JANDI 教學：電子商務團隊｜跨部門專案如何使用工作協作軟體？
解決跨部門溝通、檔案儲存與任務指派的困擾，我們提供電子商務團隊如何使用 工作協作軟體 的範本！JANDI 教學系列讓你超快上手
JANDI 教學：電子商務團隊、跨部門專案的模版
JANDI 教學系列經由深入研究「 Bonbons 原創設計女鞋」（電商+展間）、「Vacanza 假期飾品」（電商+門市服務）、「Monton 台灣脈騰」（電商+門市通路），以及數個電商團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大！我們歸納了最關鍵的三個問題：
顧客聲音無法正確回報相關部門？
有的團隊，在同一個群組討論所有事件，造成嚴重洗版問題，無法將資訊快速地傳達給相關同仁！
有的會選擇不用社群通訊軟體溝通協作，將資訊分流、公私分明。
資訊回溯，變成一件浪費時間的事？
LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質。
JANDI 所有檔案及訊息永久儲存；又可以在忘記檔名的情況下，透過「篩選」的方式，找到所需的資料。
指派任務沒人理，不曉得今天有啥待辦事項？
有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應，或者是大家常常忘記。
有了 JANDI 的提及區塊，一上線就能立即處理自己的任務，搭配待辦清單，便能快速與他人協作！
身為電商團隊的負責人，
或者團隊成員的你，是不是也有這種感覺？
別覺得團隊的效率與狀況已經很好了，其實你們可以更好。
這篇文章讓你發現問題，讓你有方法的去提升團隊效能，成為有效率的電商團隊典範！深入了解怎麼去使用工作協作通訊軟體，使良好的跨部門溝通成為正向顧客回饋的基石。本文最後將提供「電商組織溝通協作管理團隊範本」。
1. 顧客問題回報橫跨數個部門，永遠都慢一步
「顧客評價」一直都是電子商務是否得以生存的重要關鍵。好的評價，能讓你平步青雲；壞的評價，卻能讓你墜落谷底。
67% 的顧客需讀完至少 6 則正向評價後，才能逐漸信任企業，而產生後續的購買行為。 — MarketingProfs
70% 的顧客在做最後購買決定時，會先查看先前評價與排名。 — PeopleClaim
80% 的顧客會因為「負面評價」而放棄繼續購買。 — ReputationAdvocate
你多在乎顧客服務，你的團隊就多成功
我們發現，往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。平常社交、朋友聯繫還好，但在工作協作上，在同一個群組討論多項事件，往往會因為洗版，或是傳達不夠明確，扼殺了處理客戶問題的黃金時間。
因此，我們該如何有效地資訊分流、快速將顧客意見回傳內部處理？
JANDI 提供了第一項解藥：「議題設計」
以 Bonbons 女鞋為例，當客戶需要退貨時，整個退貨流程就橫跨客服、庫房及財務。若依照原先使用 LINE 的模式，不是一個公司創立了許多群組，讓公事與私事充斥整個 LINE 版面，增加同仁分心的機會；就是將全部同仁加入一個群組，討論多項事件，造成洗版或是處理部門無法快速地接收消息，或甚至，根本不知道那是自己的工作內容。
因此，當事件的處理恆跨數個部門時，Bonbons 女鞋會將相關人員加入一個「議題」(任務目標導向的討論空間)。例如，將上述的客服、庫房、財務，與退貨事宜相關的人員，加入同一議題。讓人員可以直接在裡面進行討論和處理，減少不相關訊息的洗版，和同仁面對大量訊息不知所措的問題。
透過「資料夾的雙層結構」又能將相關的議題，收整成簡單架構討論層次。例如，上圖便將 和 B 產品相關的議題（追蹤問題解決方案、重要客戶反應），放進 同一資料夾，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。
▲議題資料夾：
根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員自由。也就是說，行銷部員的議題資料夾設計，一定與設計部員的有所差異；然而，議題本身，則是所有人共同討論的主題。
2. 回顧檔案，變成一件浪費時間的事？
為了瞭解公司成長的趨勢，同時也避免重複過去的錯誤，我們時常需要回顧以往的檔案，例如財務報表、庫存資料、或是檔期表現等。
然而，我們「管理檔案」的方式，卻和電商求快求效率的概念，背道而馳！
38 小時（約等於一周工時），是你一年浪費在找尋錯置檔案的時間。 — Brother International Corporation
122 美元，這是公司遺失一個檔案的平均代價。 — PricewaterhouseCoopers
小浪費，累積起來就是你和對手的差距
需要的時候檔案找不到，時間一久檔案還會消失
臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天。當你終於滑到時，還出現「檔案期限已過」的訊息…
JANDI 提供了第二項解藥：「檔案永久儲存」
進階篩選，忘記檔名也不怕
當檔案累積一久，可能已經忘了檔名是什麼，這時除了關鍵字搜尋，JANDI 還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。
另外，這也是 JANDI 與 Slack（美國最大協作軟體）對於中文使用者最友善的地方！在 Slack 中，無法搜尋中文檔案或訊息，除非完全匹配，每個字都要打對，（例如上圖，除非你打「」個字，不然找不到這個檔案）
針對檔案集中討論，討論不再發散
除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題！
如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去！
有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！
每天上傳一張圖片，讓部員們在這張圖片中做每日回報，就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求！
3. 任務分配沒人回應，沒人知道你在跟誰講話
這並不是你的問題，而是一般在臉書與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已，根本就是雞肋？
除了加強通知之外，JANDI 還特別設有「被提及的訊息」、「被星號的訊息」，讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及，以及個人所標記星號的重要訊息！
任務指派用提及，收藏訊息用星號
星號標示的功能在於，將對自己「重要的訊息或檔案收藏起來」
▲養成工作好習慣
「每日登入 JANDI，先看被提及的訊息，再將要處理的事項用星號標記！」
進階指派，使用待辦清單，完成任務追蹤
提及區所收納的皆是「自己」被指派的訊息，若想知道對方的進度，一起協作時，該怎麼辦呢？
利用 JANDI 中「待辦清單」的功能，即能在指定的議題，指派任務給特定夥伴。另外，還可以設定提醒日及到期日，提醒夥伴在一定時間內完成任務，方便進度的追蹤。
電商組織協作管理範本 ，讓團隊合作再進化
最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下面的「電商組織的範本參考團隊」來體驗看看吧！
進入之後你會發現你的「左側議題欄是凌亂的」？
沒錯！這正是上面提到的「議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整，還給成員個人客製化的自由。」（當然我們可以從資料夾設置猜測這張圖中人員的職位，左側應是主管，右側則是行銷部專員）
