Reutilizar, adaptar, extender y escalar: cómo comenzar from scratch

Experience Design Team Mindset

Llegamos al último de los principios de nuestro mindset, en este post de nuestra serie te contaré sobre uno de los conceptos más complicados de trasladar e implementar; ¡cómo ahorrar tiempo!, para crear, co-crear e iterar.

Este principio está intrínsecamente relacionado con lo que te conté en Resiliencia y Always in beta; es cuando logras sacar de tu mente y tus entrañas el sentimiento de “siempre crear desde cero”, “yo lo puedo hacer mejor”, “nunca he hecho eso, quisiera hacerlo”, “no me gusta” o, el “vamos a hacerlo como se debe”. Cuando aprendes a convivir con los 2 principios previos a éste, el concepto de “reutilizar”, se dará de forma orgánica.

Desde otra perspectiva, debes dedicar tiempo a comprender qué se ha realizado antes en la compañía. Te aseguro que no todas las ideas que coloques en la mesa serán tan “innovadoras” como pensaste, una vez que conozcas qué se ha propuesto anteriormente. El saber cuándo, quién y en qué estatus quedó la idea, te permitirá dar soluciones realmente frescas, centradas en los problemas del stakeholder y del cliente, sin ser visto como un “forastero” que no comprende qué ha pasado en la compañía. Esto, en proyectos de transformación, siempre es un pain point que impacta en la cultura y colaboración.

Cuando hablamos de una metodología, si existe algo o alguien que hace algo o entrega de alguna forma siempre, sugiero tomar eso como best practice y ¡reutilizar!. Sé que no te será fácil y tú “yo” interno querrá iniciar desde cero, sabrá que lo puedes mejorar, el “debemos hacerlo bien desde la primera”, luchará en tu interior; pero, dale una oportunidad a este principio e implementa, observa, aprende, cuestiona e itera.

Olvídate del “primero documento la metodología y después la implemento”, porque lo que sucederá es que nadie la seguirá, solo quienes la documentaron. Si no existe, primero ejecuta, observa el contexto, haz experimentos que permitan validar la colaboración, el know how del resto. Una vez que ese workflow esté establecido, replicar más de 3 veces en proyectos similares y entonces sí, documenta.

Si lo vemos desde un Producto, un Feature considera que las empresas basan su innovación o nuevos proyectos en lo que el “referente o líder” de la industria hace. Es una lástima, pero es la verdad, y aquí te aseguro que el 80% de las ideas ya han surgido en otro foro, en otra vida. Pero quizás, la persona que lo dijo no fue escuchada, no logró tener suficiente voz para que le escucharan, no fue el “momentum” o no tuvo el approach de hacerla por sí misma.

En journeys, pantallas o interacciones, no inventemos la rueda, no hagamos sobre-creatividad de algo que está implementado en X número de features o funciona (basado en datos o investigación). Reutiliza y aporta en esos journeys, pantallas o interacciones que aún no estén realizadas y, por favor, que tu enfoque NO sea ¡cuestionar lo actual!. Que sea aportar lo que no se ha diseñado y comprender lo que se tiene, preguntando, preguntando y preguntando; no solo suponiendo.

En algo más específico, como un sistema de diseño, la relevancia de reutilizar es mayúscula. Debemos enseñar a los equipos a convivir con componentes, iconos, botones, sombras, font-size, contrastes, colores, nombres, brillos, inputs, data tables, navbars; esto no necesariamente les gustarán al 100% y no serán perfectos ante sus ojos.

Y es que, a los diseñadores, nos encanta diseñar y crear todo desde cero, organizar los elementos como imaginamos, entregar como debería ser. Todo esto, como leímos en el “último post en Medium”, en donde nos recomendaron que ciertas cosas. Siempre recuérdales que deben tener confianza, primero deben implementar para después, proponer. Implementar les dará la experiencia de seguir, observar y, sugerir; porque siempre habrá tiempo para rectificar.

Pide que confíen en el trabajo que se realizó y que confíen en su partner de diseño, porque si ellos no pueden confiar en su partner, el equipo se convierte en micro silos, micro equipos de diseño. Así nunca se logrará un equipo de diseño que se tiene confianza y no se transmitirá esa confianza hacia el resto de la organización y equipos.

Recuérdales que la confianza, la transversalidad, reutilización y comunicación entre los diseñadores, acompañado del empoderamiento, será apreciado por el resto de los equipos (Producto, Negocio, Tecnología), dado que es fundamental que se perciban como uno mismo y reutilizar es clave para lograrlo.

Algo relacionado a la reutilización es explicar que reutilizar no significa no proponer o no ser proactivos; significa que somos parte de un todo. Esto se relaciona con lidiar con el temor a que otra persona tenga mejores ideas que tú o tu equipo. Esto no es funcional, como tampoco lo es el hecho de sentirse los expertos todopoderosos. Al final, debe quedar claro que querer tener siempre la razón es igual de dañino que el suponer que “siempre, siempre” hay claridad y entendimiento mutuo de una idea, requerimiento o proyecto.

Aprendizajes

Habla con las personas, colabora, identifica y prioriza cuáles son los proyectos/cadenas de valor en los que deberías participar.

• Dar más valor al usuario y a la compañía. Definir cuál “cadena de valor” (Workstream o Proyecto), al tener claras las prioridades de la compañía y las personas, te permitirá buscarlos y encontrar proyectos relevantes que otorgarán cierta visibilidad al equipo.
• No intentes resolver todo, no te dará ni la vida ni el día; habrá iniciativas que ante tus ojos estarán erradas y deberás dejarlo pasar, porque posiblemente, no será el momento. (Sí, será dinero y esfuerzo perdido a largo plazo, pero tú no podrás resolverlo al mismo tiempo que los involucrados), así que aprende a dejar ir y vivir con ello.

• Siempre existirán los quick wins, “soluciones tácticas” y “soluciones estratégicas”, pero si quieres hacer las estratégicas todo el tiempo, NO estás comprendiendo cómo hacer “transformación digital”, porque no estarás entregando valor o resultados pronto. La receta es que las soluciones sean proporcionales al momentum. A menor madurez, mayores quick wins y soluciones tácticas.
• Haz los primeros road trips con los responsables de las “cadenas de valor” que priorizaste, para encontrar oportunidades de apoyo, acciones o liderazgo. La segunda ronda ve con el segundo grupo en tu priorización, para estar al tanto y que conozcan quién eres, de qué eres responsable y qué buscas realizar (no seas presuntuoso). Meses más adelante, vuelve a priorizar y repite el road trip para mostrar qué has ejecutado, qué objetivos has cumplido y en qué estás. Ahora ellos verán que estás hablando en serio, que estás accionando y entregando valor y por ende, serán ellos los que conecten los puntos y busquen aliarse contigo.
• Busca que tu equipo aprenda a dar y recibir feedback, a convivir sin egos, sin ser unos mejores que otros, que aprendan a tomar decisiones y que tengan claro que están inmersos en un triatlón, que deben visionar; crear como una consultora pero ejecutar pensando en mañana mismo, no en el 2025. Enséñales a priorizar como si la compañía fuera suya y su sueldo y el del equipo, se pagase de sus bolsillos.

Bonus Tips 😎

Comprende el ecosistema político. Busca champions, believers, influencers, neutrales y detractores; siempre existirán y siempre debes priorizar y tener claras las razones. (El Chief Design Officer de PepsiCo habló sobre ello hace unos años)

• Pide confianza y en ocasiones, exige confianza. Empodera a tus líderes y pide a sus pares, a sus líderes y subordinados, que les tengan confianza, la misma o mayor que tú les tienes y en la misma proporción. Que esas personas pidan y acepten el feedback, porque al final de la jornada, “todo es mejorable”. Pero, no podemos pasarnos la vida “mejorando” algo que NO se ha implementado.
• Comparte una y otra vez lo que se hace, en slides, en el chat, en llamadas, no des por sentado que el equipo lo conoce y menos, que sabe dónde está y mucho menos, que el líder u otro equipo ha compartido ese tool, proyecto, acceso o similar que le servirá a otra persona. Aunque todos querrán un repositorio donde se guarde todo lo que se tiene, pocos consumirán ese repositorio y entonces tendremos un círculo vicioso.

Por último pero no menos importante. Recuerden que esto es un mindset, es cultura y posiblemente está muy ligada a mi visión de crear y escalar equipos y productos. Y aunque la cultura es lo más valioso, regularmente es lo último y lo más complicado de interiorizarse, extenderse o escalarse; yo creo que esto es por una sencilla razón: porque la cultura la hacen las personas que interactúan y solo somos conscientes cuando vivimos, creamos, implementamos, observamos, iteramos, cuestionamos, proponemos, hacemos y por ende, aprendemos; no cuando se lee en un post o una presentación de la empresa.

Estos son nuestros 6 principios que guían nuestros proyectos y acciones en el día a día para crear y escalar un equipo de diseño en un “Contexto Enterprise”:

1. Design The Future Experience, pero desarrolla la experiencia del mañana.
2. Fail fast, learn fast.
3. Less talk, more doing.
4. Always in Beta.
5. Resiliencia, Resiliencia, Resiliencia.
6. Reutilizar, adaptar, extender y escalar sobre comenzar from scratch.