Enterprise Agile Coach Bootcamp: Day 3 — Structure, Process, Culture
If we’re not learning, we are not adapting
วันที่ 3 เป็นวันที่รวบภาพรวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน ลองไปดูว่าเรียนอะไรกันบ้าง
1. START with NOW: Cost Reduction by 8 Lean Wastes
เปิดวันมาก็คุยกันเรื่อง Cost reduction ว่าองค์กรบางครั้งต้องการลด Cost เพิ่ม Value
อะไรคือ Value, อะไรคือ Cost
Value และ Cost ต้องเป็นในมุมมองของ End-Customer จะดูว่าเป็นอะไร ก็ต้องถามว่าลูกค้า เช่น ถามว่า Agile Coach เป็นอะไร คำตอบคือ Cost แต่ไม่ได้ Waste นะ ทำไมพูดแบบนั้น ถ้าเราจ่ายออกไปแล้วมี return of investment กลับมาเท่ากันหรือมากกว่า อันนั้นน่าจะเป็น cost ที่สร้าง value ที่มากกว่า หรือลด cost ได้มากกว่าที่เสียไปซึ่งก็ถือว่าไม่แย่
- กิจกรรมนี้สามารถเริ่มได้จาก map current structure กับ process ขององค์กรออกมาเป็นภาพก่อน
- แจกการ์ด 8 Lean Wastes ให้ผู้ร่วมกิจกรรมลองวางการ์ดลงไปในจุดที่เขาคิดว่าเป็น Waste
ไอเดียสำคัญ คือ ต้องการให้ผู้ร่วมกิจกรรมเกิดการพูดคุยและเกิดความตระหนักร่วมกันว่าส่วนไหนบ้างขององค์กรที่น่าจะปรับปรุงได้
Do not optimize queue, Remove queue
2. Silo Team
Simon: How many IT people in Bank of America?
เฉลยคือ 75,000 คน
คนเยอะเท่านี้ทำอะไรได้บ้าง
ตอบแบบกวนๆ คือ Change the world
คำถามนี้เป็นคำถามชวนคิด เพื่อให้เห็นถึงปัญหาของ Enterprise ที่มีโครงสร้างและกระบวนการที่ซับซ้อน ทำให้ต้องใช้คนเยอะในการทำงาน
ก่อนอธิบายต่อเราก็ได้เล่นเกมอันนึงกัน โดยแต่ละคนมีเชือกหน้าตาคล้ายสายสิญจน์ เกมนี้แสดงถึงความซับซ้อน เกี่ยวข้องกัน ทำให้ทุกคนไม่มีอิสระและคนที่เข้ามาช่วย (Enterprise Agile Coach) ก็ไม่ได้รู้ภาระความลำบากของคนที่เจอกับปัญหา
Silo team ก็คือ component team ไม่สามารถจบงานได้เอง ต้องทำงานร่วมกันกับทีมอื่นๆ
- มี Queue อยู่ทุกที่
- High Handoffs
- People work for low priority work
ปกติองค์กรที่เริ่มจากโครงสร้างทีมแบบนี้ มักคิดว่าการปรับองค์กรเป็น Agile โดยการใช้ Scrum มี Roles พวก Scrum Master, Product Owner แต่ก็ยังใช้คนเพื่อ coordinate dependencies ระหว่างทีม ซึ่งท้ายสุดไม่มีอะไรดีขึ้น เร็วขึ้น
แล้วโครงสร้างแบบไหนที่ตอบรับ Complex environment ได้ดีกว่า ?
3. Real Team
Simon เรียกโครงสร้างแบบนี้ว่า Real Team ได้ไอเดียมาจาก Large Scale Scrum (LeSS)
- 1 EPO (Entrepreneur Product Owner) มีอำนาจตัดสินใจในการใช้เงิน และการทำ prioritization
- ทีมเป็น cross-functional team ทำหน้าที่ Clarification งานกับลูกค้าโดยตรง
- Scrum Master มีได้ จริงๆ เป็น Team Coach มากกว่า
- ทุกทีมอาจจะมีการแชร์ Code, Integration testing
- การจัดการ dependencies ทำโดยใช ้technical capability
- มี Community of Practices เพื่อความยั่งยืน
- มี Definition of Done, Definition of Awesome
สรุปส่วนนี้ไม่ได้บอกว่า Real Team คือทางแก้ปัญหา ให้ทำตามเลย แค่ต้องการให้เกิดความเข้าใจความจริงของโครงสร้างองค์กรแบบเดิม และเห็นทางเลือกของโครงสร้างองค์กรเพิ่มเติม
4. Experiments
ในคลาสใช้เวลากับ START with NOW (Current State) และสมมติว่าเราได้ไอเดียของ Future state จากกิจกรรมที่ผ่านๆ มา การจะไปถึงต้องผ่านการทำ Experiment เป็นรอบๆ ค่อยๆ ปรับให้ดีขึ้น ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลา ในคลาสให้ลองฝึกเขียน Experiment Canvas ร่วมกันเป็นกลุ่ม
5. Culture Projection
What are the stories that we tell each other?
การเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรปัจจุบันและอนาคตที่อยากจะให้เป็น ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีก่อน เพื่อเราจะได้สร้างความตระหนักรู้ Now and Future state ได้และตกลงกันว่าจะทำอะไรเพื่อให้ไปถึง Future state อันนี้เรียก Culture Projection
6. Metrics
การวัดผลต้องคำนึงถึง 2 ด้านนี้
- Outcome vs Output
- Primary vs Secondary
ตัวอย่างการกำหนด Metrics
7. Enterprise Change Pattern Mapping
กิจกรรมสุดท้ายดูเรียบง่ายแต่ก็มีประโยชน์มาก เพราะทำให้คนเข้าเรียน Reflect ความรู้ที่เรียนมาทั้ง 3 วัน เอามา map ลงใน Enterprise Change Pattern แต่ละกลุ่ม มันเป็นการร้อยเรียงความคิดทั้งหมดเพื่อให้คนสรุปเองอยู่ในกิจกรรมนี้
อ่านต่อของวันอื่น
สรุปบทเรียนจาก Enterprise Agile Coach Bootcamp
Day 2: Coaching, START with Now 2
Day 3: Structure, process, culture
Day 5: Putting it all together
Reference:
