Ciclo attivo: la guida completa
Per un’azienda, un ente o un libero professionista, il ciclo attivo rappresenta l’insieme di operazioni compiuti nei confronti dei propri clienti che determinano un guadagno economico-finanziario. In altre parole, il ciclo attivo comprende tutte le operazioni che permettono di vendere beni o servizi.
Approfondiamo insieme le fasi principali attraverso le quali viene venduto un bene o un servizio al cliente e i relativi documenti emessi:
- Contatto commerciale con il cliente
- Preparazione e condivisione del preventivo
- Ricezione, registrazione e conferma dell’ordine
- Evasione dell’ordine: beni (accompagnati dal DDT)/servizi
- Emissione di una fattura/ricevuta
- Incasso e registrazione di pagamento
- Contatto commerciale con il cliente
Per arrivare alla vendita si parte sempre dal contatto con il cliente che può essere di due tipi:
- Pro-attivo: cliente potenzialmente interessato a beni e servizi offerti viene contattato dal commerciale o professionista di riferimento
- Reattivo: cliente si rivolge all’azienda a seguito di passaparola, pubblicità, acquisti fatti in passato, etc.
Mantenere continue relazioni con i clienti e assicurare un ottimo livello di soddisfazione, è fondamentale per il business di ogni azienda. La crescita economica è direttamente proporzionale al numero dei clienti fidelizzati che sono soddisfatti dei prodotti e servizi che acquistano.
“Il più grande patrimonio di un’azienda è rappresentato dai suoi clienti, perché senza clienti non esistono aziende”
Michael LeBoeuf
In questo contesto, per ogni cliente è fondamentale mantenere sempre aggiornati i dati anagrafici, analizzare le statistiche dei prodotti/servizi che acquista e misurare costantemente il suo livello di soddisfazione.
2. Preparazione e condivisione del preventivo
Il cliente interessato al prodotto o servizio chiede un preventivo — stima iniziale dei costi necessari alla realizzazione di un progetto o alla conclusione di una compravendita di beni e servizi.
Il preventivo è la fase più cruciale di tutto il processo di vendita, ma anche lo strumento più efficace per comunicare l’offerta al cliente.
Il documento dovrebbe essere estremamente chiaro e garantire la massima trasparenza sui seguenti elementi chiave:
- Prezzi
- Descrizione dei prodotti/servizi offerti
- Modalità di pagamento (assolutamente da non trascurare)
Se le cose dovessero cambiare, in fase di lavorazione, è molto importante ricordarsi di aggiornarlo e condividerlo nuovamente con il cliente.
“Quando riesci a trasmettere in ogni cliente la sensazione che stai veramente cercando di favorire i suoi interessi come fossero i tuoi, la tua azienda crescerà”
Wallace Wattles
Il cliente, dopo aver valutato il preventivo, potrebbe:
- Decidere di rinunciare all'acquisto
- Effettuare un ordine
3. Ricezione, registrazione e conferma dell’ordine
Una volta ricevuto l’ordine, vengono attuate le seguenti operazioni:
- controllo dell’affidabilità del cliente (soprattutto se si tratta di un nuovo cliente)
- verifica della disponibilità della merce alla data prevista per la consegna (se l’ordine riguarda l’acquisto di merci)
- verifica della possibilità di effettuare la prestazione alla data indicata (se l’ordine riguarda una prestazione di servizi). Ad esempio, la disponibilità del personale in base agli impegni precedentemente presi
Se i controlli danno esito positivo l’ordine viene confermato al cliente e registrato nel software gestionale.
4. Evasione dell’ordine: beni/servizi
Ipotizziamo che l’ordine riguardi dei beni. Con evasione dell’ordine si intende una serie di attività necessarie per consegnare la merce al cliente. Un ordine può essere evaso dalle scorte esistenti a magazzino oppure producendo i beni richiesti (produzione su commessa).
Ad esempio, l’ufficio vendite invia l’ordine al magazzino. Quest’ultimo provvede ad emettere il documento di trasporto e ad effettuare la spedizione della merce all'indirizzo del cliente.
Invece, nel caso in cui l’ordine riguardi dei servizi, il ciclo attivo presenta delle semplificazioni:
- Non c’è spedizione o consegna delle merci
- Non c’è l’emissione di un documento di trasporto
- Viene eseguita la prestazione di un servizio con emissione diretta della relativa fattura
5. Emissione della fattura/ricevuta
Nel caso di vendita dei beni, l’amministrazione effettua un controllo dei dati riportati nell'ordine e nel documento di trasporto ed esegue la fatturazione.
Normalmente l’impresa emette il documento di trasporto al momento della spedizione della merce e, successivamente, emette una fattura che prende il nome di fattura differita.
Tuttavia essa può procedere anche all'emissione della fattura al momento di effettuazione dell’operazione stessa: in questo caso si parla di fattura immediata e non c’è bisogno di emettere il documento di trasporto.
Nel caso di vendita dei servizi, si ha direttamente l’emissione della relativa fattura.
Nel caso di errori di fatturazione, consegna di merce diversa da quella pattuita o prestazione di un servizio non conforme a quanto concordato, è necessario procedere ad una rettifica della fatturazione effettuata in precedenza, emettendo un documento chiamato “nota di variazione”.
Giusto o sbagliato, il cliente ha sempre ragione
Marshall Field
6. Incasso e registrazione di pagamento
Il ciclo attivo, normalmente, si conclude con il pagamento da parte del cliente delle somme dovute per la merce acquistata o il servizio richiesto.
Il pagamento può avvenire a varie scadenze:
- Anticipato — effettuato prima che la merce venga consegnata o prima che il servizio sia prestato
- Alla consegna — nel momento in cui la merce giunge a destinazione o alla prestazione del servizio
- Differito — decorso un termine di circa 30, 60 o al massimo 90 giorni (più di frequente)
Quale software scegliere per gestire il ciclo attivo?
Esistono molteplici soluzioni dei software gestionali sul mercato italiano. Prima di acquistarne uno vi consigliamo di assicurarvi che sia sopratutto adatto alle esigenze del vostro business, semplice, affidabile e user friendly:
- L’acquisto di un software gestionale complesso con centinaia di funzionalità, di cui la maggioranza dei clienti utilizza soltanto una minima parte, spesso costringe piccole imprese e professionisti a dover dedicare giorni e giorni per studiare il suo funzionamento contorto (molto frequentemente non chiaro nemmeno ai programmatori che lo hanno realizzato)
- Più il software è semplice, più è facile renderlo stabile ed affidabile (meno errori e bug)
- Più il software è user friendly, più è efficiente ed efficace il suo utilizzo da parte degli utenti
“La verità si ritrova sempre nella semplicità, mai nella confusione”
Isaac Newton
In chiusura ci piacerebbe lasciarci con una riflessione sul principio di affidabilità e facilità di utilizzo del software:
Approfondimenti utili — guide complete:
- Fattura
- Fattura Elettronica
- Fattura Proforma
- Parcella, Fattura Professionisti
- Documento di trasporto (DDT)
Scriby.it
Scriby Srl è una startup tecnologica (100% italiana), nata per semplificare la fatturazione e la gestione delle spese, aiutando micro-imprese e professionisti a risparmiare tempo e denaro.
L’ ispirazione per Scriby è nata in un pomeriggio del 2017 dalla riflessione del fondatore (appassionato di programmazione e di nuove tecnologie) su come aiutare milioni di microimprese Italiane che si trovano a gestire la fatturazione e gli acquisti. Da quel pomeriggio, in meno di un anno, è stata rilasciata la prima versione dell’ applicazione web.
Scriby vuole mettere a disposizione dei suoi utenti la tecnologia per quello che dovrebbe essere: non un ulteriore problema da risolvere, ma un aiuto efficace e facile da utilizzare. Ogni minimo dettaglio del software Scriby viene sviluppato, mettendo sempre al primo posto il bisogno dei Clienti e cercando di soddisfarli.
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