KYC KYB compliance: 5 najczęstszych błędów
Procesy KYC KYB compliance to skomplikowane procedury, w których łatwo o błąd. Sprawdź, czego się wystrzegać i co warto dopilnować w celu zachowania zgodności, zapobiegania wyłudzeniom i oszustwom oraz aby redukować koszty przy jednoczesnym bezpiecznym onboardingu nowego kontrahenta.
Słowem wstępu — definicja compliance oraz rozwinięcie skrótów KYC KYB
Co to jest compliance?
Compliance w dosłownym tego słowa znaczeniu w języku polskim oznacza po prostu “zgodność”. W kontekście biznesowym compliance odnosi się do procesu tworzenia i stosowania wytworzonych procedur w celu ochrony przedsiębiorstwa przed ryzykiem natury prawnej. Więcej o compliance możesz przeczytać w naszym artykule “Compliance po polsku: pigułka wiedzy”.
Compliance bardzo często łączone jest ze skrótami KYC oraz KYB. Co oznaczają te akronimy?
Co to jest KYC?
KYC to skrót od wyrażenia Know Your Customer, co na język polski tłumaczone jest jako Poznaj Swojego Klienta. Co ważne, w procedurze KYC swoje zastosowanie znajduje przede wszystkim należyta staranność, która dotyczy dokładności weryfikacji kontrahenta (tutaj trochę więcej o tym jak wygląda należyta staranność w VAT, a tu należyta staranność przy sprawdzaniu beneficjenta rzeczywistego).
Podsumowując, KYC Know Your Customer to zbiór informacji o danym kliencie, które pozwalają określić jego tożsamość oraz ocenić jego wiarygodność. W ramach procesów KYC compliance wykonywane są m.in. takie czynności jak:
- Pozyskiwanie danych osobowych
- Weryfikacja poprawności uzyskanych danych
- Bezpieczne przechowywanie danych
- Sprawdzanie historii klienta z różnych źródeł
- Stałe monitorowanie zmian
KYC to obowiązkowa procedura, którą muszą do codziennych procesów wdrożyć m.in. banki, fintechy oraz inne instytucje finansowe, ale ta polityka jest stosowana powszechnie przez każdą firmę, dla której ważna jest należyta staranność i mądre zarządzanie ryzykiem. Głównym celem stosowania KYC compliance jest zapobieganie różnego rodzaju przekrętom finansowym, kradzieży tożsamości oraz praniu brudnych pieniędzy zgodnie z unijną dyrektywą AML (eng.: Anti-Money Laundering).
Co oznacza skrót KYB?
KYB to skrót od Know Your Business, co można przetłumaczyć jako: Poznaj Swojego Biznesowego Wspólnika. Tak jak przy KYC klient może być zarówno osobą fizyczną, jak i prawną, tak KYB skupia się na przedsiębiorstwach.
Żeby spełnić wymagania KYB, organizacje muszą pozyskiwać oraz następnie weryfikować uzyskane informacje o firmach, z którymi chcą nawiązać jakąkolwiek współpracę biznesową.
Jakie przykładowe czynności wykonywane są w ramach procesów KYB compliance?
- Pozyskiwanie danych o firmie
- Weryfikacja pozyskanych danych w tym przyjrzenie się strukturze własności podmiotu
- Sprawdzenie powiązań kapitałowo-osobowych podmiotu
- Identyfikacja beneficjentów rzeczywistych podmiotu
- Weryfikacja występowania na listach PEP i sankcyjnych
Żeby ułatwić, przyspieszyć i usprawnić te działania, większość firm decyduje się choć częściowo zautomatyzować procesy KYB compliance z pomocą technologicznego dostawcy wiarygodnej informacji gospodarczej, np. właśnie naszego data software house Transparent Data.
KYB, tak samo jak KYC, jest procedurą, którą wdrażają instytucje finansowe, ubezpieczeniowe, leasingowe, handlujące na dużą skalę z klientami B2B (od FMCG po paliwa) itd. KYB compliance pozwala firmom uchronić się przed współpracą z podmiotem, który nie istnieje, lub jest tzw. shell corporation, czyli firmą wydmuszką, firmą przykrywką. Takie twory nie tylko w Polsce służą praniu pieniędzy z nielegalnej działalności i rozmaitym wyłudzeniom.
TOP 5 błędy KYC KYB compliance
- Weryfikacja klienta lub firmy wyłącznie w jednym rejestrze
- Brak analizy powiązań między osobami i kapitałami
- Niechęć do inwestowania w automatyzację procesów biznesowych
- Posiadanie niekompletnych i nieaktualnych danych w swojej bazie
- Traktowanie KYC KYB compliance jak obciążenie regulacyjne
1. Weryfikacja klienta lub firmy wyłącznie w jednym rejestrze
Jeśli Twój kontrahent działa w spółce, która zgodnie z prawem podlega obowiązkowi rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, to nie ma powodów, żeby taką firmę sprawdzać też w CEIDG, czyli rejestrze jednoosobowych działalności gospodarczych, ponieważ tam nie znajdziesz żadnych informacji o spółce. Nie dotyczy to jednak firm oraz osób powiązanych, które jeśli nie występują w KRS, należy zweryfikować jedna po drugiej w CEIDG. Przykładem są choćby spółki cywilne. Co więcej, drugim rejestrem weryfikującym dane z KRS i CEIDG jest zawsze baza REGON.
Aby należyta staranność została dochowana, należy też sprawdzić aktualny status firmy w Wykazie Podatników VAT (Biała Lista) oraz zweryfikować posiadane numery rachunków bankowych klienta w tym rejestrze.
Kolejnym źródłem, do którego warto również zajrzeć, jest MSiG, czyli Monitor Sądowy i Gospodarczy, w którym znajdują się ogłoszenia o upadłościach firm i osób oraz o rozpoczęciu procesu restrukturyzacji i likwidacji firm.
W temacie upadłości w ramach KYC KYB compliance przedsiębiorcy sprawdzają też, czy kontrahent lub jego firma nie figuruje w nowym rejestrze dłużników — Krajowym Rejestrze Zadłużonych, o którym więcej pisaliśmy TUTAJ.
W ramach KYB compliance bardzo ważna jest też identyfikacja beneficjenta rzeczywistego firmy. W tym przypadku należy zajrzeć do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Procesy KYC KYB compliance w wielu firmach są też rozszerzone o sprawdzenie:
- List PEP, na których znajdują się osoby zajmujące eksponowane politycznie stanowiska
- List sankcyjnych — weryfikacja compliance AML KYC KYB nie może odbyć się bez sprawdzenia, czy dany podmiot nie widnieje na listach sankcyjnych; jeśli na podmiot nałożono sankcje, to nie można nawiązać z nim stosunków gospodarczych
- Biur Informacji Gospodarczej — BIG dostarcza informacji o kwocie zadłużenia danego podmiotu
Weryfikacja w wielu źródłach jest konieczna w procesie KYC KYB compliance, ale jest też bardzo czasochłonna. Ten problem niwelują rozwiązania RegTech data software, w których wykorzystuje się agregację danych z wielu źródeł. Zapytaj o nasze raporty oceny ryzyka i sprawną weryfikację KYC KYB compliance.
2. Brak analizy powiązań między osobami i kapitałami
W ramach KYC KYB compliance konieczne jest też sprawdzenie powiązań kapitałowo-osobowych oraz otoczenia weryfikowanego podmiotu w celu uniknięcia konfliktu interesów czy współpracy z osobą działającą np. w innej firmie, na którą zostały nałożone sankcje.
Prześledzenie wszystkich powiązań między osobami i kapitałami jest zadaniem trudnym, przypominającym szukanie po nitce do kłębka. Wymaga od analityka sprawdzenia wszystkich osób kluczowych oraz firm powiązanych, które następnie jedna po drugiej należy osobno zweryfikować i uzyskać odpowiedzi na pytania, kto jest beneficjentem rzeczywistym w tych podmiotach oraz m.in. czy występuje na listach PEP i sankcyjnych.
3. Niechęć do inwestowania w automatyzację procesów biznesowych
Niekiedy menedżerzy nie chcą zdecydować się na rozwiązania technologiczne RegTech, które pozwalają na automatyzację procesów KYC KYB compliance i poprzez pozyskiwanie informacji gospodarczych z polskich rejestrów po API, bo przecież takie dane ich działy mogą pobrać manualnie za darmo. W praktyce jednak zaglądanie do wszystkich darmowych rejestrów traktowane jest po macoszemu — nie ma na to czasu ani zasobów ludzkich. W rezultacie organizacje narażają się na straty finansowe i wizerunkowe, do których może dojść po nawiązaniu współpracy z nierzetelną, zadłużoną czy w ogóle nieistniejącą firmą.
Podsumowując korzyści:
- Automatyzacja weryfikacji w ramach działań KYC KYB compliance pozwala na sprawdzenie kilku rejestrów i innych źródeł w kilka sekund w jednym zamówieniu.
- Inwestycja w automatyzację procesów pozwala w przyszłości wyeliminować błędy w bazie danych, które są wynikiem manualnego kopiowania czy przepisywania danych przez pracowników.
- Procesy, które wymagają ręcznej pracy, mogą być kosztowne pod względem czasu, który trzeba na niego poświęcić, oraz późniejszych skutków popełnionych błędów.
- Automatyzacja procesu pozyskiwania danych do procedur KYC KYB compliance może istotnie zwiększyć wydajność i efektywność oraz co ważne zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa firmie i jej wspólnikom.
4. Posiadanie niekompletnych i nieaktualnych danych w swojej bazie
Mądre zarządzanie ryzykiem i dbanie o należytą staranność w przedsiębiorstwie musi iść w parze z czystością baz danych, które posiada firma. Aby poprawnie zweryfikować kontrahenta w ramach procesu KYC KYB compliance, należy zadbać o to, by posiadane dane były kompletne i, co bardzo ważne, aktualne.
Niby automatyzacja procesów KYC KYB compliance i higiena baz danych wydają się nie mieć ze sobą nic wspólnego — ale nic bardziej mylnego. API z informacją gospodarczą pozwala zadbać o nieustanną czystość posiadanych danych. Dzieje się tak dzięki temu, że dzięki integracji API z Twoim wewnętrznym systemem ERP/CRM rekordy danych są automatycznie uzupełniane dla nowych Klientów, a w przypadku stałych kontrahentów przy każdej transakcji dane rejestrowe znów mogą być sprawdzone.
5. Traktowanie KYC KYB compliance jak obciążenie regulacyjne
KYC KYB compliance to proces, który niekiedy firmy postrzegają jako przykry obowiązek, który muszą spełnić, aby sprostać prawnym regulacjom. Traktują KYC KYB compliance jako niewdzięczny punkt na liście, który trzeba odhaczyć, zamiast wykorzystać ten proces w większej strategii zarządzania ryzykiem i rozwoju organizacji.
KYC KYB compliance może niekiedy zwiększać biurokrację w organizacji i generować dodatkowe koszty, jednakże w ogólnym rozrachunku jest bardziej opłacalne niż współpraca z nierzetelną firmą po zaniedbaniu procesu weryfikacji kontrahenta. Myśląc o KYC KYB compliance jako o przykrym obowiązku warto pamiętać o tym, że nieuczciwi kontrahenci z pewnością wykorzystają taką słabość firmy.
Dobrym sposobem jest też myślenie o KYC KYB compliance jak o bramie, która umożliwia uczciwym kontrahentom szybszy dostęp do usług Twojej firmy, i jednocześnie zatrzymuje przestępców tuż przed wejściem, zanim spowodują poważne szkody w Twojej firmie.
Automatyzacja procesów w firmie w trosce o KYC KYB compliance
Szukasz rozwiązań, które pozwolą Ci na zautomatyzowanie procesów w firmie? Zapoznaj się z ofertą naszej firmy technologicznej Transparent Data. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie:
