti, di attingere a esperienze di lavoro di altri team, e di utilizzare strumenti di lavoro (software) che “incorporano” il modo in cui questi team lavorano.

Internet connette i team tra loro, la conoscenza non è più negli “uffici” ma in Rete, insomma ce n’è abbastanza per ripensare il concetto stesso di team.

I collaboration tools

Gli strumenti digitali, i cosiddetti “collaboration tool” impattano tanto sul funzionamento dei team. Ne esistono almeno di quattro tipi:

  1. gli strumenti di scrittura, come Google Docs
  2. gli ambienti di comunicazione, come Slack;
  3. gli strumenti di project management, come Trello;
  4. gli strumenti operativi specifici di una professione (o di un ambito), come GitHub per lo sviluppo software e Sketch per il design

Per lavorare insieme non basta che il tuo team sia affiatato e comunichi, è necessario che gli strumenti e l’ambiente di lavoro consentano di produrre in modo collaborativo. In questo ambito il mondo dell’informatica, e in particolare l’open source ma anche movimenti come agile e lean start-up hanno fatto scuola.

Il team, secondo noi

I designer che prendono parte alla rivoluzione digitale di questi anni hanno una grande opportunità, che è quella di mettere insieme la cultura della collaborazione tipica del mondo di Internet e i principi del design thinking che hanno dato forma alla nostra cultura professionale.
Quello che stiamo cercando di fare, nell’ambito di Designers Italia e attraverso la sinergia tra Designers Italia e Developers Italia, è proporre un modello di collaborazione basato sul lavoro quotidiano di un team interdisciplinare (interaction designer, content designer, data analyst, developers, user researcher, ecc.), con una struttura non gerarchica, in cui ciascuno dei membri del team è fortemente coinvolto e ha responsabilità diretta su qualche aspetto del progetto; il team che abbiamo in mente parla il linguaggio del design e quello della tecnologia, ma anche quello dei dati, e usa i dati per portare il punto di vista delle persone nel progetto. Non è un gruppo di lavoro chiuso, ma è il più possibile aperta a contributi esterni e anzi è a tutti gli effetti un network, che attinge il più possibile da altre esperienze e in generale dalle best practice internazionali.
Il tutto favorito dall’utilizzo intenso di un set (relativamente) integrato di software per la collaborazione e per il design collaborativo, che favoriscono la condivisione di pratiche professionali di respiro internazionale, accelerando la creazione di standard e più in generale la creazione di una cultura comune, anche tra persone che non frequentano quotidianamente gli stessi uffici. Vediamone alcuni.

1. Scrivere per pensare

Scrivere il documento di un progetto è un’occasione straordinaria per rendere da subito quel progetto un progetto di team. Il modo più facile per farlo è utilizzare Google Docs in modo che tutti possano partecipare alla redazione, alla revisione e alla evoluzione del documento. L’utilizzo di Google Docs consente di ridurre le riunioni, oppure a renderle più concrete: possiamo ad esempio fare in modo che la riunione sia l’ideale prosecuzione del lavoro iniziato su Google Docs, e abbia lo scopo di prendere una decisione sui temi più dibattuti. Non abbiamo paura di invitare qualche “esterno” a valutare il nostro progetto: il suo contributo è quasi sempre decisivo. Anzi, abituarsi a scrivere in modo aperto, su documenti pubblici e visibili a chiunque, è un ottimo modo di mettere alla prova le proprie idee.

2. La comunicazione è cultura

Se c’è uno strumento utile per creare un collante, una base di conoscenza comune al team, un luogo di discussione, negoziazione e adattamento continuo dei punti di vista ecco quello è Slack. Minuto dopo minuto, ora dopo ora, giorno dopo giorno il team vive un processo di adattamento reciproco e trova un suo modo di vedere e affrontare le cose. Molte delle cose che si fanno su Slack si possono fare con WhatsApp, anche se Slack ha uno strumento indispensabile per il lavoro di team che sono le notifiche personalizzate per argomento o per persona. Le notifiche permettono di filtrare, richiamando la tua attenzione su ciò che serve. Slack è molto utile per condividere notizie e risorse, può essere usato per creare chat tra gruppi ristretti, permette di invitare membri esterni al team su alcuni canali aumentando la flessibilità del gruppo di lavoro. Grazie a Slack, crediamo sia possibile sincronizzare anche team molto ampi, che risiedono in località tra loro diverse. Nella vita quotidiana di uno studio o di un’agenzia è normale lavorare immersi in un flusso continuo di conversazioni, e Slack consente di replicare a distanza, migliorandola, questa dinamica naturale. Slack ottimizza infatti la vera risorsa scarsa di qualunque dialogo: l’attenzione dei partecipanti.

3. Project management

Per vocazione il mondo del design non può che apprezzare strumenti di gestione progetto “leggeri”. Trello è uno di questi. L’agile manifesto ha influenzato profondamente il modo di gestire i progetti su scala globale, enfatizzando l’importanza della comunicazione, esaltando la capacità dei team di auto-organizzarsi, invitando a concentrarsi sulla sostanza del progetto, più che sugli aspetti formali e procedurali della sua organizzazione. I grandi progetti possono essere divisi in progetti più piccoli. E piccoli progetti sono il terreno d’azione di piccoli team. Questa visione si concretizza bene in strumenti appunto “agili” di gestione dei progetti, agli antipodi rispetto alla complessità delle pianificazioni tradizionali. Ciascuno dei membri del team può contribuire all’attività di project management, completando o integrando la pianificazione comune.

Trello, come altre altre Kanban Board, consente di organizzare attività per temi o per priorità, dividere i progetti in task, assegnare i task a individui e a piccoli team. È un sistema visuale, perfetto per la condivisione. È uno strumento adattabile a team diversi, ma soprattutto è uno strumento che si adatta all’evoluzione del team. E poi è gratis!

4. Rappresentare il punto di vista degli utenti

Trello è uno strumento flessibile, e lo usiamo anche in altre fasi del processo di design. Possiamo usarlo all’interno di un co-design workshop, per raccogliere il punto di vista degli stakeholder di un progetto e sollecitarli a lavorare sulle priorità. Uno dei vantaggi sarà che il lavoro iniziato potrà continuare anche dopo il workshop, aumentando il coinvolgimento e la produttività.
Sempre con Trello, possiamo rappresentare il punto di vista degli utenti su un determinato servizio attraverso la tecnica delle user stories, usando Trello per crearle, organizzarle e discutere le priorità facendo delle story maps. È possibile anche collegare Slack e Trello: in questo caso useremo Slack come strumento dove il team può scrivere le user stories, mano a mano ci vengono in mente. Queste storie finiranno automaticamente dentro una board, in cui potremo analizzarle e organizzarle più facilmente grazie alle funzionalità di questa piattaforma.

5. Organizzare un ambiente informativo

Ancora Trello, questa volta per l’architettura dell’informazione e la progettazione collaborativa di ecosistemi informativi. Trello può essere usato in modo efficace per classificare oggetti e per testare l’organizzazione dei contenuti coinvolgendo utenti e stakeholder. La tecnica è quella del card sorting, e sue varianti.

6. Rapid prototyping

Nella progettazione di servizi digitali, la prototipazione rapida è un elemento essenziale e il suo compito principale è “far convergere” un gruppo di lavoro attorno a un oggetto concreto, un manufatto (ancorché decisamente imperfetto). Questa fase è dedicata in primo luogo a creare un oggetto che faccia capire le funzioni d’uso di un prodotto, offra un’idea dell’ambiente informativo/comunicativo in cui l’utente si troverà a operare, evidenzi il modo in cui l’utente dovrà interagire con il sistema per raggiungere il proprio scopo.

A questo livello si lavora con elementi “low-fi” per diversi motivi, ma soprattutto per favorire l’iterazione: in questo modo un designer può iterare più volte sul progetto in tempi molto ridotti, ricevendo continui feedback e input da altri membri del team o stakeholder del progetto. Inoltre, più designer possono lavorare al progetto e proporre varianti. L’altro dei grandi vantaggi della prototipazione low-fi è quello di eliminare le potenziali distrazioni derivanti dei dettagli dell’interfaccia, dall’immagine coordinata e da eventuali contenuti: questi rischiano infatti di spostare il focus su decisioni che andranno presi in una fase più avanzata della progettazione.

Un software di prototipazione rapida molto facile da usare che permette, tra l’altro, a più designer di lavorare insieme sullo stesso file, è Moqups. In alternativa, noi utilizziamo l’accoppiata Sketch + Invision, di cui parleremo tra poco per la prototipazione hi-fi, anche per la prototipazione low-fi. Gli strumenti di prototipazione low-fi sono perfetti per adottare logiche di progettazione in cui si vuole arrivare a produrre risultati in una settimana o due, come ci capita di fare ispirandoci al modello dei design sprint .

7. Progettare un design system
Un design system è un insieme consistente di componenti e pattern d’interazione con cui progettare una vasta gamma di servizi digitali e di esperienze, in modo da esprimere in modo coerente uno stile e soprattutto non dover reinventare ogni volta la ruota. Per una realtà come la Pubblica Amministrazione, con decine di migliaia di attività digitali (leggi: siti web) e migliaia di stakeholder, avere un design system è un vantaggio incredibile in termini di qualità, di aderenza agli standard, di efficienza e di economie di scala.

Da quando è nata Designers Italia, a giugno 2017, si potrebbe dire: “Stiamo lavorando per voi”, ed è proprio qui che la capacità di creare processi collaborativi può fare la differenza, consentendoci di affrontare e gestire tanta complessità e varietà di esigenze. Stiamo infatti costruendo il Design System della Pubblica Amministrazione italiana.

La nostra idea è che il processo debba essere pubblico, e aperto al contributo di diversi team di designer. Al momento purtroppo non esistono sistemi consolidati per lavorare in questo modo, soprattutto in un’ottica pienamente open source: noi stiamo sperimentando l’utilizzo congiunto di GitHub, Sketch e Kactus, un client Git pensato per consentire di lavorare in modo collaborativo sullo stesso file .sketch, usando GitHub come version control system. A novembre dello scorso anno abbiamo presentato questo metodo anche nell’ambito di un workshop al Summit di Architettura dell’informazione. La curiosità è stata tanta, nonostante ci sia ancora un po’ di strada da fare per rendere questo set di strumenti adatto a tutti i tipi di designer, anche quelli meno smanettoni. Stiamo infatti attivamente supportando il team di sviluppatori di Kactus nella correzione di piccoli bug. Ma come sempre la differenza la fa il metodo, e non gli strumenti che si usano!

8. La prototipazione hi-fi 
Dalla progettazione allo sviluppo
Il processo di prototipazione hi-fi comporta una serie molto ampia di azioni volte a progettare i dettagli dell’interfaccia e, come sappiamo, spesso sono i dettagli a fare la differenza. Inoltre in questa fase si prendono una serie di decisioni di visual design e di interaction design che determineranno il look&feel del nostro progetto. Naturalmente, se si dispone di un design system, il passaggio da un prototipo a bassa definizione a un prototipo ad alta definizione sarà molto più rapido. Per fare questo lavoro utilizziamo Sketch (per il design) e Invision (per la condivisione, la documentazione verso gli sviluppatori e i feedback dagli utenti). Questa fase del lavoro va in tre direzioni:

  • Serve ad alimentare il processo di condivisione con gli stakeholder e con gli altri membri della squadra. Alcuni stakeholder saranno già stati coinvolti nella valutazione del prototipo low-fi, e in questo caso useremo il prototipo hi-fi per concentrarci sugli elementi stilistici; altri non avranno partecipato alla fase precedente, e la presentazione del prototipo in alta fedeltà sarà la prima occasione per presentare il progetto.
  • Ci consente di mettere in atto i primi test con gli utenti per validare il progetto. InVision consente di rendere interattivi alcuni elementi del prototipo e quindi poter vedere insieme agli utenti se alcune scelte sono efficaci, integrando volenda che delle piattaforme di user-testi remoto.
  • Ci consente di indirizzare e di documentare il lavoro di sviluppo frontend del servizio digitale, sia esso un’app mobile o un’applicazione o sito fruibili dal browser. La diffusione di Sketch dipende anche dalla capacità di integrare il workflow tra designer e sviluppatori, semplificare il lavoro di sviluppo e ridurre le duplicazioni. In particolare, funzioni di Sketch come i symbols (componenti riutilizzabili) e gli stili (gestione di una style guide) favoriscono un approccio ordinato che semplifica per esempio la “traduzione” degli screen in html e css. La funzione Inspect di Invision combinata con il plugin Craft consente di supportare gli sviluppatori esportando automaticamente css e asset statici così da garantire una precisa coincidenza fra ciò che viene disegnato e ciò che viene sviluppato.
Invision Inspect mode

9. Continuous improvement

Usare GitHub come ambiente di lavoro facilita la collaborazione tra designers e developers, in modo coerente rispetto a modelli di lavoro flessibili e iterativi, come proposti per esempio dal movimento lean startup. Il design non è qualcosa che si fa prima, dopo, o a parte. È qualcosa che si fa insieme allo sviluppo tecnologico. Secondo questo approccio, un designer utilizza GitHub per far nascere e far evolvere un prodotto insieme agli ingegneri, che lo devono sviluppare. GitHub ha diversi vantaggi, qui vogliamo evidenziarne solo un paio: il primo è che può essere il luogo in cui pubblichiamo la documentazione pubblica del nostro progetto, e la facciamo evolvere grazie al version control system di GitHub; il secondo è che i progetti non finiscono mai, e GitHub aiuta i designer a continuare a svolgere un ruolo chiave all’interno del team di prodotto, anche quando il prodotto è nato, e a partecipare al processo di continuous improvement basato sui feedback degli utenti.

In questa epoca storica in cui è stato riconosciuto al design un ruolo chiave nei processi di innovazione, è sempre più necessario che i designer si dotino di strumenti collaborativi e inclusivi, e che imparino a lavorare in ottica davvero aperta in team sempre più vasti e delocalizzati: Designers Italia è una ottima piattaforma per sperimentare questa visione.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.