IEnterprise Agile Coach Bootcamp: Day 5 — Putting it all together

3 min readJun 10, 2023

1. Open Space

วันนี้เปิดวันด้วยกิจกรรม Open Space จุดประสงค์คือต้องการให้ Enterprise Agile Coach เข้าใจว่าจะ run Open Space อย่างไร โดยให้โพสหัวข้อตามหนังสือ หรือหัวข้ออะไรก็ได้ที่สนใจหรืออยากจะแชร์

ตามรูป Open Space เหมาะกับ Action Logic ทั้งแบบ Expert (ได้แชร์ความรู้ ได้เรียนรู้), Redefining (ได้คิดไอเดีย เชื่อมต่อ), Achiever (ได้สิ่งที่จะไปทำให้ได้ผลลัพธ์), และ Transforming (ได้สร้างการเปลี่ยนแปลงในคนและองค์กร)

เมื่อไหร่ควรใช้ Open Space ?

เมื่อไม่มีผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อปัญหาเป็นเรื่องที่ซับซ้อน (Complex)
เมื่อมีความหลากหลายของประสบการณ์และมุมมอง
เมื่อคุณต้องการส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยมีความรับผิดชอบ
เมื่อมีจำนวนคนมาก

เมื่อไหร่ ไม่ ควรใช้ Open Space ?

เมื่อมีผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจไม่ได้อยู่ในงาน
เมื่อผู้บริหารระดับสูงไม่ได้สนับสนุนหรือสนับสนุนน้อย

ขอทบทวนหลักการ 5 ข้อจะเป็นส่วนที่คอยเตือนเรา เวลาที่เราเข้าร่วมคือ

Whoever comes is the right people. : ทุกคนที่เข้าร่วมงานเท่ากันหมด ไม่จำเป็นว่าคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าจะเป็นคนเริ่ม Session ทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของงานนี้เท่ากันหมด
Whatever happens is the only thing that could have. : เราสามารถย้าย Session ได้ตลอด โดยไม่จำเป็นว่าต้องรอให้จบ Session และนั่นไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไรเลย
Whenever it starts is the right time. : คนพร้อม Session เริ่มได้ทันที ให้เราเข้าใจเลยว่าการเริ่ม Session ไม่ได้ยึดติดกับเวลาที่ตายตัว ทุกอย่างอยู่ที่ตัวเราเอง
Whenever it’s over, it’s over. : Session จบเมื่อไร เราสามารถย้ายไปยัง Session อื่น แม้เวลาจะยังเหลืออยู่ แต่ไม่ควร ที่จะเริ่มอธิบายอีกครั้ง (จบก็คือจบแล้ว)
Wherever it happens is the right place. : ทุกพื้นที่ในงานเกิดการเรียนรู้ใหม่ๆได้เสมอ

และสำหรับกฎอีก 1 ข้อ ของ Open Space

The Law of Personal Mobility : กฎการเคลื่อนย้ายบุคคล

If you find yourself where you can’t learn or contribute, move yourself to a place where you can.

คือ เราไม่จำเป็นที่จะอยู่ใน Session นั้นจนจบถ้าเรื่องนั้นเป็นสิ่งที่เราไม่อยากเรียนรู้หรือไม่อยากมีส่วนรวม ให้เราเองย้ายออกจาก Session นั้นไปอยู่ใน Session ที่เราชอบได้ทันที โดยไม่ต้องกังวลใจว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้น

2. Edge Metaphor

Edge Metaphor แสดงให้เห็นการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงของคนหรือกลุ่มคนผ่านการข้ามขอบ จากสิ่งที่คุ้นเคย (Primary process) ไปสู่สิ่งที่ไม่คุ้นเคย (Secondary process)

ในคลาสจะมีกิจกรรมให้เล่น

โดยให้ทุกคนคิดถึงสิ่งที่ตัวเองอยากเปลี่ยน แล้วไปยืนฝั่ง Primary
ลองจินตนาการถึงอนาคตที่เราได้ทำ Change นั้นสำเร็จ เป็นสถานะที่เราคุ้นเคย หรือ new Reality แล้ว แล้วให้ย้ายตัวเองไปยืนฝั่ง Secondary
ระหว่างนี้ Simon จะหาคนอยากแชร์ว่า change คืออะไร แล้วได้ย้ายไปอีกฝั่งแล้วรู้สึกอย่างไร
ต่อด้วยคำถาม Coaching ว่า “คุณจะมีคำแนะนำอะไรให้กับตัวคุณที่ยังไม่ได้ข้ามขอบมาบ้าง”
สำหรับคนที่ไม่ได้แชร์ อยากให้ใช้เวลาสักครู่ ค้นหาตัวเอง โดยถามตัวเองว่า “คุณจะมีคำแนะนำอะไรให้กับตัวคุณที่ยังไม่ได้ข้ามขอบมาบ้าง”
จากนั้นให้ทุกคนกลับไปยืนที่ตำแหน่งเดิม ฝั่ง Primary
แล้ว ลองใช้เวลาสักครู่ รับคำแนะนำจากตัวเอง
ถามว่า “อะไรที่คุณจะทำถัดไปเพื่อช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้ากับการเปลี่ยนแปลง”
ระหว่างนี้ Simon ก็จะถามให้สัก 2–3 คนแชร์
สุดท้าย Simon ก็ขอถอดหมวก Coach แล้วบอกให้ทุกคนเขียนสิ่งที่อยากจะทำ ให้ระบุด้วยว่าจะทำเมื่อไหร่

สรุปกิจกรรมนี้ ใช้ Edge metaphor เป็นเหมือนเครื่องมือการทำโค้ชแบบกลุ่ม เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง สามารถเอาไปใช้ร่วมกัน Action Logic เพื่อให้คนปรับเปลี่ยนข้ามขอบไปได้ เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง

3. Final Presentation

กิจกรรมสุดท้ายของคลาสคือให้ทำงานกลุ่ม เพื่อสร้างแผนการโค้ชเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง โดยมีกฏง่ายๆ ว่า

ใช้ Enterprise Change Pattern ความรู้และเครื่องมือทุกอย่างที่เรียนมา
นำเสนอโดยทุกคนในกลุ่ม ต้องพูดทุกคน
ใช้ Case Study หรืออยากจะเลือกสถานการณ์จริงก็ได้

Case Study เกี่ยวกับองค์กรที่มีผู้นำชอบทำเอง หรือมุ่งเน้นผลลัพธ์เป็นสำคัญ Action logic แบบ Expert และ Achiever ทำให้เกิดปัญหาหลายด้าน ทั้งความเครียดของคน คุณภาพงานแย่ลง งานเสร็จช้า จนลูกค้าเริ่มจะลดน้อยลง

กลุ่มเราเริ่มจากการเขียน Casual loop diagram กันก่อน เพื่อจะเลือกว่าจะแก้ปัญหาที่จุดไหนดี โดยเราพบ 3 Reinforcement Loops หลังจากเห็นภาพรวมของระบบแล้วก็เลยตัดสินใจมุ่งเน้นไปที่ผู้บริหารก่อนเลย

แล้วก็ค่อยมาวางแผนสิ่งที่จะทำโดยใช้ Enterprise Change Pattern

สรุปโดยย่อของแผนจะเป็นดังนี้

Psychological Safety: ใช้ Way of Working Alliance เพื่อกำหนดข้อตกลงร่วมกัน เช่น จะไม่มีการชี้ว่าใครเป็นต้นเหตุ

Reason for Change: ลูกค้าลดน้อยลง
Leadership: ตั้ง Vision โดยใช้ Lego Serious Play
Who to include: Executive, Senior Manager, Manager, Product Owner, HR
Loop การเปลี่ยนแปลง

START with NOW:

เราสามารถเตรียมงานโดยเขียน Value Stream Mapping ปัจจุบันมาก่อนได้ เพราะเป็นข้อเท็จจริง
เนื่องจากเรามุ่งเน้นไปที่ Senior Manager (Achiever) และ Manager (Expert) จะเริ่มจากใช้ Action Logic เพื่อให้เกิดการตระหนักรู้ mindset ของตัวเอง
ใช้ Casual Loop Diagram ช่วยให้เห็นภาพรวม structure/process ว่า พฤติกรรมของผู้บริหารส่งผลอย่างไรกับงาน ความเครียดของคนทำงาน และลูกค้า สามารถนำเสนอออกมาได้ผ่านรูปแบบ iceberg model

DEFINE:

ใช้ Edge Metaphor เพื่อให้ผู้บริหารกำหนดเองว่าเขาจะทำอะไรเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง mindset
จากนั้นก็ให้เขียน Experiment โดยใช้ Experiment Canvas เพื่อให้ผู้บริหารตั้ง hypothesis กำหนดว่าจะทำการทดลองปรับ structure หรือ process อะไรบ้าง และกำหนดการวัดผล

MAKE THE CHANGE:

Leadership Training: สอนเรื่อง structure ของทีมที่จะตอบรับการเปลี่ยนแปลงในระบบแบบ Complex ได้ดี เช่น Real team model
Coaching / Mentoring เกี่ยวกับเรื่อง Outcome (จำนวนลูกค้า หรือ รายได้) vs Output (จำนวนงานที่ทำเสร็จ)

MEASURE:

360 Feedback ว่าคิดอย่างไรกับผู้บริหาร
จำนวนลูกค้า
จำนวนงานที่เปลี่ยนแปลง เข้า ออก หรือปรับระหว่าง sprint

5. Structure / Process: ส่วนนี้จะได้จากผลลัพธ์ของการทดลอง เพิ่มเติมการตั้ง Community of Practices ให้ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ ปรับเปลี่ยนอย่างยั่งยืนมากขึ้น

6. Culture: CoP ก็ยังมีบทบาทสำคัญเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงยั่งยืน เพิ่มเติมคือ Agile Coach ในองค์กรที่ช่วยส่งเสริม ต่อยอด อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ๆ ที่แตกต่างจากแบบเดิม