Episode 3. Dans les coulisses d’une démarche d’innovation de services
Episode #3 : Imaginer des solutions
Printemps 2020 : la pandémie s’invite dans le projet et perturbe bien évidemment son déroulé. Trouver d’autres manières de collaborer, tout en maintenant le processus d’idéation, fait partie de l’innovation !
La France est confinée depuis le 17 mars. Nous décidons d’organiser un atelier d’intelligence collective à distance qui se tiendra le 23 avril. Les premiers pas du travail à distance nous permettent de dégager des risques et des enjeux sur le processus d’idéation à distance.
Distanciel : les problèmes à éviter :
- L’attention prolongée en distanciel est difficile, cela demande une écoute profonde, le non verbal étant moins présent voire absent. Le temps de latence des réponses et les prises de paroles « intempestives » rendent la régulation nécessaire. Le premier enseignement est qu’il semble donc illusoire de faire un atelier d’idéation sur une demi-journée complète, encore moins sur une journée.
- L’enjeu clé, pour cet atelier, sera de proposer aux participants une expérience fluide et de répondre à nos objectifs, à savoir identifier des pistes de concepts en lien avec notre sujet.
L’identification des participants
Pour se faire nous invitons nos collègues du 1° cercle, service innovation, pôle expérience (UX design), direction marketing habitués à la participation en présentiel à des ateliers d’idéation.
Le processus, c’est le socle de l’atelier
- Nous découpons le processus en 4 phases distinctes, séparées dans le temps, afin de résoudre le problème lié à l’attention évoqué au début de cet article.
Les 4 phases du processus, du sens à l’idéation
Temps 1 — Le sens (1 h)
Ce premier temps d’1 h est consacré à embarquer nos collègues sur la thématique en partageant des éléments de sens (le quoi et le pourquoi) et en éclairant sur le processus (le comment).
Temps 2 — Les outils (1 h)
Le temps 2 du processus est consacré à la prise en main de l’outil mobilisé pour l’atelier (MIRO), Teams outil de visio-conférence ne nécessitant pas d’apprentissage, car intégré par la force des choses dans les usages. L’embarquement sur les outils est lui-même découpé en 2 phases : une démonstration des fonctionnalités et la prise en main. Ce choix nous permettra de rassurer tout le monde, et de nous focaliser sur les contenus lors de l’atelier en évitant la résolution de problèmes techniques.
Temps 3 & 4 — La phase d’idéation (2 X 1 h 30)
La phase d’idéation est le centre de l’atelier. La pause méridienne permet de découper en 2 parties avec un travail en 3 sous-groupes, pour lequel un membre de l’équipe cœur du projet sera facilitateur/facilitatrice (nous sommes maintenant trois dans l’équipe). Par ailleurs pour cette phase nous avons défini le rôle de rapporteur proposé en amont à un participant dans chacun des sous-groupes. Cela répond à l’enjeu de mettre en place une expérience fluide et agréable.
Enfin pour le travail en plénière nous ajoutons un rôle de modérateur pour transmettre le bâton de paroles lorsqu’il y a des questions notamment.
Conseil #1 : ne pas hésiter à poser les rôles pour l’atelier. Rôle de facilitateur de l’atelier, facilitateur de sous-groupe, rapporteur, modérateur dans notre contexte.
Pour nous donner les meilleures chances de succès à cet atelier, nous demandons ensuite aux participants de réaliser un travail préparatoire en dehors de l’atelier, donc en mode asynchrone. Rétrospectivement le travail asynchrone sera pour moi une des grandes révélations du 1° confinement pour rechercher de l’efficience dans la gestion des projets.
Cette phase préparatoire porte sur le quoi. Nous envoyons à nos collègues un cahier d’inspiration qui permet à la fois de s’immerger dans la thématique et qui a pour but de favoriser l’idéation. Nous les invitons à choisir « une inspiration qui les inspire » que nous leur demanderons de partager en début d’atelier dans la phase d’inclusion (phase sur laquelle nous reviendrons).
Conseil #2 Demander aux participants un travail préparatoire asynchrone pour les embarquer et gagner du temps pendant l’atelier
Conseil #3 Envoyer une check-list avant l’atelier. Pour illustration, voici celle envoyée aux participants :
#1 Vous avez pris connaissance du cahier d’inspiration ?
#2 Vous avez choisi une inspiration qui vous inspire ? Vous la positionnez dans MIRO dans un frame
#3 Vous connaissez la (ou les) thématique(s) que nous allons traiter lors de l’atelier ? Elles sont formulées en « Comment faire pour… »
#4 Vous avez un compte MIRO ? et vous avez accès la frise climatiques ?
#5 Vous avez à portée de main crayon et papier ?
#6 Vous avez pris connaissance de votre groupe ? Des rôles : facilitateur ; rapporteur ; modérateur pivot.
Réussir la phase d’inclusion
La phase d’inclusion dans un atelier d’intelligence collective est clé. Elle permet de passer du Je au Nous, d’une collection d’individus à un groupe puis une équipe engagée vers des buts communs. Il existe de multiples façons de faire une phase d’inclusion, avec par exemple un energizer (mise en énergie) ou encore un ice-breaker. Dans notre contexte, nous avons fait l’inclusion en deux temps. Le premier temps consistait à dessiner son autoportrait et de le partager caméra allumée puis ensuite de faire un « tour d’écran » où chacun expose « l’inspiration qui l’inspire ».
Cet atelier a répondu aux objectifs que nous nous étions fixés et également à un apprentissage clé : la préparation et la mise en œuvre des ateliers à distance demandent beaucoup d’énergie ! Nous décidons par conséquent de ne pas faire d’autres ateliers, ce qui était notre intention initiale, mais d’itérer sur l’émergence de concepts au niveau de notre petite équipe.
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