Jak sprawdzić firmę? Praktyczny poradnik szybkiej oceny ryzyka biznesowego

Jak sprawdzić firmę w sposób szybki, ale rzetelny? Mający 4–5 stron Raport Oceny Ryzyka Transparent Data streszcza najważniejsze informacje i wskazuje na wiarygodność lub brak wiarygodności danej firmy. Sprawdź jakie najważniejsze dane o kontrahencie powinniśmy sprawdzić, zanim zdecydujemy się podpisać umowę współpracy.

Weryfikacja firmy przez eksperckie raporty gospodarcze

Weryfikacja firmy, czyli oszacowanie ryzyka wejścia z danym kontrahentem we współpracę, opiera się zwyczajowo na sprawdzeniu odpisu KRS danego podmiotu gospodarczego, jego statusu VAT, sprawozdania finansowego i dodatkowo, zajrzeniu w raport handlowy (inaczej raport gospodarczy) dotyczący tej firmy.

Wszystko to trwa, bo pakiet takich informacji zajmuje objętościowo od kilkunastu do kilkudziesięciu zapełnionych treścią stron, wśród, których szukamy odpowiedzi na najbardziej nurtujące nas pytania.

Czy zawsze potrzebujemy pakietu wszystkich dokumentów o firmie?

Czy zawsze trzeba kupować i przeglądać obszerne raporty handlowe?

Otóż nie. Często do podjęcia decyzji wystarczy nam zaznajomić się z najważniejszymi informacjami o firmie i dopiero gdy widzimy coś niepokojącego, sięgnąć po bardziej obszerne i rozszerzające temat dokumenty gospodarcze.

Raporty Oceny Ryzyka możesz pozyskać na 3 sposoby

Takim kompendium, czyli skrótowym zasobem wiedzy o kontrahencie, “esencją” informacji o firmie, jest Raport Oceny Ryzyka od Transparent Data. Na jego podstawie możliwa jest ocena ryzyka biznesowego, za którą w firmach najczęściej odpowiada dział oceny ryzyka lub KYC KYB.

Raport Oceny Ryzyka Transparent Data jest dostępny na 3 sposoby:

1. Za pośrednictwem API Raporty
2. Przez platformę z informacją gospodarczą Data Integrator
3. Poprzez platformę wywiadu gospodarczego Prześwietl.pl

Jak wygląda ocena ryzyka biznesowego z tymi raportami? Omówienie danych gospodarczych i poszczególnych sekcji

Poniżej omawiamy po kolei rodzaje pytań, na jakie ten szybki raport oceny ryzyka biznesowego odpowiada. Z pewnością przydadzą się Wam one również podczas przeglądania pełnych raportów handlowych — wskazują one bowiem najważniejsze punkty tradycyjnych dokumentów wspomagających proces weryfikacji firm. Na ich podstawie możliwa jest też wstępna ocena ryzyka kredytowego.

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 1: podstawowe dane rejestrowe

Weryfikacja firmy — podstawowe dane rejestrowe w Raporcie Oceny Ryzyka Transparent Data

Na samym początku każdego raportu (również tego oceny ryzyka), znajdziemy potwierdzenie prawdziwości numerów NIP, KRS i REGON, formy prawnej oraz adresu rejestrowego danej firmy. Weryfikacja firmy zaczyna się wszak od sprawdzenia zgodności tych informacji z rzeczywistością.

Następnie powinniśmy zadać sobie następujące pytania:

1. Czy badany podmiot został zarejestrowany w przeciągu ostatnich 12 miesięcy? — To pytanie o to, czy firma, z którą chcemy wejść we współpracę jest młoda czy też posiada już doświadczenie na rynku. W niektórych branżach nie ma to znaczenia, ale w niektórych (zwłaszcza przy kontraktach na duże sumy, kredytach czy leasingach) — ogromne.
2. Czy został wniesiony kapitał zakładowy? — Niektóre ze spółek prawa handlowego mają obowiązek wniesienia kapitału zakładowego jeszcze przed rejestracją spółki w KRS, co musi zostać uwzględnione w umowie spółki i jej statucie. Kapitał zakładowy to wkład wspólników wnoszony w momencie zakładania spółki.
3. Wysokość kapitału zakładowego — Najniższy możliwy według polskiego prawa to 5 000 zł w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, 50 000 zł dla spółek komandytowo-akcyjnych oraz 100 000 zł dla spółek akcyjnych. W trakcie życia spółki, kapitał można zwiększać, co świadczy zazwyczaj o rozwoju spółki i inwestycjach, lub obniżać. Ogólnie przyjmuje się, że kapitał zakładowy stanowi zabezpieczanie interesu wierzycieli, w przypadku niewypłacalności spółki. Przynajmniej w teorii, im więc wyższy, tym bezpieczniej dla kontrahenta. Nie jest to jednak takie proste, o czym pisaliśmy przy okazji osobnego artykułu tutaj,
4. Czy badany podmiot obniżył kapitał zakładowy? Jeżeli tak, to kiedy? — Każde obniżenie kapitału zakładowego (podobnie jak jego zwiększenie) musi widnieć w zmianach w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zazwyczaj podnosi się kapitał zakładowy, żeby podwyższyć wiarygodność firmy i pokazać, że się rozwija. Wprawdzie kapitału zakładowego nie należy wprost utożsamiać z majątkiem spółki czy jej ogólną wartością, ale jeżeli kapitał zakładowy został obniżony, oznacza to, że albo któryś ze wspólników chce zainwestować w coś innego lub chciał się pozbyć udziałów, firma ma zobowiązania, które należy pokryć lub też kapitał wniesiony nie jest współmierny do zadań spółki.
5. Jaki jest aktualny status działalności podmiotu? — Firma może być: aktywna, zawieszona, w likwidacji lub w likwidacji upadłościowej. Gdy chcemy robić z kimś biznes, warto upewnić się, że nasz kontrahent to aktywna firma.
6. Czy badany podmiot zawiesił działalność w przeciągu ostatnich 12 miesięcy? — Zawieszenie firmy następuje najczęściej, gdy na horyzoncie pojawiły się problemy z opłacaniem składek ZUS lub podatku lub przedsiębiorca ma przejściowe trudności natury osobistej. Tyczy się to zarówno podmiotów wpisanych do CEIDG jak i KRS. Jeśli zatem zawieszenie nastąpiło całkiem niedawno, warto mieć tego świadomość.
7. Czy badany podmiot zmienił przedmiot działalności w przeciągu ostatnich 12 miesięcy? — W momencie rejestracji podmiotu, firmy rejestrowane w KRS mogą podać aż do 10 przedmiotów działalności, a jednoosobowe działalności gospodarcze wpisywane do CEIDG mają obowiązek podać jeden główny kod PKD i mogą (choć nie muszą) wskazać nieograniczoną ilość kodów działalności dodatkowej. W późniejszym czasie, kod PKD zmienić można w każdej chwili. Jeśli dana firma zmieniła przedmiot działalności na bliski obszar, nie ma w tym zazwyczaj nic dziwnego. Jeżeli jednak wskazała całkowicie odmienny przedmiot działalności, warto zweryfikować ile w takim razie de facto ma doświadczenia i wiedzy w nowym obszarze biznesowym.
8. Czy badany podmiot jest wspólnikiem w spółce cywilnej? — Pytanie to stosuje się oczywiście jedynie do podmiotów wpisanych do CEIDG i ma na celu rozszerzenie weryfikacji kontrahenta o jego otoczenie biznesowe, czyli firmy, w których również ma udziały.

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 2: dane kontaktowe

Fragment Raportu Oceny Ryzyka Transparent Data

Kolejną istotną częścią weryfikacji firmy jest sprawdzenie danych kontaktowych firmy pod kątem tego, czy dana firma nie jest przypadkiem “firmą wydmuszką”:

1. Jaka jest liczba podmiotów, które mają ten sam adres email co badany podmiot? — Jeżeli znajdziemy choć jedną firmę o tym samym adresie email i nie jest to firma powiązana (czyli nie należy do jednej grupy), oznacza to, że albo nasz przyszły kontrahent “przywłaszczył” sobie czyiś adres emailowy albo ktoś przywłaszczył sobie jego. Temat jest następnie do pogłębienia, bo przecież nie chcemy sytuacji, gdy okazuje się, że nie mamy kontaktu z kontrahentem.
2. Czy pod tym samym adresem co badany podmiot są zarejestrowane inne firmy? A jeżeli tak, to ile? — Ta informacja może nam posłużyć do weryfikacji czy wskazana w KRS siedziba firmy jest siedzibą wirtualną czy rzeczywistą. Jeżeli budynek jest wieżowcem czy biurowcem nie będzie w tym nic dziwnego, że zarejestrowanych pod tym adresem firm będzie kilkanaście czy kilkadziesiąt, ale jeżeli to samotny drewniany domek z 2184 firmami…? Tutaj link do artykułu, w którym opisywaliśmy taki przypadek.
3. Kiedy nastąpiła ostatnia zmiana adresu badanego podmiotu? — W zależności od wielkości kontrahenta, którego sprawdzamy, informacja ta może być mniej lub bardziej istotna.
4. Czy badany podmiot jest zarejestrowany pod adresem, pod którym działa również biuro wirtualne? — Jak doskonale wiecie, biur wirtualnych oferujących “prestiżowy” adres biznesowy do rejestracji firmy, jest w sieci na pęczki. Akurat my w Transparent Data, zebraliśmy bazę adresową wszystkich biur wirtualnych w Polsce i automatycznie porównujemy adresy poszczególnych firm z adresami biur wirtualnych.
5. Czy znamy stronę www podmiotu? — Nie każda firma będzie miała posiadała własną stronę internetową, ale z uwagi na XXI wiek, przyjmuje się podczas oceny ryzyka biznesowego, że posiadanie firmowej strony internetowej stanowi jeden z elementów potwierdzenia, że firma rzeczywiście istnieje i funkcjonuje.

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 3: Zarząd

Weryfikacja kontrahenta: zmiany w zarządzie — fragment Raportu Oceny Ryzyka Transparent Data

Każda firma to przede wszystkim również ludzie, którzy ją tworzą i nią zarządzają. Stąd informacja, kto zasiada w zarządzie spółki, ile ma lat, czy aktywnie działa również w innych firmach i jak często zmieniają się członkowie zarządu, może nam podpowiedzieć, w jaki sposób funkcjonuje dany podmiot gospodarczy w praktyce.

Oto pytania o zarząd, jakie powinniśmy sobie zadać podczas sprawdzania firmy:

1. Kiedy ostatnio nastąpiła zmiana osobowa w zarządzie? — przyjmuje się, że jeżeli zarząd zmienia się często, mogą za tym stać problemy wewnętrzne z zarządzaniem firmy.
2. Jaki jest wiek zarządu? — Jeżeli w zarządzie zasiada więcej niż jedna osoba, w Raportach Oceny Ryzyka Transparent Data zobaczymy w tej rubryce oddzielone przecinkami daty urodzenia poszczególnych członków zarządu np. 1964, 1980, 1999. Wiek zarządu powie nam z miejsca czy np. firmę prowadzą osoby stosunkowo młode ( a więc może i niekoniecznie doświadczone), czy może osoby, które przynajmniej w teorii powinny być już na emeryturze.
3. Jaka jest aktywność zarządu w innych firmach? W ilu innych podmiotach są zaangażowani? — Liczba innych firm niż badany podmiot, w których zaangażowani są obecnie członkowie zarządu, podpowiada nam zazwyczaj o szerokości ich działań i jeżeli jest tak, że akurat to my oferujemy coś temu kontrahentowi (np. pewne usługi), to może warto już pozyskanym kontaktem, dopytać o to, co możemy zrobić dla pozostałych firm członka zarządu.
4. Czy członkowie zarządu mają co najmniej 50,01% udziałów? — To pytanie o rzeczywistą kontrolę firmy. Czy to zarząd ją sprawuje? A może inne osoby lub firmy?
5. Czy członkowie zarządu uczestniczyli w upadłości lub likwidacji innych podmiotów niż badany? — Historia biznesowa członków zarządu może nam dużo powiedzieć o kondycji firmy. Pomyślcie sami, co przychodzi Wam do głowy, gdy czytacie, że dany członek zarządu brał udział np. już w 15-u likwidacjach i żadna z firm, w których był zaangażowany nie utrzymała się na rynku?
6. Czy członkowie zarządu są PEP wg polskiej ustawy? — Zadanie sobie tego pytania jest obecnie obowiązkowe dla instytucji finansowych w ramach ustawy z dn. 1 marca 2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. PEP, czyli politically exposed person, dla banków to tzw. klienci podwyższonego ryzyka. PEP’ami są osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne oraz ich rodziny. Więcej informacji o tym kim jest PEP znajdziesz TUTAJ.
7. Czy członkowie zarządu są na listach sankcyjnych? — Na listy sankcyjne trafiają osoby podejrzane o związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 4: Właściciele

Ocena ryzyka biznesowego z Raportem Oceny Ryzyka Transparent Data

Ocena ryzyka biznesowego to też weryfikacja informacji o osobach kluczowych w firmie. Wśród osób kluczowych firmy, tuż obok zarządu wymienia się obowiązkowo również właścicieli.

Analogicznie jak w przypadku członków zarządu, pytamy:

1. Czy nastąpiła zmiana właścicielska, a jeśli tak to kiedy?
2. Jaki jest wiek właścicieli firmy?
3. Czy członek zarządu i 100% udziałowiec to ta sama osoba? — To pytanie pomaga nam ustalić czy firma to spółka jednoosobowa. Jak się domyślacie, nie zawsze tak jest. Nawet częściej nie jest. Warto tu wówczas zagłębić się w to, kto rzeczywiście sprawuje kluczowe role w firmie.
4. Czy znany jest beneficjent rzeczywisty badanego podmiotu? — Pojęcie beneficjenta rzeczywistego szczegółowo opisywaliśmy w innych artykułach TU i TU. W skrócie tłumacząc, beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna w rzeczywistości czerpiąca korzyści z działalności danego podmiotu gospodarczego, który posiada lub kontroluje. Może być np. tak że beneficjentem rzeczywistym spółki X, której udziałowcem 70% jest firma Y jest Pan T, który jest właścicielem firmy Z, posiadającej 100% udziałów w firmie Y.
5. Czy istnieją podmioty zależne? — Podmioty zależne to liczba podmiotów, w których badany podmiot jest udziałowcem. W ten sposób rozszerzamy weryfikację danej firmy o całe otoczenie biznesowe możliwych powiązań. Sprawdza się to szczególnie, gdy np. weryfikując podmioty zależne, natrafiamy na ślady niewiarygodności czy trudności finansowe.
6. Czy właściciele są PEP wg polskiej ustawy?
7. Czy udziałowcy są na listach sankcyjnych?

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 5: Sprawozdania finansowe

Weryfikacja firmy — fragment Raportu Oceny Ryzyka Transparent Data

Niezwykle istotną częścią sprawdzania kondycji potencjalnego kontrahenta jest zapoznanie się z jego ostatnimi sprawozdaniami finansowymi.

Nie wszystkie podmioty są jednak objęte tym obowiązkiem, stąd wstępną analizę zaczynamy pytaniem:

1. Czy dany podmiot ma obowiązek składania sprawozdania finansowego w KRS? — Tak lub nie. Jeżeli nie, to dział oceny ryzyka czy KYC KYB nie traci czasu nie poszukiwanie nieistniejących dokumentów.
2. Kiedy złożono ostatnie sprawozdanie finansowe w KRS? — Raz w roku kalendarzowym firma ma obowiązek składać sprawozdanie. Jeżeli nie spełnienia tego obowiązku, może (choć nie musi) wskazywać to na nieuczciwe zamiary spółki (firmant, znikający podatnik itd.). Obecnie wcale rzadkim zjawiskiem nie jest brak sprawozdań finansowym z aktualnych lat, odkąd jednak 1 października 2018 roku wszedł w życie obowiązek składania e-sprawozdań finansowych, internetowa baza dostępna z miejsca dla każdego, będzie się stopniowo zapełniać.
3. Wszystkie lata w jakich podmiot składał sprawozdanie finansowe? — Jeżeli brakuje ostatniego aktualnego sprawozdania finansowego, zwyczajowo sięgamy po wcześniejsze. Informacja o wszystkich latach z jakich złożono sprawozdania, przydaje się również w dokładniejszych analizach finansowych odnośnie pdomiotu.
4. Jakie jest prawdopodobieństwo upadłości w ciągu następnych 12 miesięcy? — To pytanie powinniśmy sobie zadać i spróbować je obliczyć, ale w rzeczywistości okazuje się to nie takie proste. W zależności od procedur wewnątrz-firmowych całkowicie różne wskaźniki mogą być brane pod uwagę i wyliczane innym wzorem.

Gdy sięgamy po sprawozdanie finansowe, szczególną uwagę zwróćmy również na poniższe rekordy:

1. Wysokość aktywów w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
2. Wysokość pasywów w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
3. Wysokość zapasów w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
4. Wysokość rozliczeń międzyokresowych w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
5. Wysokość środków pieniężnych w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
6. Wysokość należności krótkoterminowych w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
7. Wysokość należności długoterminowych w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
8. Wysokość zysku/straty w ostatnim dostępnym sprawozdaniu
9. Wysokość zysku/straty w przedostatnim dostępnym sprawozdaniu
10. Wysokość kapitału własnego badanego podmiotu
11. Wysokość przychodów ze sprzedaży w ostatnim dostępnym sprawozdaniu

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 6: Wierzytelności

Ocena ryzyka kredytowego na podstawie danych finansowych w Raporcie Oceny Ryzyka Transparent Data

Wierzytelności i zaległości firmy, to kolejny ważny punkt weryfikacji ryzyka biznesowego. Ocena ryzyka kredytowego w firmach pożyczkowych również nie może się odbyć bez sprawdzenia wierzytelności oraz zaległości danego podmiotu. Sprawdzić je możemy, zadając sobie cztery następujące pytania:

1. Czy badany podmiot ma zaległości wpisane w 4 dziale KRS — W 4-tym dziale Krajowego Rejestru Sądowego znajdują się informacje o zaległościach podatkowych i celnych objętych egzekucją, o ewentualnym ustanowieniu kuratora dla spółki, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.
2. Czy badany podmiot jest aktualnie na publicznych giełdach wierzytelności? — Jeżeli tak, to sprawdzany przez nas podmiot nie spłacił istniejącego zobowiązania wobec któregoś ze swoich partnerów biznesowych. Giełdy wierzytelności z racji tego, że pozwalają wystawiać i kupować wierzytelności, stanowią praktyczne źródło informacji o kontrahentach, mających trudności z uregulowaniem swoich zobowiązań i zawsze warto sprawdzić czy nasz podmiot się na nich nie znajduje.
3. Jeżeli tak (podmiot znajduje się na giełdzie wierzytelności), to jaka jest suma zadłużenia badanego podmiotu na publicznych giełdach wierzytelności? — Jak możecie się domyślić, wierzytelności mogą być różne i pojawiać się z różnorakich powodów. Co innego wierzytelność dużego przedsiębiorstwa wartości 1000 zł która pojawia się z racji zagubionej gdzieś faktury za leasing drukarki, a co innego wielkości 10 czy 100 tysięcy złotych za zakupy materiałów. Polecamy zawsze sprawdzać kwotę wierzytelności i przyrównywać ją do wielkości badanego podmiotu.

Jak sprawdzić firmę? Sekcja nr 7: Informacje z innych źródeł danych

Weryfikacja kontrahenta z Raportem Oceny Ryzyka Transparent Data

W celu pogłębienia analizy wiarygodności kontrahenta, najczęściej sprawdza się jeszcze:

1. Czy badany podmiot jest jest aktywnym płatnikiem VAT? — To pytanie jest oczywiście niezwykle istotne szczególnie dla księgowości. Dla przypomnienia, podmiot może być zarejestrowany do VAT jako podatnik czynny lub podatnik zwolniony albo nie być zarejestrowany w ogóle. W osobnym artykule Status płatnika VAT bez tajemnic szczegółowo wyjaśnialiśmy różnice.
2. Czy badany podmiot jest jest aktywnym płatnikiem VAT EU, czyli VIES? — VIES to informacja o zarejestrowaniu firmy jako prowadzącej handel na terenie Unii Europejskiej i sprawdzić tę informację możemy na stronie internetowej Komisji Europejskiej.
3. Czy badany podmiot jest na liście ostrzeżeń KNF? — Jako, że KNF, czyli Komisja Nadzoru Finansowego jest organem, który sprawuje nadzór nad sektorem bankowym, rynkiem kapitałowym, ubezpieczeniowym i emerytalnym w Polsce, to jednym z jej zadań jest informowanie o podejrzanych firmach, działających w tym sektorze.
4. Czy badany podmiot był przedmiotem decyzji UOKiK? — Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów regularnie publikuje listy podmiotów gospodarczych, wobec których prowadzi obecnie postępowania. Nierzadko na liście tej pojawiają się firmy, podejrzane o tworzenie piramid finansowych.
5. Czy badany podmiot pozyskał dotacje unijne? — Ta informacja przydaje się w wybranych branżach jako uzupełnienie wiedzy o historii biznesowej i finansach firmy.

Podobne artykuły:

Wysokość kapitału zakładowego a wiarygodność spółki — Czy wysoki kapitał założycielski świadczy o…

Konflikt interesów — czym jest i jak prześwietlanie sieci powiązań KRS-CEIDG może pomóc go uniknąć

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego — narzędzia

Baza Firm Beta — nowi Kontrahenci i leady dla Twojego biznesu

Status płatnika VAT bez tajemnic, czyli jak sprawdzić firmę