JANDI 教學：客戶導向團隊｜如何與外部成員一同使用內部工作協作軟體？
解決公私夾雜、檔案儲存與多人協作的困擾！來自用戶的創新點子：長期合作夥伴也可以加入內部工作協作軟體 ！JANDI 教學系列讓你超快上手
面對長期合作客戶，常見的三大協作困擾
一、沒有明確的管道：公私夾雜、容易漏訊
從 email、到即時通訊 LINE、messenger，無法確定客戶何時會用什麼管道聯繫，容易漏掉訊息！更慘的是，一不小心，還可能將客戶重要資訊，傳到私人群組裡。
二、檔案過期：重複傳遞檔案、重要合約沒依據
在與客戶協作、聯繫時，檔案是十分重要的資產。以廣告行銷團隊而言，最常傳的莫過於圖檔，然而，卻常發生檔案過期，客戶反覆要求重新傳遞的問題。以電商、連鎖產業而言，消失的可能就不只是圖檔，而是採購的合約！
三、單一聯繫窗口，重複轉達十分耗時
為了讓客戶找到負責的同仁，通常公司都會指派「單一窗口」與客戶聯繫；然而，卻必須把資訊不斷反覆地轉達給協辦的同仁，造成時間的浪費！
身為團隊的負責人，
或者團隊成員的你，是不是也有這種困擾？
別讓繁雜的溝通、協作程序，降低生產效率、打壞工作心情，其實只需要一點的改變，就能大幅改善這些問題。
來自 JANDI 用戶的創新點子，帶你深入了解如何使用內部協作軟體，有效的與長期客戶合作、提升工作效率。本文最後將提供「 客戶導向團隊的溝通管理範本」。
面對長期合作的夥伴，你可以這樣做
這邊的長期合作夥伴，可以是全部以客戶為導向的「會計師事務所、律師事務所、保險業者、客服、B2B 企業」等；也可以是以專案、部門為導向，但需要長期與外部夥伴合作（如採購）的行銷業者、電子商務業者等。一、單一管道、集中管理，將公事與私事分離
第一步：限縮管道，快速掌握訊息
若你曾經使用過 email， 作為和客戶長期聯繫與協作的主要管道。你一定對這些事感到十分困擾：不易搜尋訊息、無法多人協作與討論、重要訊息遺漏在海量信件之中。
在這種情況下，選擇一種「通訊 app」進行即時協作，並利用「通話」作為緊急聯絡管道，能更快掌握資訊。
第二步：選擇目標導向工具，集中管理，將公事與私事分離
通訊 app 的類型很多，最常見的如 LINE、Messenger。這類由社交活動轉成工作應用的通訊軟體，確實解決「即時溝通」這件事，但也衍伸出資訊安全的問題，如「檔案的過期」、「不小心將機密機訊傳給非公司成員（公私混雜）」等。
以下圖而言，左側是「以人為導向」的通訊軟體 LINE，右側則是「以工作目標、流程為導向」的工作協作軟體 JANDI。前者，公私夾雜，難以管理；後者，目標明確、版面清晰。
二、永久儲存、快速搜尋，更換手機也不用怕
優點一：AWS 永久儲存、異地備援
不同於一般的通訊軟體，JANDI 將資料存於亞馬遜的雲端資料庫，除了保障用戶的資訊安全，也透過異地備援，使資料能夠「永久儲存」。
好處：不怕資料過期消失；檔案不佔據容量；訊息、資料同步更新（更換手機、電腦也不用擔心）
優點二：檔案總管、快速搜尋
臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要滑半天；即便有了關鍵字搜尋，卻總也想不到關鍵字是什麼…
JANDI 除了關鍵字搜尋，還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。
優點三：每個檔案都是一個記事本
以往我們在群組裡「針對檔案進行討論」時，都是以訊息串來溝通，便會發生訊息洗版或者打斷的問題；也就是說你必須一條一條的去檢核哪一條訊息與檔案相關。
JANDI 提供了「檔案集中討論」的功能，讓每個檔案都是一個記事本。你可以直接將相關的訊息輸入在下方，而不會與其他不相關的訊息混雜在一起（如下右圖）。
想達成以上的效果？你只需要將對方以「準成員」身分加入即可！
JANDI 將成員權限分為四層，包含所有者、管理員、正成員、準成員，而其中客戶就是以「準成員」的方式加入議題一同討論。 不用擔心準成員會知道太多公司內部資訊，也可以在同一團隊中進行討論、存取檔案，讓管理者更能有效管理。
準成員的限制：僅能瀏覽被加入議題、僅能被動私訊、無法建置新的議題
最後，你可以點擊下面「客戶導向團隊的溝通管理範本」實際體驗看看，或是留下問題，讓專人來解決你的溝通困擾！
企業案例參考：
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